Данный функциональный анализ и анализ бизнес-процессов поводился в 2015 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Назначение

Данное Техническое задание (ТЗ) предназначено постановки задачи на увеличение функциональных возможностей корпоративного портала компании ООО «_____» (далее, Компания).

Портал построен на платформе корпоративного портала и предназначен для эффективной работы персонала Компании. Портал имеет базовую функциональность, поддерживающую организационную работу персонала Компании.

Однако, функции управления проектами в базовом функционале портала ограничены. Они не позволяют формировать планы-графики проектов в логике программы управления проектами Microsoft Project или аналогичных ей (бесплатных программ по управлению проектами: OpenProj, GanttProject GanttProject, ProjectLibre).

Основные недостатки существующего функционала базового корпоративного портала  в этом разрезе:

• Отсутствие связи между началом и завершением этапов проекта, его задачам и подзадач по типу связи:
  • Finish-to-start
  • Start-to-start
  • Finish-to-Finish
  • Start-to-Finish
• Отсутствие учёта стоимости ресурсов, привлекаемых для исполнения этапов (задач, подзадач):
  • Периодической стоимости ресурсов (временных) исполнителей – физических лиц,
  • Материальной стоимости необходимых для выполнения ресурсов,
  • Стоимости ресурсов исполнителей – юридических лиц,
  • Финансовой стоимости необходимых для выполнения кредитных ресурсов,
• Отсутствие разделения между плановыми и фактическими значениями стоимости ресурсов, привлекаемых для исполнения этапов (задач, подзадач).
• Отсутствие формирования Бюджета проекта и анализа его выполнения.

2. Начальные условия

Базовый функционал корпоративного портала имеет ряд возможностей для формирования Плана-графика проектов.

К таким возможностям относятся следующие разделы портала:

• Задачи,
• Календарь,
• Группы,
• Сотрудники,
• Документы.

3. Требования

Требуемый функционал по формированию планов-графиков проектов лучше всего ложится на раздел «Задачи» корпоративного портала. Доработку функционала раздела «Задачи» для возможности его использования в качестве планов-графиков проектов можно разбить на два блока задач:

• Блок косметических доработок,
• Блок функциональных доработок.

Первый блок затрагивает ряд доработок, увеличивающих удобность пользования (usability) раздела «Задачи» корпоративного портала. К этому блоку относятся следующие доработки:

• Возможность изменения порядка следования задач и подзадач в представлении их в виде списка или диаграммы Ганта,
• Замена названия «Крайний срок» задачи / подзадачи на «Контрольный срок».

Второй блок доработок существенно дополняет функционал раздела «Задачи», формируя из него фактически модуль для управления проектами (типа, проприетарной программы Microsoft Project или бесплатной программы аналогичного функционала ProjectLibre):

• Возможность организации связи между началом и концом задач / подзадач,
• Расчёт длительности задач, исходя из длительности подзадач, связанных между собой,
• Добавление функционала «Стоимости ресурсов» в виде временной функции стоимости времени персонала, задействованного в выполнении задачи / подзадачи,
• Добавление функционала «Стоимости ресурсов» в виде стоимости затрат на материалы, задействованные в выполнении задачи / подзадачи,
• Добавление функционала «Стоимости ресурсов» в виде стоимости затрат на внешних контрагентов, задействованных в выполнении задачи / подзадачи,
• Добавления функционала определения завершения задачи / подзадачи проекта по моменту внесения на корпоративный портал, присоединения к задаче определённого документа, создание которого и обозначает завершение данной задачи / подзадачи,
• Возможность фиксирования дат и причин изменения сроков задач / подзадач плана-графика проекта,
• Возможность формирования бюджета проекта с разбивкой по задачам / подзадачам и используемым ресурсам (исполнителям, материалам, контрагентам), а также отчёта об исполнении бюджета проекта,
• Возможность оповещения участников проекта об окончании сроков выполняемых задач / подзадач, их завершении.

В качестве аналога для данных доработок рассматривается функционал бесплатной программы ProjectLibre, которая может быть установлена с сайта http://www.projectlibre.org. 

3.1. Порядок следования задач, подзадач

Текущий функционал раздела «Задачи» корпоративного портала предназначен для формирования личных или групповых задач перед сотрудниками компании – пользователями портала. Он позволяет формировать название, начальный и конечный сроки для выполнения задачи, а, так же, крайний срок, перед сотрудником, для которого ставится данная задача и т.п.

При добавлении задачи / подзадачи новая задача / подзадача в разделе «Задачи» портала ставится выше предыдущей как в режиме «список», так и в режиме «диаграмма Ганта». При формировании развёрнутого плана-графика проекта задачи, начинаемые раньше оказываются ниже в списке / диаграмме по сравнению с более новой задачей. С точки зрения тайм-менеджмента этот подход имеет оправдание.

Для разработки плана-графика проекта наличие инструментария, позволяющего переставлять между собой задачи или подзадачи, даёт большую наглядность и удобство в планировании проектов.

Необходимо добавить функционал

Возможность перестановки задач / подзадач местами в списке / диаграмме путём вырезания их с одного места и вставки выше или ниже.

3.2. Контрольный – крайний срок

Понятие «крайний срок» опять же скорее всего подходит к личному тайм менеджменту, чем к коллективной работе. Замена этого понятия на «контрольный срок» позволить сформировать функционал предварительного напоминания исполнителю работ, а, с другой стороны, даст возможность определять руководителю / администратору / диспетчеру проекта степень готовности задачи и вероятность срыва сроков её выполнения.

Необходимо добавить функционал

Заменить в описании задач / подзадач понятие «Крайний срок» на «Контрольный срок».

3.3. Связь дат начала и окончания задач. Пересчёт дат окончания, длительности задач

Задачи / подзадачи, входящие в выполнение проекта по плану-графику, связаны между собой.

Так, всегда существуют задачи, для выполнения которых требуются определённые данные (информация) из предыдущих, уже оконченных задач / подзадач. То есть, задача не может начаться без необходимых из предыдущей задачи данных. И, если по какой-то причине предыдущая задача не может вовремя завершиться и сформировать эти данные, то последующая задача, соответственно, не может без этих данных и начаться.

В идеологии программ управления проектами налицо связь между задачами по принципу «Finish-to-start», т.е. окончание одной задачи приводит к началу другой задачи. При изменении сроков окончания первой задачи, срок начала второй задачи аналогично изменяется, что может привести в результате к изменению сроков всех зависимых задач / подзадач и изменению сроков проекта в целом.

Существуют ещё три типа связи между задачами / подзадачами:

• «Start-to-start» описывает связь, когда две задачи начинаются одновременно,
• «Finish-to-Finish» описывает связь, когда две задачи заканчиваются одновременно,
• «Start-to-Finish» описывает связь, при которой вторая задача не может закончиться до тех пор, пока не началась первая задача.

Более подробно, по данным типам связи можно найти информацию из описаний программ Microsoft Project или ProjectLibre или в интернете (например, http://samoucka.ru/document18747.html).

Для формирования плана-графика проекта в этом случае существенным становится:

• вопрос о зависимости между результатами одних задач и начальными данными для других задач,
• зависимость сроков планируемых задач от входящих в неё подзадач и видами связей между ними,
• определения критичных задач, подзадач для выполнения проекта в целом,
• определения срока выполнения проекта в зависимости от изменения срока входящих в него задач подзадач.

В этой идеологии срок задачи формируется путём расчёта, исходя из срока входящих в неё подзадач и видов связей между этими подзадачами.

Необходимо добавить функционал

Для задач / подзадач плана-графика проекта ввести понятие связи между задачами / подзадачами и дать возможность формировать четыре вида связи.

Длительность задачи, состоящей из связанных между собой подзадач, определяется путём автоматического расчёта, где исходными данными являются сроки подзадач и виды связи между ними.

3.4. Стоимость ресурсов. Персонал

Для выполнения проекта требуются различные ресурсы, в том числе и время работы персонала компании по задачам / подзадачам проекта.

Ресурсы каждого сотрудника компании оценивается в процентах от его рабочего времени на выполнение данной задачи / подзадачи. Если сотрудник всё своё рабочее время планирует распределить на выполнение данной задачи / подзадачи, то учитывается его 100% вовлеченность в выполнение проекта на данной его стадии. Для персонала, выполняющего контролирующие задачи, доля его рабочего времени, приходящегося на данную задачу может быть и меньше 100%. Но, если рабочее время такого персонала распределено корректно, то его общая загруженность всё же не будет превышать 100% по совокупности всех задач / подзадач для данного и всех остальных проектов.

Стоимость одного рабочего дня или часа определяется, исходя из оклада используемого в проекте персонала. Умножая временную стоимость персонала на долю его участия в данной задаче / подзадаче и срок выполнения задачи / подзадачи, можно оценить влияние стоимости ресурса по персоналу на эту задачу / подзадачу и на весь проект в целом. При этом, увеличение длительности задачи / подзадачи проекта, в котором участвует данный персонал соответственно увеличивает стоимость данного ресурса для задачи / подзадачи и проекта в целом.

Необходимо добавить функционал

При формировании задачи / подзадачи учитывать загруженность персонала (выраженной в процентах от его рабочего времени), который используется при выполнении данной задачи / подзадачи, а также его стоимость, исходя из его месячного оклада, среднего числа рабочих дней в месяце и количество рабочих часов во дню.

Формировать суммарную (в денежных средствах и рабочем времени) загруженность персонала по задачам / подзадачам, проекту / проектам, для возможности перераспределения его рабочего времени между задачами / подзадачами и проектами, а также проверкой превышения суммарной загруженности выше 100%.

Учитывать возможность участия нескольких исполнителей в реализации подзадачи.

3.5. Стоимость ресурсов. Материалы

Для выполнения проекта требуются такие ресурсы, как сырьё и материалы, необходимые для решения задач / подзадач проекта.

Данные материальные ресурсы оценивается в натуральном количестве, ценах и стоимости по каждой задаче / подзадаче.

Умножая количество материальных ценностей в натуральных величинах (кг, шт. и т.п.) на среднюю цену данных ценностей, можно оценить потребность и стоимость данных ресурсов для выполняемых задач / подзадач и проекта в целом.

Необходимо добавить функционал

При формировании задачи / подзадачи учитывать количество основных материалов, необходимых для выполнения задачи / подзадачи, а также его цены и рассчитывать стоимость материальных ценностей для каждой задачи / подзадачи и проекта в целом. При этом задача / подзадача должна иметь возможность формирования списка основных используемых материальных ценностей, с указанием их количества, цены и рассчитываемой стоимости.

Формировать суммарную потребность (в натуральном и денежном выражении) используемых основных материальных ценностей для выполнения задач / подзадач и проекта в разрезе номенклатуры ценностей и сроков её потребления.

Учитывать возможность использования ряда номенклатур материальных ценностей в реализации подзадачи.

3.6. Стоимость ресурсов. Контрагенты

Для выполнения проекта могут потребоваться и такие ресурсы, как услуги и работы сторонних контрагентов, в том числе и таких специфических, как проценты внешнего финансирования проекта или налоги.

Данные ресурсы по контрагентам оценивается в денежных величинах по каждой задаче / подзадаче проекта.

Необходимо добавить функционал

При формировании задачи / подзадачи учитывать потребность в ресурсах внешних контрагентов, необходимых для выполнения задачи / подзадачи, стоимость данных ресурсов для каждой задачи / подзадачи и проекта в целом. При этом задача / подзадача должна иметь возможность формирования списка основных используемых ресурсов по контрагентам, с указанием их стоимости.

Формировать суммарную потребность (в денежном выражении) используемых ресурсов контрагентов для выполнения задач / подзадач и проекта в разрезе номенклатуры контрагентов и сроков их потребления.

Учитывать возможность использования нескольких контрагентов в реализации подзадачи.

3.7. Вид и название документа окончания задачи. Проверка наличия документа

Каждый задача / подзадача проекта должна завершаться документом, в котором фиксируются достигнутые при выполнении задачи цели. Задача / подзадача считается выполненной, если её исполнитель прикрепил к задаче соответствующий документ в виде файла (текстовый, табличный, презентация, изображение и т.п.), а руководитель проекта принял качество подготовленного документа.

Если такого документа нет, то задача / подзадача считается невыполненной. Название документа должно содержаться в описании задачи / подзадачи. Портал должен проверять наличие данного документа, прикреплённого исполнителем к выполненной задаче / подзадаче и его название.

Портал сообщает о выполнении данной задачи / подзадачи исполнителям задач, связанных с выполнением данной задачи / подзадачи, а также руководителю проекта и руководителю подразделения компании, в списке которого находится исполнитель.

Необходимо добавить функционал

В описании задачи / подзадачи должно быть название документа, которым завершается данная задача / подзадача.

Портал проверяет факт прикрепления исполнителем файла с требуемым названием, а также соответствие его названия запланированному ранее. Факт прикрепления оценивается как завершение исполнителем задачи / подзадачи.

Руководитель проекта после ознакомления с качеством прикреплённого документа, может признать подзадачу выполненной или иметь возможность признать статус подзадачи незавершённым с соответствующим комментарием для исполнителя.

Задача / подзадача считается завершённой в следующих случаях:

• Исполнитель задачи /подзадачи, связанной с выполненной, принимает информацию, имеющуюся в прикреплённом файле в качестве достаточным для выполнения последующей задач / подзадачи, что подтверждает руководитель проекта,
• Руководитель проекта принимает информацию, имеющуюся в прикреплённом файле, в качестве достаточным для выполнения последующей задач / подзадачи.

3.8. Анализ изменения сроков задач

При изменении сроков задач / подзадач проекта, связанных сокращением / увеличением сроков выполнения подзадачи, целесообразно выделять цветом те подзадачи, которые исполнились с изменением первоначальных сроков.

Подзадачи, выполненные раньше запланированных сроков, выделяются зелёным цветом, подзадачи с просрочкой – красным.

Ведётся учёт общего превышения / сокращения сроков выполнения подзадач, задач и проекта в целом.

Необходимо добавить функционал

Подзадачи, которые выполнены с сокращением первоначально распланированных сроков, окрашиваются в формате списка или диаграммы зелёным цветом.

Подзадачи, которые выполнены с превышением первоначально распланированных сроков, окрашиваются красным цветом.

Формируется показатель эффективности срока выполнения подзадач, задач и проекта в целом. Этот показатель является разностью между плановым сроком и фактическим сроком выполнения. Он будет положительным, если имеет место сокращение сроков выполнения и отрицательным – при превышении срока выполнения над плановым.

3.9. Формирование бюджета проекта

Как на уровне разработки плана-графика проекта, так и на стадии его исполнения целесообразно видеть величину бюджета проекта, выраженного в денежных величинах. Начиная проект, необходимо знать требуемые для его осуществления ресурсы как по суммам, видам ресурсов, так и по срокам их инвестирования в проект.

Сопоставляя расходы на проект с выгодой от его результатов можно принять решение о запуске проекта или пересмотре его целей, сроков.

После запуска проекта экономически оправдано контролировать не только сроки выполнения задач / подзадач и всего проекта в целом, но и расходы на его проведение.

В случае существенного превышения расходов над его запланированным значением, необходимо принимать своевременное решение об остановке проекта, т.к. расходы по его претворению могут превысить выгоды от его реализации.

Необходимо добавить функционал

Формировать отчёт о запланированном бюджете проекта в разрезе задач / подзадач, ресурсов (исполнителей, материальных ценностей, контрагентов) и времени (месяцы, дни). Полученный документ выгружать в Excel для возможности анализа и планирования.

При исполнении задачи / подзадачи учитывать фактическую загруженность персонала, который используется при выполнении данной задачи / подзадачи, а также его стоимость, исходя из его фактической загруженности и месячного оклада, среднего числа рабочих дней в месяце и количество рабочих часов во дню.

При исполнении задачи / подзадачи учитывать фактическое количество основных материалов, использованных для выполнения задачи / подзадачи, а также его цены и рассчитывать стоимость материальных ценностей для каждой задачи / подзадачи и проекта в целом.

При исполнении задачи / подзадачи учитывать фактическую потребность в ресурсах внешних контрагентов, использованных для выполнения задачи / подзадачи, стоимость данных ресурсов для каждой задачи / подзадачи и проекта в целом. При этом задача / подзадача должна иметь возможность формирования списка основных используемых ресурсов по контрагентам, с указанием их стоимости.

Формировать отчёт об исполнении бюджете проекта в разрезе задач / подзадач, ресурсов (исполнителей, материальных ценностей, контрагентов) и времени (месяцы, дни). Полученный документ выгружать в Excel для возможности отчёта и анализа.

3.10. Оповещение о выполнении подзадач и изменении сроков

В целях своевременного запуска связанных с выполненной подзадачей последующих подзадач, а, так же, контроля за выполнением задач и проекта в целом целесообразно организовать оповещение заинтересованных в данной информации сотрудников компании – пользователей корпоративного портала.

Оповещения могут быть привязаны к следующим видам событий:

• За несколько дней до окончания подзадачи, в соответствии с «Контрольной датой», оповещение получает исполнитель данной подзадачи, руководитель проекта и руководитель подразделения, в штатном расписании которого находится исполнитель. Исполнитель оценивает степень готовности подзадачи и выставляет процент её выполнения в соответствующем поле данной подзадачи. Руководитель проекта / подразделения в зависимости от степени готовности подзадачи могут усилить ресурс выполнения данной подзадачи при помощи других исполнителей или перераспределения рабочего времени самого исполнителя данной подзадачи. Возможно также рассмотрение причин превышения сроков и корректировка всего плана-графика проекта.
• По окончании подзадачи и появлении на портале прикреплённого исполнителем соответствующего файла (см. п. 3.7), руководитель проекта / подразделения исполнителя, а также исполнители связанных с данной подзадачей последующих подзадач получают оповещение об окончании данной подзадаче с требованием принятия результатов работы по данной подзадаче.

Необходимо добавить функционал

Сформировать оповещение исполнителя подзадачи, руководителя проекта / подразделения исполнителя о наступлении «Контрольного срока» выполнения подзадачи.

Сформировать оповещение руководителя проекта / подразделения исполнителя, а также исполнителей, связанных с данной подзадачей, последующих подзадач о завершении подзадачи, проверки результатов выполнения данной подзадачи.