1. Общая часть. Основные определения

Бюджет закупок ОАО «Машиностроительный завод» представляет собой согласован-ный и сбалансированный план закупок сырья, материалов, комплектующих, работ, услуг, предназначенных для производственной, финансовой и инвестиционной деятельности ОАО «Машиностроительный завод» (далее, Предприятия).

Бюджет закупок Предприятия - документ, отражающий серию спланированных событий, которые свершатся в будущем, т.е. прогноз будущих операций. Бюджет закупок является основой для принятия управленческих решений о формировании закупок, поступлении материальных ценностей, работ и услуг и расчетных потоков Предприятия за эти ценности, работы и услуги.

Бюджет закупок Предприятия является операционным бюджетом – пакетом документом, содержащим категории расходов Предприятия, связанных с закупкой материально-технических ценностей, работ и услуг Предприятия, а также состояние задолженности Предприятия перед поставщиками ТМЦ, работ и услуг.

Бюджетирование закупок – это процесс построения и исполнения бюджета закупок Предприятия на основе бюджетов закупок отдельных подразделений Предприятия.

Бюджетирование закупок - управление процессами создания, распределения и использования материальных и финансовых ресурсов на Предприятии.

Бюджетирование закупок Предприятия осуществляется в виде разработки, утверждения и исполнения бюджета закупок Предприятия с детализацией в зависимости от уровня бюджета:

• краткосрочного бюджета закупок в разрезе годовых бюджетов закупок,
• годового бюджета закупок в разрезе квартальных бюджетов закупок,
• квартального бюджета закупок в разрезе месячных бюджетов закупок,
• месячного бюджета (плана-графика) закупок в понедельной разбивке,
• недельного плана-графика закупок в дневной разбивке.

Детализация бюджета закупок Предприятия производится по видам деятельности Предприятия в разрезе трех основных направлений:

• производственной (текущей) деятельности;
• инвестиционной деятельности;
• финансовой деятельности.

Детализация бюджета закупок Предприятия производится в разрезе структурных подразделений, видов и категорий расходов по видам деятельности.

Бюджетирование закупок предполагает ведение следующих процессов:

• формирование бюджета закупок каждым подразделением (отделом) Предприятия,
• сведение бюджетов закупок подразделений Предприятия в бюджет закупок Предприятия,
• утверждение бюджета закупок Предприятия Руководством и Советом директоров Предприятия,
• исполнение бюджета закупок Предприятия,
• формирование отчетов по исполнению бюджета закупок Предприятия (подразделения),
• анализ отчетов по исполнению бюджета закупок Предприятия (подразделения),
• утверждение отчета по исполнению бюджета закупок Предприятия руководством и Советом директоров Предприятия.

2. Функции

Основные функции бюджетного метода управления закупками Предприятия:

• определение потребности того, что должно быть закуплено на Предприятии;
• определение объёмов и сроков финансирования закупок;
• формирование ясного представления о структуре возникновения и изменения активов и обязательств Предприятия.
• определение наиболее целесообразных и эффективных коммерческих мероприятий в пределах имеющихся ресурсных возможностей;
• более экономичное расходование средств производства, материальных и финансовых ресурсов;
• обеспечение контроля расходов в зависимости от той определенной цели, для которой они производятся, и в соответствии с полученными от руководства дополнительными разрешениями,
• обеспечение контроля за задолженностью контрагентов Предприятия,
• количественная оценка остатков материальных ценностей Предприятия и его подразделений;
• количественная оценка деятельности Предприятия и его подразделений;
• оповещение Руководства и Совета директоров Предприятия об изменениях текущей ситуации и развития Предприятия (путем сообщения об отклонениях фактических результатов от прогнозных показателей).

Сравнение планируемых показателей и фактического исполнения Бюджета закупок Предприятия. Анализ отклонений по отдельным позициям (категориям) Бюджета закупок позволяет проводить детальный анализ закупочной деятельности Предприятия и его подразделений, необходимый для принятия управленческих решений.

3. Состав

Бюджет закупок Предприятия должен включать в себя три плановых и три отчетных документа:

• План (отчет) движения денежных (платежных) средств по закупке,
• План (отчет) реализаций и затрат по закупке,
• План (отчет) движения дебиторской и кредиторской задолженности по закупке.

Ведение прогнозного и фактического Бюджета закупок является основным документом для оперативного управления материальными и финансовыми потоками Предприятия при закупке, обеспечения планомерного и целесообразного движения материальных ценностей и денежных средств Предприятия для поддержания непрерывной текущей платежеспособности Предприятия, позволяет контролировать материальные и финансовые потоки предприятия в разрезе трех основных направлений:

• производственной (текущей) деятельности;
• инвестиционной деятельности;
• финансовой деятельности.

Ведение прогнозного и фактического документов «План (отчет) движения денежных (платежных) средств по закупке» является основным документом для определения необходимого финансирования закупочной деятельности Предприятия,

Ведение прогнозного и фактического документов «План (отчет) реализаций и затрат по закупке» является основным документом для движения материальных ценностей, работ и услуг, необходимых для закупочной деятельности Предприятия,

Ведение прогнозного и фактического документов «План (отчет) движения дебиторской и кредиторской задолженности по закупке» является основным документом для движения задолженности контрагентов по поставке материальных ценностей, работ и услуг, необходимых для закупочной деятельности Предприятия,

Бюджетирование закупок осуществляется в виде разработки, утверждения и исполнения бюджета (плана) закупок Предприятия с детализацией в зависимости от уровня планирования:

• краткосрочного Бюджета закупок в разрезе годов,
• годового Бюджета закупок в разрезе кварталов,
• квартального Бюджета закупок в разрезе месяцев,
• месячного Бюджета закупок в разрезе недель,
• недельного Бюджета закупок в разрезе дней.

4. Рабочие органы

Формирование Бюджета закупок подразделения Предприятия, контроль за его исполнением и формирование Отчёта по исполнению Бюджета закупок подразделения Предприятия возлагается на следующие подразделения:

• Цех __ в отношении закупок сырья для основного производства,
• Цех __ в отношении закупок сырья для ___________ производства,
• Цех __ в отношении закупок материалов и комплектующих для ___________ произ-водства,
• Цех __ в отношении электроэнергии для производства.

Формирование Бюджета закупок Предприятия, контроль за его исполнением и формирование Отчёта по исполнению Бюджета закупок Предприятия возлагается на Отдел бюджетирования и долговых обязательств.

Формирование Бюджета закупок подразделений Предприятия, контроль за его исполнением и формирование Отчёта по исполнению бюджета подразделения возлагается на экономическую службу подразделения.

Утверждение Бюджета закупок Предприятия, контроль за его исполнением и утверждение Отчёта по исполнению Бюджета закупок Предприятия возлагается на Руководство Предприятия в лице Генерального директора и Совета директоров Предприятия.

Право корректировки Бюджета закупок Предприятия (подразделений Предприятия) возлагается на Директора по финансовому развитию и управлению, Генерального директора Предприятия.

5. Порядок действий

5.1. Формирование Бюджета закупок Предприятия

• Информация для формирования Бюджета закупок Предприятия представляется подразделениями Предприятия на основании более долгосрочного Бюджета заку-пок подразделения и исполнения Бюджета закупок подразделения за предыдущей период;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств консолидирует Бюджеты закупок подразделений и формирует Бюджет закупок Предприятия;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств представляет Директору по фи-нансовому развитию и управлению Бюджет закупок Предприятия для согласования;
• Директор по финансовому развитию и управлению представляет Руководству Предприятия (Генеральному директору) Бюджет закупок Предприятия для утверждения;
• Руководство Предприятия (Генеральный директор) рассматривает Бюджет закупок Предприятия;
• В случае соответствия Бюджета закупок Предприятия целям и задачам развития Предприятия, Руководство (Генеральный директор) Предприятия утверждает Бюджет закупок Предприятия и передаёт его для исполнения Директору по финансовому развитию и управлению;
• Если Бюджет закупок не соответствует целям и задачам развития Предприятия, Руководство (Генеральный директор) Предприятия возвращает Бюджет закупок Предприятия Директору по финансовому развитию и управлению для корректировки;
• В случае утверждения Бюджета закупок Предприятия Директор по финансовому развитию и управлению передаёт данный Бюджет Предприятия в Отдел бюджетирования и долговых обязательств для исполнения;
• При отказе от утверждения Бюджета закупок Предприятия Директор по финансовому развитию и управлению передаёт Бюджет закупок Предприятия в Отдел бюджетирования и долговых обязательств для корректировки;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств передает утвержденный Бюджет закупок Предприятия по подразделениям. Если Бюджет закупок Предприятия не был утверждён, то Отдел бюджетирования и долговых обязательств передаёт Со-ответствующие Бюджеты закупок в подразделения Предприятия для корректиров-ки и согласования изменений.

5.2. Внесение изменений в Бюджет закупок Предприятия

• Подразделения Предприятия, в связи с изменением объективных условий хозяйственной деятельности, могут ходатайствовать о внесении изменений в Бюджет закупок подразделения (и, следовательно, Предприятия), представив обоснование таких изменений в Отдел бюджетирования и долговых обязательств;
• В случае превышения расходов над запланированными и необходимости внесения изменений в Бюджет закупок подразделения, руководитель подразделения оформляет Заявку на дополнительное обеспечение с указание видов и категорий расходов, причин перерасхода,
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств оценивает возможность внесения изменений в Бюджет подразделения (Предприятия) и предоставляет Директору по финансовому развитию и управлению рекомендации по корректировке бюджета Предприятия;
• Изменения в Бюджете закупок Предприятия утверждаются Директором по финансовому управлению и развитию, либо Генеральным директором Предприятия;
• Изменения в Бюджете закупок Предприятия могут инициироваться Директором по финансовому управлению и развитию, либо Генеральным директором Предприятия, и оформляться Отделом бюджетирования и долговых обязательств.

5.3. Контроль за исполнением Бюджета закупок

• Контроль за исполнением Бюджета закупок Предприятия возлагается на Отдел бюджетирования и долговых обязательств;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств осуществляет контроль за исполнением Бюджета (планов) закупок Предприятия путем авторизации всех исхо-дящих платежей и расчетов, мониторинга поступления материальных ценностей, услуг и работ по закупке на Предприятие;
• Ответственность за исполнение Бюджета закупок Предприятия возлагается на Директора по финансовому управлению и развитию;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств периодически формирует для Руководства Предприятия Отчёт о текущем выполнении Бюджета закупок Предприятия:
  • ежедневно - Отчёт об исполнении Бюджета закупок текущей недели,
  • каждую неделю, по пятницам – предварительный Отчёт об исполнении Бюджета закупок за текущую неделю и скорректированный Бюджета закупок на следующую неделю,
  • каждую неделю, по понедельникам – окончательный Отчёт об исполнении Бюджета закупок за прошедшую неделю;
• В случае существенных отклонений в фактическом исполнении бюджета закупок Предприятия, Отдел бюджетирования и долговых обязательств немедленно уве-домляет Директора по финансовому управлению и развитию и представляет ин-формацию для принятия решения о предотвращении или преодолении отклоне-ний в исполнении Бюджета закупок Предприятия;
• Информацию об исполнении Бюджета закупок Предприятия Отдел бюджетирова-ния и долговых обязательств ежедневно получает от Главной бухгалтерии, Фи-нансового отдела и других подразделений Предприятия.

5.4. Формирование Отчёта об исполнении Бюджета закупок Предприятия

• Подразделения Предприятия, участвующие в формировании и исполнении Бюджета закупок Предприятия, представляют в Отдел бюджетирования и долговых обя-зательств информацию об исполнении Бюджета закупок подразделений. Информация (отчеты) об исполнении Бюджета закупок сопровождается объяснением причин отклонений от плановых показателей Бюджета закупок подразделения;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств консолидирует Отчёты об исполнении Бюджета закупок подразделений и формирует Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств представляет Директору по фи-нансовому развитию и управлению Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия для согласования;
• Директор по финансовому развитию и управлению представляет Руководству Предприятия (Генеральному директору) Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия для утверждения;
• Руководство (Генеральный директор) Предприятия рассматривает Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия;
• В случае соответствия Отчёта об исполнении Бюджета закупок Предприятия фактическим данным, Руководство (Генеральный директор) Предприятия утверждает Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия и передает его для архивации Директору по финансовому развитию и управлению;
• В случае несоответствия данных Отчёта об исполнении Бюджета закупок Предприятия фактическим данным, Руководство (Генеральный директор) Предприятия направляет Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия Директору по фи-нансовому развитию и управлению для дополнения и разъяснений;
• В случае утверждения Отчёта об исполнении Бюджета закупок Предприятия Директор по финансовому развитию и управлению передает Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия в Отдел бюджетирования и долговых обязательств для архивирования;
• Если Отчёта об исполнении Бюджета закупок Предприятия не утверждён, то Директор по финансовому развитию и управлению передает Отчёт об исполнении Бюджета закупок Предприятия в Отдел бюджетирования и долговых обязательств для корректировок, дополнения и разъяснений;
• Отдел бюджетирования и долговых обязательств передаёт соответствующие Отчёты об исполнении Бюджета закупок в подразделения Предприятия для допол-нения и разъяснений.

6. Ответственность

Руководители подразделений Предприятия несут ответственность за полноту, правильность и своевременность предоставления:

• Бюджета закупок подразделений,
• данных для контроля исполнения Бюджета закупок,
• Отчётов об исполнении Бюджета закупок соответствующего подразделения.

Руководитель Отдела бюджетирования и долговых обязательств Предприятия несет ответственность за:

• своевременность оповещения Директора по финансовому развитию и управлению о невыполнение Бюджета закупок Предприятия,
• не подготовку вариантов для преодоления отклонений в исполнении Бюджета закупок,
• полноту, правильность и своевременность предоставления:
  • Бюджета закупок Предприятия,
  • данных для контроля исполнения Бюджета закупок,
  • Отчётов об исполнении Бюджета закупок Предприятия.

Директор по финансовому развитию и управлению Предприятия несет ответственность за:

• своевременность оповещения Руководства (Генерального директора) Предприятия о существенном невыполнение Бюджета закупок Предприятия,
• не подготовку вариантов для преодоления отклонений в исполнении Бюджета закупок.

Руководство (Генеральный директор) Предприятия несет ответственность за:

• своевременность утверждения Бюджета закупок и Отчёта об исполнении Бюджета закупок Предприятия,
• принятие решения о корректировке Бюджета закупок Предприятия в случае суще-ственных отклонений в исполнении Бюджета закупок.

7. Источники и ссылки

Источниками для формирования Бюджета закупок Предприятия являются следующие документы:

• Операционный бюджет Предприятия,
• Инвестиционный бюджет технического перевооружения производства,
• Инвестиционный бюджет социального развития Предприятия.

Операционный бюджет Предприятия формируется в соответствии с «Положением о стратегическом планировании ОАО «Машиностроительный завод»,

Инвестиционный бюджет технического перевооружения производства формируется в соответствии с «Положением об Инвестиционном бюджете технического перевооружения производства ОАО «Машиностроительный завод»,

Инвестиционный бюджет социального развития Предприятия формируется в соответствии с «Положением об Инвестиционном бюджете социального развития ОАО «Машиностроительный завод».