1. Основные понятия

Для целей настоящего регламента под Заводом понимается ЗАО «Маслозавод».

Внутризаводской учёт – система учёта, основанная на рациональном документообороте учётной и отчётной информации.

Мероприятия внутризаводского учёта имеют три фазы – добухгалтерский документооборот, бухгалтерский учёт, формирование отчётности на основании бухгалтерских данных.

Настоящий регламент определяет:

• алгоритмы учёта по деятельности Завода,
• формы используемых документов,
• временные (регламентные) сроки движения документов учёта и отчётности.

Документооборот по заключению договоров, приёмке сырья на Заводе включает в себя следующие этапы: 

• Заключение договоров;
• Поступление сырья.

Центрами ответственности по ведению добухгалтерского документооборота Завода являются руководители служб и отделов Завода, под руководством которых формируют учётные документы.

Центром ответственности по ведению бухгалтерского учёта Завода является Главный бухгалтер Завода.

Центром ответственности по предоставлению отчётной информации Завода является Финансовый директор Завода.

Контроль за соблюдением настоящего регламента возлагается на Финансового директора Завода.

2. Порядок учёта заключения договоров поставки сырья

В зависимости от коммерческих условий и передачи прав собственности на сырье поставки сырья могут быть на следующих условиях: 

• покупки сырья;
• давальческой переработки сырья.

2.1. Поставка сырья по давальческому договору

Основанием для ведения работы с поставщиком сырья по давальческому договору (Давальцем) служит договор на давальческую переработку сырья, заключаемый двумя сторонами – поставщиком сырья и заводом.

Порядок операций при заключении договоров с давальцами можно представить следующим образом:

1. Заключение договоров с давальцами (Схема 1) начинается с формирования менеджером Коммерческого отдела коммерческого предложения предприятию – давальцу о поставке сырья на давальческую переработку (см. Схему 1, поз. 1),
2. Менеджер Коммерческого отдела проводит с Давальцем предварительные переговоры об условиях договора давальческой переработки и заполняет Письмо-анкету (см. Схему 1, поз. 2),
3. Менеджер Коммерческого отдела передаёт Давальцу Перечень документов, необходимых для заключения договора, форму типового договора на давальческую переработку сырья для ознакомления и оформления со стороны Давальца (см. Схему 1, поз. 3),
4. После подготовки Давальцем документов согласно списка, Менеджер Коммерческого отдела принимает от Давальца список документов, необходимых для заключения договора (см. Схему 1, поз. 4),
5. Менеджер Коммерческого отдела проверяет (сверяет копии документов с оригиналами) полученные от Давальца документы, согласно списка (см. Схему 1, поз. 5),
6. Менеджер Коммерческого отдела заверяет проверенные документы своей подписью (см. Схему 1, поз. 6),
7. В случае, когда Давалец согласен с формой типового договора, подписал два экземпляра типового договора и заверил их своей печатью, Менеджер Коммерческого отдела получает договор от Давальца и проверяет реквизиты договора, полномочия подписавшего договор лица, существенную (коммерческую) часть договора. После этого оформленный со стороны Давальца договор Менеджер Коммерческого отдела передаёт на визирование договора службами Завода. В противном случае, происходит формирование условий дополнений (изменений) к типовому договору (см. Схему 1, поз. 7),
8. Полученные от Давальца документы и оформленный с его стороны договор передаются в Службу экономической безопасности (ЭБ) для согласования (проверки Давальца по линии экономической безопасности). Передача документов фиксируется в Журнале движения документов (см. Схему 2). После этого руководитель Службы безопасности ставит свою визу на одном экземпляре договора (если у руководителя Службы экономической безопасности есть сомнения, либо рекомендации не заключать договорных отношений с Давальцем, руководитель службы ЭБ не визирует договор и формулирует свои сомнения (рекомендации) в Резюме руководителя ЭБ) (см. Схему 1, поз. 8),
9. В случае несогласия Давальца с типовым договором Менеджер Коммерческого отдела выясняет причину несогласия и вместе с юристом формирует дополнение (изменение) к типовому договору (см. Схему 1, поз. 9),
10. Дополнение (изменение) к типовому договору Менеджер Коммерческого отдела передаёт Давальцу для подписания (см. Схему 1, поз. 10),
11. Договор подписывается Генеральным директором (Коммерческим директором – на основании доверенности) (см. Схему 1, поз. 11),
12. Договор оформляется (ставится печать) в Бухгалтерии Завода (см. Схему 1, поз. 12),
13. Копия договора передаётся в Коммерческий отдел, один экземпляр договора остаётся в Бухгалтерии (см. Схему 1, поз. 13),
14. Менеджер Коммерческого отдела формирует Дело Давальца, состоящее из копии договора и документов по списку (см. Схему 1, поз. 14),
15. Менеджер Коммерческого отдела передаёт второй экземпляр договора Давальцу (см. Схему 1, поз. 15),
16. Менеджер Коммерческого отдела передаёт в Складской отдел копии анкеты Давальца, карточки с образцами подписей Генерального директора и Главного бухгалтера и оттиска печати, список лиц Давальца, которые имеют право оформлять товарные документы (см. Схему 1, поз. 16),
17. Менеджер Коммерческого отдела изымает из Складского отдела копии анкет Давальцев, карточки с образцами подписей Генерального директора и Главного бухгалтера и оттиска печати, список лиц Давальца, которые имеют право оформлять товарные документы, для Давальцев с которыми расторгнуты договорные отношения (см. Схему 1, поз. 17).

2.2. Поставка сырья по договору покупки сырья

Основанием для ведения работы с поставщиком сырья по договору покупки сырья (Продавцом) служит договор покупки сырья, заключаемый двумя сторонами – продавцом сырья и заводом.

Порядок операций при заключении договоров с продавцами можно представить следующим образом:

1. Заключение договоров с продавцами (см. Схему 3) начинается с формирования менеджером Коммерческого отдела коммерческого предложения предприятию – продавцу о поставке сырья (Рис.3, поз. 1),
2. Менеджер Коммерческого отдела проводит с Продавцом предварительные переговоры об условиях договора о покупки сырья и заполняет Письмо-анкету (см. Схему 3, поз. 2),
3. Менеджер Коммерческого отдела передаёт Продавцу список документов, необходимых для заключения договора, форму типового договора покупки сырья для ознакомления и оформления со стороны Продавца (см. Схему 3, поз. 3),
4. После подготовки Продавцом документов согласно списка, Менеджер Коммерческого отдела принимает от Продавца список документов, необходимых для заключения договора (см. Схему 3, поз. 4),
5. Менеджер Коммерческого отдела проверяет (сверяет копии документов с оригиналами) полученные от Продавца документы, согласно списка (см. Схему 3, поз. 5),
6. Менеджер Коммерческого отдела заверяет проверенные документы своей подписью (см. Схему 3, поз. 6),
7. В случае, когда Продавец согласен с формой типового договора, подписал два экземпляра типового договора и заверил их своей печатью, Менеджер Коммерческого отдела получает договор от Продавца и проверяет реквизиты договора, полномочия подписавшего договор лица, существенную (коммерческую) часть договора. После этого оформленный со стороны Продавца договор Менеджер Коммерческого отдела передаёт на визирование договора службами Завода. В противном случае, происходит формирование условий дополнений (изменений) к типовому договору (см. Схему 3, поз. 7),
8. Полученные от Продавца документы и оформленный с его стороны договор передаются в Службу экономической безопасности (ЭБ) для согласования (проверки Продавца по линии экономической безопасности). Передача документов фиксируется в Журнале движения документов. После этого руководитель Службы безопасности ставит свою визу на одном экземпляре договора (если у руководителя Службы экономической безопасности есть сомнения, либо рекомендации не заключать договорных отношений с Продавцом, руководитель службы ЭБ не визирует договор и формулирует свои сомнения (рекомендации) в Резюме руководителя ЭБ) (см. Схему 3, поз. 8),
9. В случае несогласия Продавца с типовым договором Менеджер Коммерческого отдела выясняет причину несогласия и вместе с юристом формирует дополнение (изменение) к типовому договору (см. Схему 3, поз. 9),
10. Дополнение (изменение) к типовому договору Менеджер Коммерческого отдела передаёт Продавцу для подписания (см. Схему 3, поз. 10),
11. Договор подписывается Генеральным директором (Коммерческим директором – на основании доверенности) (см. Схему 3, поз. 11),
12. Договор оформляется (ставится печать) в Бухгалтерии Завода (см. Схему 3, поз. 12),
13. Копия договора передаётся в Коммерческий отдел, один экземпляр договора остаётся в Бухгалтерии (см. Схему 3, поз. 13),
14. Менеджер Коммерческого отдела формирует Дело Продавца, состоящее из копии договора и документов по списку (см. Схему 3, поз. 14),
15. Менеджер Коммерческого отдела передаёт второй экземпляр договора Давальцу (см. Схему 1, поз. 15),
16. Менеджер Коммерческого отдела передаёт в Складской отдел копии анкеты Продавца, карточки с образцами подписей Генерального директора и Главного бухгалтера и оттиска печати, список лиц Продавца, которые имеют право оформлять товарные документы (см. Схему 3, поз. 16),
17. Менеджер Коммерческого отдела изымает из Складского отдела копии анкет Продавцов, карточки с образцами подписей Генерального директора и Главного бухгалтера и оттиска печати, список лиц Продавца, которые имеют право оформлять товарные документы, для Продавцов с которыми расторгнуты договорные отношения (см. Схему 3, поз. 17).

3. Порядок учёта поступления сырья

Основанием для приёмки сырья служат следующие документы: 

• Товарно-транспортная накладная (ТТН),
• Железнодорожная накладная (ЖДН),
• Акт приёма-передачи сырья,
• Ярлык-проба.

Порядок операций при учёте поступления сырья от поставщиков можно представить следующим образом: 

1. Учёт поступления сырья (см. Схему 4) начинается с подачи Поставщиком (представителем Поставщика) в Коммерческий отдел товарно-транспортной, либо железнодорожной накладной (см. Схему 4, поз. 1),
2. Сотрудник Коммерческого отдела проверяет наличие заключённого договора с Поставщиком (см. Схему 4, поз. 2),
3. Если с Поставщиком нет договорных отношений (не заключён договор), то запускается процедура заключения договора с Поставщиком (см. Схему 4, поз. 3),
4. Если с Поставщиком есть договор, то Сотрудник Коммерческого отдела проверяет полномочия представителя Поставщика на передачу сырья на переработку (см. Схему 4, поз. 4),
5. Если у представителя Поставщика на передачу сырья на переработку полномочий нет (документы оформлены неправильно), то Сотрудник Коммерческого отдела требует от представителя Поставщика подготовить правильные документы, подтверждающие полномочия (см. Схему 4, поз. 5),
6. Если у представителя Поставщика на передачу сырья на переработку есть соответствующие полномочия, то Сотрудник Коммерческого отдела проверяет правильность оформления товарных накладных (товарно-транспортной, либо железнодорожной накладной) (см. Схему 4, поз. 6),
7. Если товарные накладные оформлены неправильно, то Сотрудник Коммерческого отдела требует от Поставщика правильно оформить товарные накладные (см. Схему 4, поз. 7),
8. Если товарные накладные оформлены правильно, то Сотрудник Коммерческого отдела информирует Сотрудника Лаборатории Завода об отборе проб поступившего сырья для анализа влажности, загрязнения и масличности (см. Схему 4, поз. 8),
9. Лаборатория Завода производит анализ проб поступившего сырья для определения влажности, загрязнения и масличности (см. Схему 4, поз. 9),
10. Если влажность и загрязнение сырья не находятся в пределах нормативных значений, то Сотрудник Коммерческого отдела на основании Справки Лаборатории формирует Заявки и Акты приёма сырья на просушку и очистку (см. Схему 4, поз. 10),
11. Представитель Поставщика подписывает Заявки и Акты приёма сырья на просушку и очистку (см. Схему 4, поз. 11),
12. Если влажность и загрязнение сырья находятся в пределах нормативных значений, то Сотрудник Коммерческого отдела вместе с Сотрудником Элеватора принимают транспортную партию сырья на хранение и переработку (см. Схему 4, поз. 12),
13. На основании результатов фактического приёма сырья Сотрудник Коммерческого отдела вместе с Сотрудником Элеватора формируют Акт приёма сырья (см. Схему 4, поз. 13),
14. На основании Акта приёма сырья Сотрудник Коммерческого отдела формируют Накладную на приёмку сырья (см. Схему 4, поз. 14),
15. Представитель Поставщика подписывает Акт приёма сырья и Накладную со стороны Поставщика (см. Схему 4, поз. 15),
16. Сотрудник Складского отдела (Элеватора) подписывает Акт приёма сырья и Накладную со своей стороны (см. Схему 4, поз. 16),
17. Сотрудник Складского отдела (Элеватора) регистрирует у себя подписанные Акт приёма сырья и Накладную (см. Схему 4, поз. 17),
18. Сотрудник Коммерческого отдела передаёт подписанные Акт приёма сырья и Накладную в Бухгалтерию (см. Схему 4, поз. 18),
19. Бухгалтерия надлежащим образом оформляет подписанные Акт приёма сырья и Накладную со стороны Завода (см. Схему 4, поз. 19),
20. Бухгалтерия у себя регистрирует оформленные Акт приёма сырья и Накладную (см. Схему 4, поз. 20),
21. Сотрудник Коммерческого отдела передаёт Представителю Поставщика его экземпляры оформленных Акта приёма сырья и Накладной (см. Схему 4, поз. 21).