Данный регламент был разработан в 1999 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Назначение

Настоящий документ определяет: 

• алгоритмы учёта аренды складского оборудования (электропогрузчиков и др. оборудования) и услуг по его техническому обслуживанию и ремонта на ОАО «Хладокомбинат»,
• формы используемых документов,
• временные (регламентные) сроки движения документов учёта аренды и услуг.

2. Порядок учёта аренды складского оборудования (электропогрузчиков)

Учёт аренды складского оборудования (электропогрузчиков) можно разбить на пять этапов: 

2.1. Выдача оборудования (погрузчиков) в аренду

• 2.1.1. Этап сдачи оборудования (погрузчиков) в аренду (см. Схему 1) начинается с подачи Клиентом (Заказчиком) в Электротранспортный цех (ЭТЦ) (Рис.1, поз. 1) двух экземпляров Заказа на аренду погрузчиков (см. Схему 2). При этом Заказчик заполняет следующие графы Заказа:
  • № и дата Заказа,
  • Наименование Заказчика,
  • Дата и № договора аренды оборудования,
  • Территорию использования оборудования (этаж, камера),
  • Дата аренды оборудования,
  • Время начала аренды,
  • Время окончания аренды,
  • Итого срок аренды, часы,
  • Кол-во единиц оборудования,
• ЭТЦ в лице Начальника, дежурного Администратора (Менеджера ЭТЦ), приняв от Клиента Заказ производит проверку наличия заключённого с Клиентом договора аренды и обслуживания складского оборудования, правильности оформления доверенности и Заказа (см. Схему 1, поз. 2),
• В случае наличия договора и правильности оформления документов (см. Схему 1, поз. 3), Менеджер по ЭТЦ продолжает дальнейшую обработку заказа (см. Схему 1, поз. 5), иначе отклоняет Заказ (см. Схему 1, поз. 4),
• В случае отсутствия договора, неправильно оформленной доверенности или Заказа, Менеджер по ЭТЦ отклоняет Заказ, требуя от Заказчика (см. Схему 1, поз. 5) правильного оформления документов, заключения договора. Исключение составляет случай, когда Заказчиком выступает Отдел ПРР ОАО «Хладокомбинат»,
• Менеджер по ЭТЦ определяет возможность выполнения Заказа (см. Схему 1, поз. 5),
• В случае наличия оборудования, готового к сдаче в аренду, Заказчик ожидает окончание технической подготовки оборудования (см. Схему 1, поз. 6),
• Если оборудование готово к эксплуатации (см. Схему 1, поз. 7), то Менеджер принимает Заказ от Заказчика. Иначе Заказчик ожидает окончание технической подготовки оборудования к эксплуатации,
• Менеджер по ЭТЦ в соответствии с поступившим Заказом и готовностью оборудования к эксплуатации, записывает в обоих экземплярах Заказа регистрационный номер оборудования, время начала аренды, техническое состояние сдаваемого в аренду оборудования, присваивает Заказу регистрационный номер, ставит дату и время приёма Заказа. После этого Менеджер ЭТЦ регистрирует Заказ-Наряд в Журнале движения документов (см. Схему 3) и визирует Заказ-наряд «Заказ принят» (см. Схему 1, поз. 8),
• Менеджер ЭТЦ передаёт по доверенности каждую из единиц оборудования представителям Заказчика (см. Схему 1, поз. 9). При этом представитель Заказчика, получивший оборудование ставит свою подпись в графе «Подпись получившего в аренду» обоих экземпляров Заказа и получает один экземпляр Заказа.

2.2. Возврат оборудования из аренды

• Этап возврата Заказчиком оборудования из аренды (см. Схему 1, поз. 10) начинается с предъявления Заказчиком (его представителями) оборудования к осмотру техническими специалистами ЭТЦ и регистрации времени возврата оборудования в колонке «Время окончания аренды» в обоих экземплярах Заказа,
• Технические специалисты ЭТЦ производят осмотр технического состояния оборудования (см. Схему 1, поз. 11),
• Производится проверка технического состояния получаемого их аренды оборудования (см. Схему 1, поз. 12). В случае исправности оборудования, его состояние фиксируется в обоих экземплярах Заказа в колонке «Техническое состояние при сдаче оборудования из аренды». Если оборудование признается неисправным, то его фактическое состояние фиксируется в обоих экземплярах Заказа в колонке «Техническое состояние при сдаче оборудования из аренды»,
• При исправности оборудования, его состояние фиксируется в обоих экземплярах Заказа в колонке «Техническое состояние при сдаче оборудования из аренды» и производится приём оборудования от Заказчика (его представителя). При этом Менеджер ЭТЦ рассчитывает количество часов аренды оборудования и заполняет колонку «Срок аренды, час/мин». После чего Заказчик (его представитель) ставит свою подпись в колонке «Подпись сдавшего из аренды» (см. Схему 1, поз. 13),
• При неисправности оборудования, его фактическое состояние фиксируется в обоих экземплярах Заказа в колонке «Техническое состояние при сдаче оборудования из аренды» (см. Схему 1, поз. 14),
• В случае выявления неисправности Менеджер по ЭТЦ формирует Наряд на ремонтные работы (см. Схему 4) на ремонт неисправного оборудования, который подписывает со стороны Заказчика либо сам Заказчик, либо его представитель (см. Схему 1, поз. 15),
• Производится приём оборудования от Заказчика (его представителя). При этом Менеджер ЭТЦ рассчитывает количество часов аренды оборудования и заполняет колонку «Срок аренды, час/мин». После чего Заказчик (его представитель) ставит свою подпись в колонке «Подпись сдавшего из аренды» (см. Схему 1, поз. 16),
• На основании оформленного Заказа производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), отражается техническое состояние оборудования после эксплуатации, время сдачи оборудования, после чего Менеджер ЭТЦ ставит свою подпись в колонке «Подпись Исполнителя» (см. Схему 1, поз. 17),
• После оформления Заказа-наряда на ремонт оборудования, запускается процедура ремонта неисправного оборудования (см. Схему 1, поз. 18) и оформления этого ремонта в Наряде на ремонтные работы (см. Схему 4),
• В случае исправного состояния оборудования, на основании оформленного Заказа производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), отражается техническое состояние оборудования после эксплуатации, время сдачи оборудования, после чего Менеджер ЭТЦ ставит свою подпись в колонке «Подпись Исполнителя» (см. Схему 1, поз. 19),
• После этого один экземпляр оформленного Заказа отдаётся Заказчику (его представителю) (см. Схему 1, поз. 20),
• Второй экземпляр оформленного Заказа передаётся в конце рабочего дня Менеджером ЭТЦ в Бухгалтерию (см. Схему 1, поз. 21),

2.3. Ежедневные начисления

• Ежедневно Бухгалтерия на основании Договора аренды складского оборудования и оформленных Заказов производит начисление по аренде оборудования за прошедшие сутки и формирует (см. Схему 1, поз. 22) два экземпляра Акта об аренде складского оборудования (см. Схему 5),
• Бухгалтерия передаёт два экземпляра Акта об аренде складского оборудования в Клиентский отдел для оформления и передачи на подпись Заказчику (см. Схему 1, поз. 23),

2.4. Периодические начисления

• Еженедельно Бухгалтерия на основании данных по начисленным аренды складского оборудования (см. Схему 6) формирует два экземпляра Листа согласования ежедневной аренды оборудования (см. Схему 7),
• Еженедельно (по понедельникам) Бухгалтерия направляет в Клиентский отдел два экземпляра Листа согласования для сверки и ставит его на контроль. Контроль подразумевает возврат оформленного Листа согласований из Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 1 рабочего дня,
• Начальник Клиентского отдела и Заказчик в течении 1 рабочего дня (дня подачи) подписывают (см. Схему 7) два экземпляра Листа согласования, после чего один экземпляр документа передаётся в Заказчику, а второй экземпляр возвращается в Бухгалтерию.

2.5. Ежемесячные начисления

• Бухгалтерия (см. Схему 6) на основании Договора аренды складского оборудования, Листов согласования производит начисление суммы выполненных работ за месяц, формирует Счёт на оплату за 3 дня до регламентируемого договором ответственного хранения срока выставления Счетов на оплату, Акт об аренде складского оборудования за месяц (см. Схему 8) и Счёт - фактуру на работы - в течении 2 рабочих дней после окончания месяца. Счета и Акт об аренде оборудования направляются в Клиентский отдел. Бухгалтерия контролирует возвращение подписанных экземпляров Счетов и Акта из Клиентского отдела в Бухгалтерию. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счетов, Акта.
• Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (подписывает) два экземпляра Счета на оплату, Акта об аренде складского оборудования и Счета - фактуры на работы со стороны ОАО «Хладокомбинат», передаёт эти документы Клиенту (представителю Клиента по доверенности) для оформления со стороны Клиента, контролирует возврат документов от Клиента. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиента в Клиентский отдел в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счета, Акта.
• После оформления документов со стороны Клиента один экземпляр Счета на оплату, Акта об аренде оборудования и Счета - фактуры на работы Клиентский отдел передаёт в Бухгалтерию.

3. Порядок учёта работ по техническому обслуживанию складского оборудования

Услуги по техническому обслуживанию складского оборудования (электропогрузчиков) распространяется на оборудование, находящееся в собственности Клиента, которое эксплуатируется на территории ОАО «Хладокомбинат». 

Учёт услуг по техническому обслуживанию складского оборудования можно разбить на два этапа: 

3.1. Обслуживание оборудования (погрузчиков)

• Этап обслуживания оборудования (погрузчиков) в обслуживание (см. Схему 9) начинается с передачи складского оборудования Техническим специалистам ЭТЦ для осмотра технического состояния оборудования Клиента (Рис.8, поз. 1),
• Производится проверка технического состояния получаемого оборудования (см. Схему 9, поз. 2). В случае исправности оборудования, происходит приём оборудования к ежедневному обслуживанию. Если оборудование признается неисправным, то его фактическое состояние фиксируется в Карточке технического обслуживания оборудования (см. Схему 10),
• При исправности оборудования, его состояние фиксируется в Карточке технического обслуживания в разделе «Техническое состояние», в разделе «Дата и время технического осмотра» фиксируется дата и время предъявления оборудования к техническому осмотру и производится приём оборудования от Заказчика (его представителя). При этом технические специалисты ЭТЦ определяют необходимость и вид технического обслуживания (ежедневное, еженедельное, ежемесячное и т.д.). Заказчик ставит свою подпись в разделе «Необходимость технического обслуживания / ремонта. Заказчик», после чего оборудование передаётся в ЭТЦ для проведения работ по техническому обслуживанию (см. Схему 9, поз. 3),
• При неисправности оборудования, его состояние фиксируется в Карточке технического обслуживания в разделе «Техническое состояние», в разделе «Дата и время технического осмотра» фиксируется дата и время предъявления оборудования к техническому осмотру. Технические специалисты ЭТЦ определяют необходимость и вид ремонта. Заказчик ставит свою подпись Карточке технического обслуживания в разделе «Необходимость технического обслуживания / ремонта. Заказчик» (см. Схему 9, поз. 4)
• Менеджер по ЭТЦ формирует Наряд на ремонт неисправного оборудования (см. Схему 4), который подписывает со стороны Заказчика либо сам Заказчик, либо его представитель (см. Схему 9, поз. 5),
• Оборудование принимается в ЭТЦ для проведения работ по ремонту (см. Схему 9, поз. 6),
• На основании оформленного Наряда производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), где отражается вид ремонта в колонке «Техническое состояние», время сдачи оборудования, после чего Заказчик (его представитель) ставит свою подпись в колонке «Подпись Заказчика» (см. Схему 9, поз. 7),
• После оформления Наряда на ремонт оборудования и Журнала движения документов, приёма оборудования в ЭТЦ, запускается процедура ремонта неисправного оборудования (см. Схему 9, поз. 8),
• На основании записи в Карточке технического обслуживания производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), где отражается вид технического обслуживания в колонке «Техническое состояние», время сдачи оборудования, после чего Заказчик (его представитель) ставит свою подпись в колонке «Подпись Заказчика» (см. Схему 9, поз. 9),
• Технические специалисты ЭТЦ на основании записи в Карточке технического обслуживания оборудования производят обслуживание оборудования (см. Схему 9, поз. 10),
• После выполнения обслуживания технические специалисты ЭТЦ в Карточке технического обслуживания оборудования производят запись состояния оборудования после обслуживания в графе «Состояние после технического обслуживания / ремонта», дату и время окончания обслуживания в графе «Дата и время окончания обслуживания / ремонта» оборудования (см. Схему 9, поз. 11),
• На основании записи в Карточке технического обслуживания производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), где отражается время окончания обслуживания, техническое состояние оборудования после обслуживания в колонках «Время окончания аренды / обслуживания / ремонта» и «Техническое состояние». После чего Исполнитель ставит свою подпись в колонке «Подпись Исполнителя» (см. Схему 9, поз. 12),

3.2. Ежемесячные начисления

• Бухгалтерия (см. Схему 11) на основании Договора технического обслуживания и ремонта складского оборудования, Карточек технического обслуживания производит начисление суммы выполненных работ за месяц, формирует Счёт на оплату за 3 дня до регламентируемого Договором срока выставления Счетов на оплату, Акт о выполненных работах за месяц (см. Схему 12) и Счёт - фактуру на работы - в течении 2 рабочих дней после окончания месяца. Счета и Акт о выполненных работах за месяц направляются в Клиентский отдел. Бухгалтерия контролирует возвращение подписанных экземпляров Счетов и Акта из Клиентского отдела в Бухгалтерию. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счетов, Акта,
• Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (подписывает) два экземпляра Счета на оплату, Акта о выполненных работах по обслуживанию складского оборудования и Счета - фактуры на работы со стороны ОАО «Хладокомбинат», передаёт эти документы Клиенту (представителю Клиента по доверенности) для оформления со стороны Клиента, контролирует возврат документов от Клиента. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиента в Клиентский отдел в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счёта, Акта.
• После оформления документов со стороны Клиента один экземпляр Счёта на оплату, Акта о выполненных работах по обслуживанию оборудования и Счета - фактуры на работы Клиентский отдел передаёт в Бухгалтерию.

4. Порядок учёта работ по ремонту складского оборудования

Работы по ремонту складского оборудования (электропогрузчиков) распространяется на оборудование, находящееся в собственности Клиента, которое эксплуатируется на территории ОАО «Хладокомбинат». 

Учёт работ по ремонту складского оборудования можно разбить на два этапа: 

4.1. Ремонт оборудования (погрузчиков)

• Этап ремонта оборудования (погрузчиков) (см. Схему 13) начинается с передачи складского оборудования Техническим специалистам ЭТЦ для осмотра технического состояния оборудования Клиента (Рис.13, поз. 1),
• Производится проверка технического состояния получаемого оборудования (см. Схему 13, поз. 2). В случае исправности оборудования, происходит приём оборудования к ежедневному обслуживанию. Если оборудование признается неисправным, то его фактическое состояние фиксируется в Карточке технического обслуживания оборудования (см. Схему 10),
• При неисправности оборудования, его состояние фиксируется в Карточке технического обслуживания в разделе «Техническое состояние», в разделе «Дата и время технического осмотра» фиксируется дата и время предъявления оборудования к техническому осмотру. Технические специалисты ЭТЦ определяют необходимость и вид ремонта. Заказчик ставит свою подпись Карточке технического обслуживания в разделе «Необходимость технического обслуживания / ремонта. Заказчик» (см. Схему 13, поз. 3)
• При исправности оборудования, его состояние фиксируется в Карточке технического обслуживания в разделе «Техническое состояние», в разделе «Дата и время технического осмотра» фиксируется дата и время предъявления оборудования к техническому осмотру и производится приём оборудования от Заказчика (его представителя). При этом технические специалисты ЭТЦ определяют необходимость и вид технического обслуживания (ежедневное, еженедельное, ежемесячное и т.д.). Заказчик ставит свою подпись в разделе «Необходимость технического обслуживания / ремонта. Заказчик», после чего оборудование передаётся в ЭТЦ для проведения работ по техническому обслуживанию (см. Схему 13, поз. 4),
• Менеджер по ЭТЦ формирует Наряд на ремонт неисправного оборудования (см. Схему 4), который подписывает со стороны Заказчика либо сам Заказчик, либо его представитель (см. Схему 13, поз. 5),
• Оборудование принимается в ЭТЦ для проведения работ по ремонту (см. Схему 13, поз. 6),
• На основании оформленного Наряда производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), где отражается вид ремонта в колонке «Техническое состояние», время сдачи оборудования, после чего Заказчик (его представитель) ставит свою подпись в колонке «Подпись Заказчика» (см. Схему 13, поз. 7),
• После оформления Наряда на ремонт оборудования и Журнала движения документов, приёма оборудования в ЭТЦ, выполняется ремонт неисправного оборудования (см. Схему 13, поз. 8),
• После выполнения ремонта технические специалисты ЭТЦ в Карточке технического обслуживания оборудования производят запись состояния оборудования после обслуживания в графе «Состояние после технического обслуживания / ремонта», дату и время окончания обслуживания в графе «Дата и время окончания обслуживания / ремонта» оборудования (см. Схему 13, поз. 9),
• На основании записи в Карточке технического обслуживания производится запись в Журнал движения документов (см. Схему 3), где отражается время окончания ремонта, техническое состояние оборудования после ремонта в колонках «Время окончания аренды / обслуживания / ремонта» и «Техническое состояние». После чего Исполнитель ставит свою подпись в колонке «Подпись Исполнителя» (см. Схему 13, поз. 10),

4.2. Ежемесячные начисления

• Бухгалтерия (см. Схему 11) на основании Договора технического обслуживания и ремонта складского оборудования, Карточек технического обслуживания производит начисление суммы выполненных работ за месяц, формирует Счёт на оплату за 3 дня до регламентируемого Договором срока выставления Счетов на оплату, Акт о выполненных работах за месяц (см. Схему 12) и Счёт - фактуру на работы - в течении 2 рабочих дней после окончания месяца. Счета и Акт о выполненных работах за месяц направляются в Клиентский отдел. Бухгалтерия контролирует возвращение подписанных экземпляров Счетов и Акта из Клиентского отдела в Бухгалтерию. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счетов, Акта,
• Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (подписывает) два экземпляра Счета на оплату, Акта о выполненных работах по обслуживанию складского оборудования и Счета - фактуры на работы со стороны ОАО «Хладокомбинат», передаёт эти документы Клиенту (представителю Клиента по доверенности) для оформления со стороны Клиента, контролирует возврат документов от Клиента. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиента в Клиентский отдел в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счета, Акта.
• После оформления документов со стороны Клиента один экземпляр Счета на оплату, Акта о выполненных работах по обслуживанию оборудования и Счета - фактуры на работы Клиентский отдел передает в Бухгалтерию.