Данный регламент был разработан в 1999 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Назначение

Настоящий документ определяет: 

• алгоритмы учёта услуг по ответственному хранению складской деятельности ОАО «Хладокомбинат»,
• формы используемых документов,
• временные (регламентные) сроки движения документов учёта услуги ответственного хранения.

2. Порядок учёта услуг по ответственному хранению

Учёт при ответственном хранении (далее, ОтветХранении) можно разбить на пять этапов: 

2.1. Поступление товара на ОтветХранение

• Этап поступления товара на Ответ. хранение (см. Схему 1) начинается с подачи Клиентом (Поклажедателем) Заявки о поступлении/выбытии товара (Рис.1, поз. 1).
• Менеджер Клиентского отдела, приняв от Клиента Заявку (см. Схему 2), в течении 10 минут с момента подачи Заявки производит проверку правильности оформления доверенности и Заявки (см. Схему 1, поз. 2),
• Менеджер Клиентского отдела, при необходимости, формирует (см. Схему 1, поз 3) новую номенклатуру в номенклатурном справочнике (см. Формирование номенклатурного справочника), в случае поступления нового товара,
• Менеджер Клиентского отдела совместно с Клиентом производит оценку заявленного к поступлению товара (см. Схему 1, поз. 4),
• Менеджер Клиентского отдела формирует два экземпляра Спецификации (см. Схему 3) о цене принятого на хранении товара - Приложения к договору об ответственном хранении (Рис.1, поз. 5),
• Начальник Клиентского отдела и Клиент подписывают Спецификацию (см. Схему 1, поз. 6),
• Менеджер Клиентского отдела передаёт Спецификацию в Бухгалтерию для оформления (см. Схему 1, поз. 7),
• Менеджер Клиентского отдела формирует (см. Схему 1, поз.8) три экземпляра Акта приёмки товара (см. Схему 4),
• Менеджер Клиентского отдела копирует и заверяет доверенность от Поклажедателя на проведение операции по приёмке товара на ОтветХранение (Рис.1, по. 9),
• Менеджер Клиентского отдела визирует Акт приёмки товара (см. Схему 1, поз. 10) и передаёт три экземпляра Акта Клиенту для передачи в Отдел складского хозяйства,
• Приёмка товара в Отделе складского хозяйства осуществляется на основании Акта приёма товара (см. Схему 1, поз 11),
• По мере приёма товара Кладовщик производит идентификацию товара (сравнение принимаемого товара с Актом приёмки) (см. Схему 1, поз. 12),
• В случае соответствия принимаемого товара сформированному в Клиентском отделе Акту, Кладовщик Отдела складского хозяйства производит счёт товара по-номенклатурно (см. Схему 1, поз 13),
• По мере приёмки товара Кладовщик Отдела складского хозяйства заполняет раздел «Фактические данные принятого товара» Акта (см. Схему 1, поз. 17),
• В случае не соответствия принимаемого товара сформированному в Клиентском отделе Акту, Кладовщик Отдела складского хозяйства так же производит счёт товара по-номенклатурно (см. Схему 1, поз. 14),
• Если у принимаемого товара номенклатура имеется в Справочнике номенклатур (см. Схему 1, поз. 15), в Акт приёмки Кладовщик вписывает новую строку с соответствующим номенклатурным номером и фиксирует принятое количество товара (см. Схему 1, поз. 17),
• Если у принимаемого товара нет номенклатурного номера в Справочнике номенклатур (см. Схему 1, поз. 15), Кладовщик Отдела складского хозяйства обращается в Клиентский отдел за новым номенклатурным номером (см. Схему 1, поз. 16). После получения номенклатурного номера на новый товар Кладовщик вписывает новую строку в Акте приёмки с соответствующим номенклатурным номером и фиксирует принятое количество товара (см. Схему 1, поз. 17),
• Если при приёмке товара на ответственное хранение не выявилось товара, для которого необходимо произвести оценку (см. Схему 1, поз. 18), происходит подписание Акта приёмки товара со стороны Клиента и кладовщика,
• После этого один экземпляр Акта остаётся в Отделе складского хозяйства (см. Схему 1, Поз. 19),
• Второй и третий экземпляры Акта передаются Клиенту для дальнейшего оформления (см. Схему 1, поз.20),
• Клиент второй экземпляр Акта передаёт Менеджеру Клиентского отдела для окончательного оформления акта со стороны Хранителя (см. Схему 1, поз. 21),
• В случае необходимости Менеджер Клиентского отдела и Клиент формируют Дополнение к Спецификации (см. Схему 5) на поступившую партию товара (см. Схему 1, поз. 22),
• Клиентский отдел и Клиент подписывают Дополнение к Спецификации (см. Схему 1, поз. 23),
• Менеджер Клиентского отдела передаёт Дополнение к Спецификации в Бухгалтерию для окончательного оформления (см. Схему 1, поз. 24),
• Бухгалтерия оформляет (ставит печать, проверяет наличие исходных документов) Спецификацию, Акт приёмки товара, Дополнение к Спецификации (в случае необходимости) (см. Схему 1, поз. 25),
• Бухгалтерия перед выдачей документов (Спецификации, Акта приёмки товара, Дополнения к Спецификации) Менеджеру Клиентского отдела регистрирует (см. Схему 1, поз. 26) выдаваемые оформленные документы в Журнал движения документов (см. Схему 6),
• После получения из Бухгалтерии оформленных документов менеджер Клиентского отдела передаёт Клиенту Спецификацию (Дополнение к Спецификации в случае её составления) и меняет второй оформленный в Бухгалтерии экземпляр Акта приёмки товара на третий экземпляр (см. Схему 1, поз. 27), после чего передаёт третий экземпляр Акта приёмки товара в Бухгалтерию.

2.2. Выбытие товара по ОтветХранению

• Этап выбытия товара (см. Схему 7) по ОтветХранению начинается с подачи Клиентом (Поклажедателем) Менеджеру Клиентского отдела Заявки о поступлении/выбытии товара (см. Схему 2), проверки в Клиентском отделе правильности оформления Заявки и доверенности (см. Схему 7, поз. 1),
• Менеджер Клиентского отдела проверяет в картотеке наличие товара к отпуску в соответствии с поданной Заявкой (см. Схему 7, поз. 2),
• Если заявленная к выдаче номенклатура присутствует в учёте (см. Схему 7, поз.3), то Менеджер Клиентского отдела проверяет количество товара данной номенклатуры на хранении,
• Если заявленное к выдаче количество товара присутствует в учёте (см. Схему 7, поз. 4), то Менеджер Клиентского отдела формирует Акта выдачи товара (см. Схему 8),
• Менеджер Клиентского отдела на основании поданной Заявки и доверенности формирует (см. Схему 7, поз. 5) Акт выдачи товара,
• В случае отсутствия указанной в Заявке номенклатуры, либо требуемого в Заявке количества товара в учёте (при ОтветХранении) Менеджер Клиентского отдела отказывает Клиенту в выдаче товара, сделав резолюцию на Заявке с определением причины отказа в выдачи товара, после чего направляет Клиента к Начальнику Клиентского отдела (см. Схему 7, поз. 6),
• Начальник Клиентского отдела составляет (см. Схему 7, поз. 7) Акт недостачи (см. Схему 9),
• Начальник Клиентского отдела переоформляет (см. Схему 7, поз. 7) новую Заявку на выдачу товара и направляет Клиента к Менеджеру Клиентского отдела для работы с новой Заявкой (см. Схему 7, поз. 1),
• После формирования менеджером Клиентского отдела Акта выдачи товара (см. Схему 7, поз. 1), три экземпляра Акта выдачи товара и копия заверенной Менеджером Клиентского отдела доверенности передаётся с Клиентом в Отдел складского хозяйства (см. Схему 7, поз. 9),
• Кладовщик Отдела складского хозяйства после получения Акта на выдачу и копии доверенности от Клиента формирует партию товара для выдачи (см. Схему 7, поз. 10),
• Формируя партию товара, Кладовщик производит поиск и идентификацию востребованного к выдаче товара (см. Схему 7, поз. 11),
• Кладовщик проверяет наличие востребованного товара (см. Схему 7, поз. 12),
• В случае наличия в соответствии с Актом выдачи товара, выдаёт Клиенту товар и оформляет Акт выдачи (см. Схему 7, поз. 13),
• В случае отсутствия товара, отказывает Клиенту в выдаче товара, пишет на Акте резолюцию о причине невыдачи и направляет Клиента к Начальнику Клиентского отдела (см. Схему 7, поз. 14),
• Начальник Клиентского отдела на основании резолюции Кладовщика, формирует (см. Схему 7, поз. 15) Акт недостачи (см. Схему 9). Начальник Клиентского отдела переоформляет новую Заявку на выдачу товара и направляет Клиента к Менеджеру Клиентского отдела для работы с новой Заявкой (см. Схему 7, поз. 1),
• После выдачи Кладовщиком товара и подписания со стороны Кладовщика и Клиента Акта выдачи товара, один экземпляр Акта выдачи остаётся у Кладовщика в Отделе складского хозяйства (см. Схему 7, поз. 16),
• Второй и третий экземпляр Акта выдачи передаётся Клиенту (см. Схему 7, поз.17),
• Через Клиента экземпляры Акты передаются в Клиентский отдел для дальнейшего их оформления (см. Схему 7, поз. 18),
• Второй и третий экземпляры Акта передаются Менеджером Клиентского отдела в Бухгалтерию для оформления (см. Схему 7, поз. 19),
• Бухгалтерия оформляет экземпляры Акта (см. Схему 7, поз. 20) и возвращает в Клиентский отдел один экземпляр Акта с регистрацией в Журнале движения документов, после чего оформленный Акт выдаётся Клиенту,
• При выезде Клиента с территории Хладокомбината Охрана проверяет наличие и правильность оформления Акта выдачи товара (см. Схему 7, поз. 21),
• Если Акт выдачи товара оформлен правильно, производится выпуск Клиента с территории Хладокомбината (см. Схему 7, поз. 22),
• Если Акт выдачи товара правильно не оформлен, то Клиент с территории Хладокомбината не выпускается до правильного оформления Акта выдачи товара (см. Схему 7, поз. 23),

2.3. Ежедневные начисления

• Ежедневно Бухгалтерия на основании Договора аренды и Актов приёма/выдачи товара в течении 1 рабочего часа производит начисление услуг по ответственному хранению за прошедшие сутки (см. Схему 10).

2.4. Периодические начисления

• Еженедельно Бухгалтерия на основании данных по начисленным услугам по ответ. хранению формирует (см. Схему 10) три экземпляра Листа согласования ежедневного выполнения работ, оказания услуг (см. Схему 11).
• Еженедельно (по понедельникам) Бухгалтерия направляет в Клиентский отдел три экземпляра Листа согласования для сверки и ставит его на контроль. Контроль подразумевает возврат оформленного Листа согласований из Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 1 рабочего часа.
• Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и передаёт три экземпляра в Отдел складского хозяйства (см. Схему 10).
• Отдел складского хозяйства в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и возвращает два экземпляра в Клиентский отдел.
• Начальник Клиентского отдела и Клиент в течении 1 рабочего часа (часа подачи) подписывают два экземпляра Листа согласования, после чего оба экземпляра документа передаются в Бухгалтерию для оформления.
• Бухгалтерия в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (ставит печать) два экземпляра Листа согласования, один из которых оставляет, а второй возвращает в Клиентский отдел для передачи Клиенту.
• Клиентский отдел выдаёт Клиенту один экземпляр Листа согласования.