Данный регламент был разработан в 1999 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Назначение

Настоящий документ определяет: 

• алгоритмы учёта погрузо-разгрузочных работ по складской деятельности ОАО «Хладокомбинат»,
• формы используемых документов,
• временные (регламентные) сроки движения документов учёта работ.

2. Порядок учёта погрузо-разгрузочных работ (ПРР)

Учёт при погрузо-разгрузочных работах (далее, ПРР) можно разбить на пять этапов: 

2.1. Обработка товара при разгрузке и погрузке транспортного средства (ПРР разгрузки и погрузки)

• Этап обработки товара при разгрузке (погрузке) транспортного средства (см. Схему 1) начинается с подачи Клиентом в Отдел Погрузо-разгрузочных работ (Отдел ПРР) (см. Схему 1, поз. 1) двух экземпляров Заказа-Наряда на выполнение Погрузо-разгрузочных работ (см. Схему 2),
• Отдел ПРР в лице Менеджера (Начальника или дежурного Администратора), приняв от Клиента Заказ-Наряд производит проверку наличия заключённого с Клиентом договора ПРР, правильности оформления доверенности и Заказа-Наряда (см. Схему 1, поз. 2),
• В случае наличия договора ПРР и правильности оформления документов (см. Схему 1, поз. 3), Менеджер по ПРР продолжает дальнейшую обработку заказа (см. Схему 1, поз. 4), иначе отклоняет Заказ-Наряд (см. Схему 1, поз. 5),
• В случае отсутствия договора на ПРР, неправильно оформленной доверенности или Заказа-Наряда, Менеджер по ПРР отклоняет Заказ-Наряд, требуя от Клиента (см. Схему 1, поз. 5) правильного оформления документов, заключения договора,
• Если документы оформлены правильно, Менеджер по ПРР определяет виды, объёмы и сроки выполнения работ (см. Схему 1, поз. 4),
• Менеджер по ПРР в соответствии с планом выполнения работ по предыдущим Заказам-Нарядам, после согласования с Клиентом времени начала работ, записывает в обоих экземплярах Заказа-Наряда дату и время начала и окончания работ, присваивает регистрационный номер Заказа, ставит дату и время приёма Заказа-Наряда. После этого Менеджер ПРР регистрирует Заказ-Наряд в Журнале регистраций Заказов (см. Схему 3) и визирует Заказ-наряд «Заказ принят» (см. Схему 1, поз. 6),
• Менеджер ПРР отдаёт первый экземпляр Заказа-Наряда с отметкой о регистрации Клиенту (см. Схему 1, поз. 7),
• Менеджер ПРР ставит Заказ-Наряд в рабочий план и делает три копии Заказа-Наряда (см. Схему 1, поз. 8),
• Транспортное средство (автомобиль) в случае прибытия на Хладокомбинат раньше срока, указанного в Заказе-Наряде, остаётся перед въездом на Хладокомбинат (см. Схему 1, поз. 9),
• Прибывшее на Хладокомбинат транспортное средство (автомобиль), охрана пропускает только в соответствии со временем начала работ, указанного в Заказе-Наряде (см. Схему 1, поз. 10),
• После поступления информации о прибытии транспортного средства (автомобиля) к воротам Хладокомбината, Менеджер ПРР распределяет Заказ-Наряд по бригадам (см. Схему 1, поз. 11),
• Менеджер ПРР даёт разрешение для пропуска транспортного средства на территорию Хладокомбината и постановки транспортного средства к пандусу (см. Схему 1, поз. 12),
• Менеджер ПРР передаёт три экземпляра Заказа-Наряда Бригадиру бригады, которая будет выполнять работу по разгрузке (погрузке) три экземпляра Заказа-Наряда (см. Схему 1, поз. 13),
• Бригадир передаёт один экземпляр Заказа-Наряда Кладовщику камеры, куда (откуда) будет производится разгрузка (погрузка) транспортного средства (см. Схему 1, поз. 14),
• Бригадир передаёт один экземпляр Заказа-Наряда Экспедитору транспортного средства, откуда (куда) будет производится разгрузка (погрузка) (см. Схему 1, поз. 15),
• Бригада выполняет работы по разгрузке (погрузке) (см. Схему 1, поз. 16),
• Так как бригада несёт материальную ответственность за разгружаемый (погружаемый) товар, производится контроль за разгружаемым из транспортного средства (извлекаемого из камеры). Для этого производится идентификация товара в транспортном средстве Бригадиром совместно с Экспедитором (см. Схему 1, поз. 17),
• Бригадир сравнивает товар в транспортном средстве с товаром в Заказе-Наряде (см. Схему 1, поз. 18),
• Если товар соответствует Заказу-Наряду, то производится его счёт при разгрузке транспортного средства (см. Схему 1, поз. 19),
• В противном случае, в Заказ-Наряд вписывается новая номенклатура и производится счёт новой номенклатуры (см. Схему 1, поз. 20),
• По мере выгрузки товара с транспортного средства производится счёт и запись в Заказ-Наряд (экземпляр Экспедитора) количества выгружаемого товара (см. Схему 1, поз. 21),
• Так как бригада несёт материальную ответственность за разгружаемый (погружаемый) товар, производится контроль за товаром, передаваемым Кладовщику в камере. Для этого производится идентификация товара в камере Бригадиром совместно с Кладовщиком (см. Схему 1, поз. 22),
• Бригадир сравнивает товар в камере с товаром в Заказе-Наряде (см. Схему 1, поз. 23),
• Если товар соответствует Заказу-Наряду, то производится его счёт при загрузке в камеру (см. Схему 1, поз. 24),
• В противном случае, в Заказ-Наряд вписывается новая номенклатура и производится счёт новой номенклатуры (см. Схему 1, поз. 25),
• По мере загрузки товара в камеру производится счёт и запись в Заказ-Наряд (экземпляр Кладовщика) количества загружаемого товара (см. Схему 1, поз. 26),
• После окончания работ все экземпляры Заказа-Наряда заполняются данными из экземпляра Экспедитора и Кладовщика, фиксируется время окончания работ и подписываются со стороны Экспедитора, Кладовщика, Бригадира, Менеджера ПРР (см. Схему 1, поз. 27),
• Один экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Клиенту (Кладовщику) (см. Схему 1, поз. 28),
• Второй экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Экспедитору (см. Схему 1, поз. 29),
• Третий экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Менеджеру ПРР (см. Схему 1, поз. 30),
• Четвёртый экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Бригадиру (см. Схему 1, поз. 31),
• Третий экземпляр Заказа-Наряда Менеджер ПРР после регистрации отдаёт в Бухгалтерию (см. Схему 1, поз. 32),
• В соответствии с Договором на ПРР Бухгалтерия производит начисления и формирует (см. Схему 1, поз. 33) Акт выполнения работ ПРР (см. Схему 4), 2.1.34. В соответствии со сдельной оплатой труда грузчиков по ПРР Бухгалтерия производит начисления и формирует (см. Схему 1, поз. 34) Акт об оплате по выполнении работ ПРР (см. Схему 5).

2.2. Обработка товара при перемещении

• Этап обработки товара при перемещении из камеры в камеру или из транспортного средства в транспортное средство (см. Схему 6) начинается с подачи Клиентом в Отдел Погрузо-разгрузочных работ (Отдел ПРР) (см. Схему 6, поз. 1) двух экземпляров Заказа-Наряда на выполнение Погрузо-разгрузочных работ (см. Схему 2),
• Отдел ПРР в лице Начальника (дежурного Администратора), приняв от Клиента Заказ-Наряд производит проверку наличия заключённого с Клиентом договора ПРР, правильности оформления доверенности и Заказа-Наряда (см. Схему 6, поз. 2),
• В случае наличия договора ПРР и правильности оформления документов (см. Схему 6, поз. 3), Менеджер по ПРР (Начальник ПРР, дежурный администратор) продолжает дальнейшую обработку Заказа (см. Схему 6, поз. 5), иначе отклоняет Заказ-Наряд (см. Схему 6, поз. 4),
• В случае отсутствия договора на ПРР, неправильно оформленной доверенности или Заказа-Наряда, Менеджер по ПРР отклоняет Заказ-Наряд, требуя от Клиента (см. Схему 6, поз. 4) правильного оформления документов, заключения договора,
• Менеджер по ПРР определяет виды, объёмы и сроки выполнения работ (см. Схему 6, поз. 5),
• Менеджер по ПРР в соответствии с планом выполнения работ по предыдущим Заказам-Нарядам, после согласования с Клиентом времени начала работ, записывает в обоих экземплярах Заказа-Наряда дату и время начала и окончания работ, присваивает регистрационный номер Заказа, ставит дату и время приёма Заказа-Наряда и визирует «Заказ принят» (см. Схему 6, поз. 6),
• Менеджер ПРР отдаёт первый экземпляр Заказа-Наряда с отметкой о регистрации Клиенту (см. Схему 6, поз. 7),
• Менеджер ПРР ставит Заказ-Наряд в рабочий план и делает три копии Заказа-Наряда (см. Схему 6, поз. 8),
• Менеджер ПРР распределяет работы по бригадам (см. Схему 6, поз. 9),
• Менеджер ПРР передаёт три экземпляра Заказа-Наряда Бригадиру бригады, которая будет выполнять работу по разгрузке (погрузке) три экземпляра Заказа-Наряда (см. Схему 6, поз. 10),
• Бригадир передаёт один экземпляр Заказа-Наряда Кладовщику первой камеры (Экспедитору 1), куда (откуда) будет производится выгрузка (загрузка) (см. Схему 6, поз. 11),
• Бригадир передаёт один экземпляр Заказа-Наряда Кладовщику второй камеры (Экспедитору 2), откуда (куда) будет производится выгрузка (загрузка) (см. Схему 6, поз. 12),
• Бригада выполняет работы по разгрузке (погрузке) (см. Схему 6, поз. 13),
• Так как бригада несёт материальную ответственность за выгружаемый (загружаемый) товар, производится контроль за разгружаемым из одной камеры (транспортного средства). Для этого производится идентификация Бригадиром совместно с Кладовщиком 1 (Экспедитором 1) товара в первой камере (транспортном средстве) (см. Схему 6, поз. 14),
• Бригадир сравнивает товар в первой камере (транспортном средстве) с товаром в Заказе-Наряде (см. Схему 6, поз. 15),
• Если товар соответствует Заказу-Наряду, то производится его счёт при выгрузке из первой камеры (транспортного средства) (см. Схему 6, поз. 16),
• В противном случае, в Заказ-Наряд вписывается новая номенклатура и производится счёт новой номенклатуры (см. Схему 6, поз. 17),
• По мере выгрузки товара из первой камеры (транспортного средства) производится счёт и запись в Заказ-Наряд (экземпляр Кладовщика 1 или Экспедитора 1) количества выгружаемого товара (см. Схему 6, поз. 18),
• Так как бригада несёт материальную ответственность за выгружаемый (загружаемый) товар, производится контроль за товаром, передаваемым Кладовщику 2 (Экспедитору 2) во второй камере (транспортном средстве). Для этого производится идентификация Бригадиром совместно с Кладовщиком 2 товара во второй камере (втором транспортном средстве) (см. Схему 6, поз. 19),
• Бригадир сравнивает товар во второй камере (транспортном средстве) с товаром в Заказе-Наряде (см. Схему 6, поз. 20),
• Если товар соответствует Заказу-Наряду, то производится его счёт при загрузке во вторую камеру (транспортное средство) (см. Схему 6, поз. 21),
• В противном случае, в Заказ-Наряд вписывается новая номенклатура и производится счёт новой номенклатуры (см. Схему 6, поз. 22),
• По мере загрузки товара во вторую камеру (транспортное средство) производится счёт и запись в Заказ-Наряд (экземпляр Кладовщика 2) количества загружаемого товара (см. Схему 6, поз. 23),
• После окончания работ все экземпляры Заказа-Наряда заполняются данными из экземпляра Кладовщика 1 (Экспедитора 1) и Кладовщика 2 (Экспедитора 2), фиксируется время окончания работ и подписываются со стороны Кладовщиков (Экспедиторов), Бригадира, Менеджера ПРР (см. Схему 6, поз. 24),
• Один экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Кладовщику 1 (Экспедитору 1) (см. Схему 6, поз. 25),
• Второй экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Кладовщику 2 (Экспедитору 2) (см. Схему 6, поз. 26),
• Третий экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Менеджеру ПРР (см. Схему 6, поз. 27),
• Четвёртый экземпляр Заказа-Наряда отдаётся Бригадиру (см. Схему 6, поз. 28),
• Третий экземпляр Заказа-Наряда Менеджер ПРР после регистрации отдаёт в Бухгалтерию (см. Схему 3, поз. 29),
• В соответствии с Договором на ПРР Бухгалтерия производит начисления и формирует (см. Схему 6, поз. 30) Акт выполнения работ ПРР (см. Схему 4),
• В соответствии со сдельной оплатой труда грузчиков по ПРР Бухгалтерия производит начисления и формирует (см. Схему 6, поз. 31) Акт об оплате по выполнении работ ПРР (см. Схему 5),

2.3. Ежедневные начисления

• Ежедневно Бухгалтерия на основании Договора ПРР, сдельной оплаты грузчиков и Актов выполнения работ ПРР производит начисление по ПРР для Клиента и заработной платы грузчиков за прошедшие сутки (см. Схему 7).

2.4. Периодические начисления

• Еженедельно Бухгалтерия на основании данных по начисленным работам ПРР (см. Схему 7) три экземпляра Листа согласования ежедневного выполнения работ, оказания услуг (см. Схему 8),
• Еженедельно (по понедельникам) Бухгалтерия направляет в Клиентский отдел три экземпляра Листа согласования для сверки и ставит его на контроль. Контроль подразумевает возврат оформленного Листа согласований из Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 1 рабочего дня.
• Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и передаёт три экземпляра в Отдел ПРР,
• Отдел ПРР в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и возвращает два экземпляра в Клиентский отдел.
• Начальник Клиентского отдела и Клиент в течении 1 рабочего часа (часа подачи) подписывают (см. Схему 7) два экземпляра Листа согласования, после чего оба экземпляра документа передаётся в Бухгалтерию для оформления.
• Бухгалтерия в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (ставит печать) два экземпляра Листа согласования, один из которых оставляет, а второй возвращает в Клиентский отдел для передачи Клиенту.
• Клиентский отдел выдаёт Клиенту один экземпляр Листа согласования.

2.5. Ежемесячные начисления

• Бухгалтерия (см. Схему 7) на основании Договора ПРР, Листов согласования производит начисление суммы выполненных работ за месяц, формирует Счёт на оплату за 3 дня до регламентируемого договором ответственного хранения срока выставления Счетов на оплату, Акт о выполнении погрузочно-разгрузочных работ (см. Схему 9) и Счёт - фактуру на работы - в течении 2 рабочих дней после окончания месяца. Счета и Акт о выполнении работ направляются в Клиентский отдел. Бухгалтерия контролирует возвращение подписанных экземпляров Счетов и Акта из Клиентского отдела в Бухгалтерию. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счетов, Акта.
• Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (подписывает) два экземпляра Счета на оплату, Акта о выполнении ПРР и Счета - фактуры на работы со стороны ОАО «Хладокомбинат», передаёт эти документы Клиенту (представителю Клиента по доверенности) для оформления со стороны Клиента, контролирует возврат документов от Клиента. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиента в Клиентский отдел в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счета, Акта.
• После оформления документов со стороны Клиента один экземпляр Счета на оплату, Акта о выполнении ПРР и Счета - фактуры на работы Клиентский отдел передаёт в Бухгалтерию.