1. Цель

Введение Порядка планирования продаж предназначено для повышения эффективности работы Отдела продаж. Применение ежеквартального, ежемесячного, ежедневного и индивидуального планирования позволит ставить чёткие задачи Менеджерам по продажам и постоянно контролировать процесс продаж.

2. Используемые документы

В настоящем Регламенте используются следующие формы документов:

1. «Индивидуальный план продаж с отчётной частью»;
2. «Дневной план продаж»;
3. «Недельный план продаж»;
4. «Месячный план продаж»;
5. «Квартальный план продаж»;
6. «Годовой план продаж»;
7. «Отчёт по дневному плану продаж»;
8. «Отчёт по недельному плану продаж»;
9. «Отчёт по месячному плану продаж»;
10. «Отчёт по квартальному плану продаж»;
11. «Отчёт по годовому плану продаж».

3. Участники документооборота

В настоящем Регламенте упоминаются следующие участники:

1. Генеральный директор;
2. Финансовый директор;
3. Коммерческий директор;
4. Менеджер по продажам.

4. Процесс планирования продаж

Алгоритм планирования продаж состоит из следующих этапов:

• Годовое планирование,
• Квартальное планирование,
• Месячное планирование,
• Недельное планирование,
• Дневное планирование.

и представлен на Схеме 1.

• Исходя из планов Компании, Коммерческий директор формирует документ «Годовой план продаж» (см. Схема 1, поз. 1). Годовой план продаж формируется по номенклатурным группам и средним ценам по каждой номенклатурной группе,
• Финансовый директор согласует Годовой план продаж, внеся его данные в годовые финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 2),
• Генеральный директор утверждает Годовой план продаж Компании (см. Схема 1, поз. 3). На этом заканчивается стадия годового планирования,
• Начинается этап квартального планирования. Определяется: является ли планируемый квартал первым в году (см. Схема 1, поз. 4),
• Если планируемый квартал является первым в году, то исходя из Годового плана продаж Коммерческий директор формирует документ «Квартальный план продаж» (см. Схема 1, поз. 5). Квартальный план продаж формируется по номенклатурным группам, номенклатурам и средним ценам по каждой номенклатурной группе и номенклатурным ценам,
• Финансовый директор согласует Квартальный план продаж, внеся его данные в квартальные финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 6),
• Генеральный директор утверждает Квартальный план продаж Компании (см. Схема 1, поз. 7). На этом заканчивается стадия квартального планирования,
• Если планируемый квартал не является первым в году, то исходя из Годового плана продаж и фактического исполнения данного Годового плана за истекшие кварталы, Коммерческий директор формирует скорректированный документ «Квартальный план продаж» (см. Схема 1, поз. 8),
• Финансовый директор согласует скорректированный Квартальный план продаж, внеся его данные в квартальные финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 9),
• Генеральный директор утверждает скорректированный Квартальный план продаж Компании (см. Схема 1, поз. 10). На этом заканчивается стадия квартального планирования,
• Начинается этап месячного планирования. Определяется: является ли планируемый месяц первым в квартале (см. Схема 1, поз. 11),
• Если планируемый месяц является первым в квартале, то исходя из Квартального плана продаж Коммерческий директор формирует документ «Месячный план продаж» (см. Схема 1, поз. 12). Месячный план продаж формируется по номенклатурам и номенклатурным ценам,
• Финансовый директор согласует Месячный план продаж, внеся его данные в месячные финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 13),
• Генеральный директор утверждает Месячный план продаж Компании (см. Схема 1, поз. 14),
• Если планируемый месяц не является первым в квартале, то исходя из Квартального плана продаж и фактического исполнения данного Квартального плана за истекшие месяцы, Коммерческий директор формирует скорректированный документ «Месячный план продаж» (см. Схема 1, поз. 15),
• Финансовый директор согласует скорректированный Месячный план продаж, внеся его данные в месячные финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 16),
• Генеральный директор утверждает скорректированный Месячный план продаж Компании (см. Схема 1, поз. 17). На этом заканчивается стадия месячного планирования,
• Начинается этап недельного планирования. Определяется: является ли планируемая неделя первой в месяце (см. Схема 1, поз. 18),
• Если планируемая неделя является первой в месяце, то исходя из Месячного плана продаж Коммерческий директор формирует документ «Недельный план продаж» (см. Схема 1, поз. 19). Недельный план продаж формируется по номенклатурам и номенклатурным ценам,
• Финансовый директор согласует Недельный план продаж, внеся его данные в недельные финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 20),
• Если планируемая неделя не является первой в месяце, то исходя из Месячного плана продаж и фактического исполнения данного Месячного плана за истекшие недели, Коммерческий директор формирует скорректированный документ «Недельный план продаж» (см. Схема 1, поз. 21),
• Финансовый директор согласует скорректированный Недельный план продаж, внеся его данные в недельные финансовые планы Компании (см. Схема 1, поз. 22). На этом заканчивается стадия недельного планирования,
• Начинается этап дневного планирования. Определяется: является ли планируемый день первым в неделе (см. Схема 1, поз. 23),
• Если планируемый день является первым в неделе, то исходя из Недельного плана продаж Начальник Отдела продаж формирует документ «Дневной план продаж» (см. Схема 1, поз. 24). Дневной план продаж формируется по номенклатурам и номенклатурным ценам,
• Если планируемый день не является первым в неделе, то исходя из Недельного плана продаж и фактического исполнения данного Недельного плана за истекшие дни, Начальник Отдела продаж формирует скорректированный документ «Дневной план продаж» (см. Схема 1, поз. 25),
• Исходя из Дневного плана продаж, Начальник Отдела продаж формирует для каждого менеджера по продажам документ «Индивидуальный план продаж с отчётной частью» (см. Схема 1, поз. 26). На этом заканчивается стадия дневного планирования и алгоритм планирования продаж.

5. Процесс формирования отчётности по исполнению планов продаж

Алгоритм формирования отчётности по исполнению плана продаж состоит из следующих этапов:

• Дневная отчётность,
• Недельная отчётность,
• Месячная отчётность,
• Квартальная отчётность,
• Годовая отчётность.

и представлен на Схеме 2.

• По результатам продаж дня Менеджер Отдела продаж заполняет отчётную часть документа «Индивидуальный план продаж с отчётной частью» (см. поз. 1),
• Начальник Отдела продаж на основании поданных Менеджерами индивидуальных отчётов формирует документ «Отчёт по дневному плану продаж (см. поз. 2). На этом заканчивается стадия дневной отчётности,
• Коммерческий директор на основании поданных Начальником Отдела продаж дневных отчётов формирует документ «Отчёт по недельному плану продаж (см. поз. 3),
• Финансовый директор согласует Отчёт по недельному плану продаж, используя его данные в недельных финансовых отчётах (см. поз. 4). На этом заканчивается стадия недельной отчётности,
• Определяется: является ли отчётная неделя последней в месяце (см. поз. 5). Если не является, то происходит запуск стадии недельной отчётности,
• сли неделя оказывается последней, то Коммерческий директор на основании недельных отчётов формирует документ «Отчёт по месячному плану продаж» (см. поз. 6),
• инансовый директор согласует Отчёт по месячному плану продаж, используя его данные в месячных финансовых отчётах (см. поз. 7),
• Генеральный директор утверждает Отчёт по месячному плану продаж (см. поз. 8). На этом заканчивается стадия месячной отчётности,
• Определяется: является ли отчётный месяц последним в квартале (см. поз. 9). Если не является, то происходит запуск стадии месячной отчётности,
• Если месяц оказывается последним, то Коммерческий директор на основании месячных отчётов формирует документ «Отчёт по квартальному плану продаж» (см. поз. 10),
• Финансовый директор согласует Отчёт по квартальному плану продаж, используя его данные в квартальных финансовых отчётах (см. поз. 11),
• Генеральный директор утверждает Отчёт по квартальному плану продаж (см. поз. 12). На этом заканчивается стадия квартальной отчётности,
• Определяется: является ли отчётный квартал последним в году (см. поз. 13). Если не является, то происходит запуск стадии квартальной отчётности,
• Если квартал оказывается последним, то Коммерческий директор на основании квартальных отчётов формирует документ «Отчёт по годовому плану продаж» (см. поз. 14),
• Финансовый директор согласует Отчёт по годовому плану продаж, используя его данные в годовых финансовых отчётах (см. > поз. 15),
• Генеральный директор утверждает Отчёт по годовому плану продаж (см. поз. 16). На этом заканчивается стадия годовой отчётности.