Данный Регламент разработан в 2002 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Цель

Введение Порядка проведения продаж предназначено для оптимизации и повышения эффективности продаж.

2. Используемые документы

В настоящем Порядке используются следующие типы документов:

• План продаж (ПП);
• Заявка на продажу товара (ЗП);
• Счёт на оплату;
• Накладная;
• Счёт-фактура.

3. Участники документооборота

В настоящем Порядке участвуют следующие участники:

• Начальник Отдела продаж;
• Менеджер по продажам;
• Менеджер Отдела по оформлению документов;
• Менеджер Финансового отдела;
• Кладовщик;
• Клиент.

4. Процедуры

Процедура продажи товара проходит следующие этапы (см. Схему 1):

1. Формирование Плана продаж,
2. Переговоры с Клиентом,
3. Уточнение цены,
4. Оформление и подписание Заявки на покупку,
5. Подготовка документов на товар,
6. Получение суммы по счету на р/с,
7. Отгрузка товара Клиенту,
8. Получение копии накладной.

Алгоритм этапа переговоров и согласования представлен на Схеме 1.

1. Начальник отдела продаж формирует «Планы продаж» на день для каждого из Менеджеров по продажам и рассылает их по соответствующим Менеджерам.
2. Менеджер по продажам получает свой дневной «План продаж» с информацией о номенклатуре, объеме и цене товара.
3. Менеджер совершает телефонный звонок Клиенту.
4. Менеджер предлагает Клиенту Товар.
5. Клиент передаёт Менеджеру по продажам информацию о своих потребностях.
6. Менеджер по продажам проверяет наличие запрашиваемого клиентом товара по «Плану продаж».
7. Если Товара нет, то Менеджер по продажам предлагает другой Товар из «Плана продаж».
8. Если Клиенту не нужен другой Товар, то Клиент отказывается от предложения и от сделки.
9. Если Клиента интересует другой Товар, то Менеджер по продажам предлагает клиенту другой Товар из «Плана продаж».
10. Если запрашиваемый Клиентом Товар есть (согласно «Плану продаж»), то Менеджером по продажам проверяется достаточность его объёма согласно «Плану продаж».
11. Если Товара (согласно «Плану продаж») для Клиента не хватает, то Менеджер по продажам запрашивает информацию о наличии этого Товара у Начальника отдела продаж.
12. Начальник отдела продаж сообщает информацию о наличии Товара на складе Менеджеру по продажам, который передаёт её Клиенту.
13. Если Клиенту хватает объёма Товара, то Менеджер начинает процесс согласования цены Товара с Клиентом.
14. Если Клиент не соглашается на предложенную цену за Товар, то Менеджер по продажам предлагает скидку (разрешённую для Менеджера по продажам).
15. Если скидка не интересна Клиенту, то он отказывается от Товара и от сделки.
16. Если Клиенту интересна скидка, то Менеджер по продажам запрашивает подтверждение скидки у Начальника отдела продаж.
17. Начальник отдела продаж сообщает скидку Менеджеру по продажам, который передаёт её Клиенту.
18. Клиент рассматривает предложение о новой стоимости Товара с учётом скидки.
19. Если Клиента устраивает цена товара, то Менеджер по продажам запрашивает реквизиты Клиента для подготовки документов по сделке.
20. Клиент передает реквизиты для оформления документов.
21. Менеджер по продажам оформляет «Заявку на продажу товара».
22. Менеджер по продажам передает «Заявку на продажу товара» Начальнику отдела продаж на подпись.
23. Если Начальник отдела продаж отказывает в подписании «Заявки на продажу товара», то Менеджер по продажам проверяет наличие запрашиваемого количества Товара.
24. Если Начальник отдела продаж подписывает «Заявку на продажу товара», то Менеджер по продажам передаёт её Менеджеру отдела выписки документов.
25. Менеджер отдела выписки документов готовит Счёт на оплату и передает его Менеджеру по продажам.
26. Менеджер по продажам пересылает Счёт на оплату Клиенту по факсу.
27. Если Клиент не подтверждает получение факса, то Менеджер по продажам пересылает Счёт по факсу до тех пор пока Клиент не подтвердит получение факса.
28. Если Клиент получает Счёт, то Менеджер по продажам интересуется у Клиента: оплачен ли Счёт.
29. Если Счёт не оплачивается Клиентом, то сделка считается не состоявшейся.
30. Если Менеджер Финансового отдела не подтверждает поступление суммы на расчетный счет, то Менеджер по продажам узнает у Клиента причину неоплаты.
31. Если Менеджер Финансового отдела подтверждает поступление суммы на расчетный счет, то Менеджер по продажам передаёт информацию об этом Менеджеру Отдела выписки документов для подготовки Накладной на товар и Счёта-фактуры.
32. Менеджер Отдела выписки документов передаёт Менеджеру по продажам подготовленные экземпляры Накладной на товар и Счёта-фактуры.
33. Менеджер по продажам передаёт экземпляр Накладной Кладовщику (курьером).
34. Менеджер по продажам передаёт Клиенту его экземпляр Накладной и Счёта-фактуры.
35. Клиент предъявляет свой экземпляр Накладной Кладовщику.
36. Кладовщик сверяет оба экземпляра Накладной.
37. Кладовщик предъявляет Клиенту Товар.
38. Клиент подписывает оба экземпляра Накладной.
39. Клиент передает подписанный экземпляр Накладной Кладовщику.
40. Кладовщик даёт разрешение на отгрузку Товара.
41. Клиент вывозит Товар.
42. Кладовщик передает Накладную, подписанную Клиентом, Менеджеру отдела выписки документов.