1. Цель

Введение регламента «Продажа товаров» предназначено для повышения эффективности работы Отдела продаж и оптимизации документооборота Отдела продаж.

2. Используемые документы

В настоящем Регламенте используются следующие формы документов:

1. «Индивидуальный план продаж с отчётной частью»;
2. «Заявка на продажу товара»;
3. «Информация о Клиенте»;
4. «Счёт на оплату»;
5. «Накладная»;
6. «Счёт-фактура».

3. Участники документооборота

В настоящем Регламенте упоминаются следующие участники:

1. Начальник отдела продаж;
2. Менеджер по продажам;
3. Клиент;
4. Менеджер по оформлению документов;
5. Кладовщик.

4. Процесс продажи товара

Процесс продажи товара состоит из следующих этапов:

• Этап переговоров с Клиентом и согласования условий сделки,
• Этап подготовки документов для осуществления сделки и контроля оплаты счета,
• Этап отгрузки товара и завершения сделки.

5. Этап переговоров с Клиентом и согласования условий сделки

Алгоритм этапа переговоров и согласования представлен на Схеме 1.

• Начальник отдела продаж передаёт Менеджеру по продажам оригинал «Индивидуального плана продаж» с информацией о номенклатуре, объёме и цене Товара, который планируется для реализации Менеджером по продажам (см. Схема 1, поз. 1). «Индивидуальный план продаж» должен быть подписан Начальником отдела продаж. Копию «Индивидуального плана продаж» Начальник отдела продаж хранит у себя в специальной папке «Для индивидуальных планов продаж»,
• Менеджер по продажам производит поиск Клиента для запланированных к продаже Товара (см. Схема 1, поз. 2),
• Менеджер по продажам предлагает Клиенту Товар согласно полученному «Индивидуальному плану продаж» (см. Схема 1, поз. 3),
• Клиент сообщает Менеджеру по продажам свои потребности в Товаре по номенклатуре, количеству, желаемой цене (см. Схема 1, поз. 4),
• Менеджер по продажам проверяет наличие интересующего Клиента Товара (см. Схема 1, поз. 5),
• Если такого Товара в наличии нет, то Менеджер по продажам интересуется у Клиента: нужен ли ему другой Товар на замену отсутствующего (см. Схема 1, поз. 6). Если Клиент не согласен на замену Товара, то переговоры завершаются отказом от сделки по данному Товару,
• Если такой Товара в наличии есть, то Менеджер по продажам интересуется у Клиента: удовлетворяет ли его цена на Товар (см. Схема 1, поз. 7). Если цена на Товар удовлетворяет Клиента, то данный алгоритм переговоров с Клиентом и согласования условий сделки завершается и запускается следующий алгоритм подготовки документов для осуществления сделки и контроля оплаты счета,
• Если предлагаемая цена на Товар Клиента не удовлетворяет, то Менеджер по продажам интересуется у Клиента: возможно ли предложить скидку к цене на Товар (см. Схема 1, поз. 8). Если Клиент не согласен на предложенную величину скидки к цене на Товар, то переговоры завершаются отказом от сделки по данному Товару,
• Если скидка к цене на Товар интересует Клиента, то Менеджер по продажам формирует запрос к Начальнику Отдела продаж на возможную скидку к цене на данный Товар (см. Схема 1, поз. 9),
• Начальник Отдела продаж определяет цену со скидкой на данный Товар для Клиента (см. Схема 1, поз. 10),
• Менеджер по продажам формирует для Клиента предложение по данному Товару с учётом разрешённой скидки (см. Схема 1, поз. 11),
• Клиент рассматривает предложение по данному Товару с учётом разрешённой скидки (см. Схема 1, поз. 12). После чего алгоритм возвращается на позицию 7 данного алгоритма.

6. Этап подготовки документов для осуществления сделки и контроля оплаты счета

Алгоритм этапа подготовки документов для осуществления сделки и контроля оплаты счета представлен на Схеме 2.

• Менеджер по продажам проверяет: есть ли реквизиты Клиента для формирования документов по сделке продажи Товара (см. Схема 2, поз. 1),
• Если реквизитов Клиента для формирования документов по сделке продажи Товара у Менеджера по продажам нет, то он запрашивает необходимые для оформления документов реквизиты у Клиента (см. Схема 2, поз. 2) по форме документа «Информация о Клиенте»,
• Клиент заполняет графы документа «Информация о Клиенте» (см. Схема 2, поз. 3),
• При наличии реквизитов Клиента, а также после получения от Клиента заполненного документа «Информация о Клиенте», Менеджер по продажам заполняет Заявку на продажу Товара (см. Схема 2, поз. 4). по форме документа «Заявку на продажу Товара»,
• Менеджера по продажам передаёт заполненную Заявку на продажу Товара Начальнику Отдела продаж для проверки (см. Схема 2, поз. 5),
• Начальник Отдела продаж проверяет Заявку на продажу Товара на корректность цены, формы, условий и срока оплаты (см. Схема 2, поз. 6). Если Заявка не корректна, то Начальник Отдела продаж возвращает её Менеджеру по продажам для формирования нового предложения (см. Схема 2, поз. 3),
• Если Заявка корректна, то Начальник Отдела продаж визирует её и возвращает Менеджеру по продажам для дальнейшей работы (см. Схема 2, поз. 7),
• Начальник Отдела продаж архивирует копию Заявки на продажу Товара для дальнейшего её учёта (см. Схема 2, поз. 8),
• Менеджер по продажам учитывает данные по реализации товара (см. Схема 2, поз. 9) в отчётной части документа «Индивидуальный план продаж» и передаёт Заявку на продажу Товара Менеджеру по оформлению документов,
• Менеджер по оформлению документов формирует Счёт на оплату для передачи Клиенту (см. Схема 2, поз. 10),
• Менеджер по оформлению документов передаёт Счёт на оплату Клиенту по всем имеющимся каналам связи (см. Схема 2, поз. 11),
• Менеджер по продажам проверяет: получил ли Клиент Счёт на оплату (см. Схема 2, поз. 12). Если Клиент Счёт на оплату не получил, то он даёт указание Менеджеру по оформлению документов на повторную отправку Клиенту Счёта на оплату (см. Схема 2, поз. 11),
• Если Клиент Счёт на оплату получил, то Менеджер по продажам проверяет: оплату Клиентом Счёт (см. Схема 2, поз. 13),
• Если Клиент Счёт не оплатил (см. Схема 2, поз. 14), то он продолжает в течении заданного срока ежедневно проверять оплату счёта (см. Схема 2, поз. 13),
• Если Клиент Счёт оплатил, то Менеджер по продажам даёт указание Менеджеру по оформлению документов на оформление документов «Счёт-фактура» и «Накладная» на Товар (см. Схема 2, поз. 15). На этом данный алгоритм подготовки документов для осуществления сделки и контроля оплаты счета завершается и запускается следующий алгоритм отгрузки товара и завершения сделки.

7. Этап отгрузки товара и завершения сделки

Алгоритм этапа отгрузки товара и завершения сделки представлен на Схеме 3.

• Менеджер по продажам передаёт соответствующие экземпляры Накладной и Счёта-фактуры Клиенту и Кладовщику (см. Схема 3, поз. 1),
• Клиент предъявляет свой экземпляр Накладной Кладовщику для отгрузки Товара (см. Схема 3, поз. 2),
• Кладовщик проверяет: корректна ли полученная от Клиента Накладная, сравнивая её с полученной от Менеджера по продажам (см. Схема 3, поз. 3). Если Накладная некорректна, то Кладовщик возвращает Накладную Клиенту для обращения к менеджеру по продажам и формирования корректной Накладной (см. Схема 2, поз. 15),
• Если накладная корректна, то Кладовщик формирует партию Товара для отгрузки Клиенту согласно Накладной (см. Схема 3, поз. 4),
• Клиент проверяет Товар согласно Накладной, подписывает все экземпляры отгрузочных документов (Накладной и Счёта-факторы) и возвращает документы Кладовщику (см. Схема 3, поз. 5),
• Кладовщик оформляет отгрузочные документы (Накладную и Счёт-фактору) для выпуска Товара и возвращает соответствующие экземпляры документов Клиенту (см. Схема 3, поз. 6),
• Клиент получает и вывозит Товар со склада (см. Схема 3, поз. 7). На этом данный алгоритм отгрузки товара и завершения сделки завершается и завершается процесс продажи товара.