Экономика, Финансы, Организационное развитие Бизнеса
Статьи - Оперативный (управленческий) учёт
|
Оперативный учёт. Часть III. Учётная политика

Третья статья подборки по постановке оперативного учёта в группе компаний посвящена разработке Учётной политики группы компаний.

Первая статья данной подборки уводила в середину 90-х годов прошлого века, когда автор впервые столкнулся с проектом по установке оперативного учёта в группе торговых компаний.

Вторая статья – рассказывает о юридических рисках и юридической схеме торгового бизнеса.

 ****

Учётная политика. Взгляд ПБУ

Первое российский норматив, описывающий учётную политику – Положение по бухгалтерскому учёту, был выпущен Министерством Финансов РФ в 1994. Дальнейшие изменения в 2008 г. и 2015 г. по сути изменили мало определение учётной политики и основные принципы, которые должна она поддерживать.

Итак, законодатель под учётной политикой с 1994 года определяет «принятая <предприятием> совокупность способов ведения бухгалтерского учёта - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности».

Да и основные требования, которые должна обеспечивать Учётная политика остались с тех тор теми же:

  1. «полнота отражения в бухгалтерском учёте всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
  2. своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учёте и бухгалтерской отчётности (требование своевременности);
  3. большую готовность к признанию в бухгалтерском учёте расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
  4. отражение в бухгалтерском учёте фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
  5. тождество данных аналитического учёта оборотам и остаткам по счетам синтетического учёта на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
  6. рациональное ведение бухгалтерского учёта, исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности).»

Почти все. Второе требование о своевременности Минфин своевременно ввёл уже в конце кризисного 2008 г. (октябрь), да ещё усилил экономический акцент в четвёртом требовании о приоритете содержания над формой.

С критичного 2008 года в ПБУ об учётной политике в составе Учётной политики предприятия утверждаются:

  • «рабочий план счетов бухгалтерского учёта, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями своевременности и полноты учёта и отчётности;
  • формы первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, а также документов для внутренней бухгалтерской отчётности;
  • порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
  • способы оценки активов и обязательств;
  • правила документооборота и технология обработки учётной информации;
  • порядок контроля за хозяйственными операциями;
  • другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учёта.»

Норматив Минфина об учётной политике даже в редакции 1994 г. всё равно хорош. И пусть там ещё не было требования по своевременности и перечня документов из состава учётной политики предприятия. Он хорош уже тем, что существовал, что в нём были прописаны (практически) все требования.

Самое удивительно, что ПБУ по учётной политике сейчас есть всё, да и в ещё лучшем виде. Беда в том, что мало где главные бухгалтера действительно разрабатывают учётную политику для того предприятия, где работают. Зачем? В 1С-бухгалтерии уже всё есть. Достаточно, поставить программу поновее (зачем поновее-то?) и вводить проводки.

Учётная политика. Взгляд до кризиса

Хотя перечня документов в ПБУ по учётной политике в 1996 году ещё не было, ясно было, что для Учётной политику группы компаний надо по крайне мере сформировать:

  • План счетов,
  • Типовые проводки для всех хозяйственных операций.

Вопрос: с чего начать с проводок или с плана счетов? Проводок без плана счетов быть не может. План счётов – структура места хранения информации о деятельности предприятия с точки зрения учёта.

Значит надо проанализировать хозяйственную деятельность бизнеса.

Тогда я в первый раз столкнулся с таким интересным эффектом. Спрашиваешь у линейного сотрудника подразделения: «Как ты работаешь? Что делаешь?» А в ответ - разрозненные фразы, которых и собрать-то вместе не просто, а не только понять последовательность операций и действия на каждой из них. Подавляющее большинство обычных (линейных) сотрудников, да и их руководители не могли описать свою профессиональную деятельность.

С одной стороны, я понимал, что, если компания успешна, значит её сотрудники знают своё дело, а, с другой стороны, никак не мог понять: почему они о своей работе не могут рассказать? Может быть стесняются? Но к тому времени я уже примелькался в Компании, со многими были приятельские, даже дружеские отношения. Но и они не могли мне «разложить по полочкам свою ежедневную работу». Позже, на других проекта по организационному развитию бизнеса, проводя описание бизнес-процессов и регламентацию деятельности подразделений, я понял: аналитическими способностями (анализ др.-греч. — разложение, расчленение) обладают сравнительно небольшое количество людей, хотя их и больше, чем «синтетиков» - людей, которые могут «собирать» что-то новое из «разобранных» ранее деталей. Поэтому сделать анализ своей работы могут очень и очень небольшое количество сотрудников.

Ещё одно замеченное мною при первом обходе подразделений. Люди обычно вспоминают что-то необычное, случаи, которые вряд ли можно назвать «штатными». К обычной работе, порой рутинной, эти случаи имеют отношения как исключения из правил, которые эти правила и подтверждают. Но, когда начинаешь допытываться, вспоминания подкладывают только «критические» события, которые мне в тот момент и вовсе не были нужны.

Пройдя первый «круг» по компании, можно было, к сожалению, признать, что порядок движения товара в исследуемом бизнесе прояснился не сильно.

В конце концов, что такое «учётная политика»? Политика, правила учёта хозяйственных операций с точки зрения классической (не обязательно фискальной) бухгалтерии. Что делает бухгалтер? – Учитывает. На основании чего? – Первичных документов. Значит надо собрать все первичные документы бизнеса, так или иначе связанные с товарным оборотом. И я пошёл на «второй круг» - собирать и систематизировать все первичные внешние и внутренние документы бизнеса, связанные с торговым и товарным оборотом.

Информационная структура документа

«Второй круг» вобрал в себя коллекцию из 17 видов товарных документов:

  1. коносаменты,
  2. гарантийные письма,
  3. извещения о готовности,
  4. журналы погрузки и разгрузки,
  5. акты - извещения,
  6. генеральные акты,
  7. автомобильные товарно-транспортные накладные внутренних перевозок,
  8. автомобильные товарно-транспортные накладные международных перевозок,
  9. железнодорожные накладные внутренних перевозок,
  10. железнодорожные накладные международных перевозок,
  11. листы оповещения в выходе транспортных средств,
  12. краткие декларации приёмки товара на склад временного хранения,
  13. акты экспертизы разгрузки корабля,
  14. акты экспертизы (выписки из акта экспертизы) - тальманские листы,
  15. приходные накладные,
  16. накладные на отпуск товара на сторону,
  17. акты приёмки товара.

и 9 видов нетоварных расчётных и платёжных первичных документов:

  1. инвойсы,
  2. кредит мемо,
  3. счета-фактуры,
  4. грузовые таможенные декларации,
  5. документы внутреннего таможенного транзита,
  6. кассовые документы,
  7. банковские документы,
  8. аккредитивы,
  9. письма на оплату.

Как можно судить из перечня: 13 из 17 видов товарных документов связаны с движением (перевозкой) товара и в «домашней» российской бухгалтерии либо используются мало, либо вообще не используются. Эти документы и отражает внешнеэкономическую специфику работы бизнеса.

Анализ информационной сути первичных документов позволил выделить следующие группы реквизитов первичных документов:

  1. реквизиты, идентифицирующие документ,
  2. реквизиты, идентифицирующие участвующие в документе лица,
  3. реквизиты, идентифицирующие местонахождение товара (услуги),
  4. реквизиты, идентифицирующие товар (услугу).

Разобрав все реквизиты первичных документов по категориям, был составлен перечень реквизитов – информационных полей, из которых состоят все первичные документы бизнеса:

  • 1а) номер документа,
  • 1б) дата документа,
  • 1в) тип документа название документа « ... »,
  • 1г) подтип документа,
  • 1д) дата составления,
  • 1е) единиц упаковки ИТОГО,
  • 1ж) вес нетто ИТОГО,
  • 1и) вес брутто ИТОГО,
  • 1к) стоимость вместе с НДС ИТОГО,
  • 1л) НДС в том числе ИТОГО,
  • 1м) номер документа - родителя,
  • 1н) дата документа - родителя,
  • 1о) тип документа - родителя,
  • 2а) лицо, сдающее товар,
  • 2б) лицо, перевозящее товар,
  • 2в) лицо, получающее товар,
  • 3а) пункт отправки,
  • 3б) дата отправки,
  • 3в) пункт доставки,
  • 3г) дата доставки,
  • 3д) тип транспортного средства, места хранения,
  • 3е) идентификатор места I (корабль, секция),>
  • 3ж) идентификатор места II (трюм, вагон),
  • 3и) идентификатор места III (контейнер),
  • 4а) группа товара,
  • 4б) подгруппа товара,
  • 4в) идентификатор поставки (корабля),
  • 4г) идентификатор товара,
  • 4д) название товара,
  • 4е) фасовка,
  • 4ж) количество единиц упаковки,
  • 4и) вес брутто,
  • 4к) вес нетто,
  • 4л) цена единицы упаковки (в т.ч. НДС),
  • 4м) НДС единицы упаковки,
  • 4н) цена веса нетто (в т.ч. НДС),
  • 4о) НДС веса нетто.

Часть реквизитов относятся к количественному формату:

  • 1е) единиц упаковки ИТОГО,
  • 1ж) вес нетто ИТОГО,
  • 1и) вес брутто ИТОГО,
  • 4ж) количество единиц упаковки,
  • 4и) вес брутто,
  • 4к) вес нетто,

часть – к стоимостному:>

  • 1к) стоимость вместе с НДС ИТОГО,
  • 1л) НДС в том числе ИТОГО,
  • 4л) цена единицы упаковки (в т.ч. НДС),
  • 4м) НДС единицы упаковки,
  • 4н) цена веса нетто (в т.ч. НДС),
  • 4о) НДС веса нетто.

Выделились информационные поля с датами:

  • 1б) дата документа,
  • 1д) дата составления,
  • 1н) дата документа - родителя,
  • 3б) дата отправки,
  • 3г) дата доставки,

Некоторые реквизиты требовали формирование определённых словарей, с ограниченным перечнем:

  • 1в) тип документа название документа « ... »,
  • 1г) подтип документа,
  • 1о) тип документа - родителя,
  • 3а) пункт отправки,
  • 3в) пункт доставки,
  • 3д) тип транспортного средства, места хранения,
  • 4а) группа товара,
  • 4б) подгруппа товара,
  • 4г) идентификатор товара,
  • 4д) название товара,
  • 4е) фасовка,

или словарей с открытым перечнем, который может дополняться:

  • 2а) лицо, сдающее товар,
  • 2б) лицо, перевозящее товар,
  • 2в) лицо, получающее товар,
  • 3е) идентификатор места I (корабль, секция),
  • 3ж) идентификатор места II (трюм, вагон),
  • 3и) идентификатор места III (контейнер),
  • 4в) идентификатор поставки (корабля).

Следующим шагом стало «пересобирание» - формирование каждого первичного документа из этих информационных полей.

Такой документ как «Коносамент» стало возможным представить как набор следующих 16 реквизитов (информационных полей):

  • 1а) номер документа,
  • 1б) дата документа,
  • 1в) тип документа - название документа «Bill of Lading»,>
  • 1д) место составления,
  • 2а) отправитель,
  • 2в) получатель,
  • 3а) порт отправки,
  • 3в) порт назначения,
  • 3е) название корабля,
  • 3ж) место хранения на корабле,
  • 4в) идентификатор поставки,
  • 4в) название товара,
  • 4е) фасовка,
  • 4ж) количество единиц упаковки,
  • 4и) вес брутто,
  • 4к) вес нетто.

А информационную структуру первичного документа «Гарантийное письмо» представляют перечень следующих полей:

  • 1б) дата документа,
  • 1в) тип документа - название документа «Request you to deliver such goods to ...»,
  • 1е) единиц упаковки ИТОГО,
  • 1ж) вес нетто ИТОГО,
  • 1м) номер документа - родителя - коносамента,
  • 1о) тип документа - родителя,
  • 2а) отправитель,
  • 2в) получатель письма,
  • 3е) идентификатор места хранения - название корабля,
  • 3ж) идентификатор места - трюм корабля,
  • 4а) группа товара,
  • 4ж) количество единиц упаковки,
  • 4к) вес нетто.

И так со всеми первичными документами.

Все эти требования позже ушли к программистам, формировавшим электронные формы первичных документов, с рекомендацией создать электронные экранные формы первичных документов, полями ввода которых стали выделенные информационные реквизиты бумажных документов.

Двадцать лет тому назад не было того ажиотажа (старательно подогреваемого IT-дизайнерами) о красочности, friendly-интерфейсе экранных форм. Может быть это и к лучшему, весь дизайн электронных форм свёлся к следующим пожеланиям:

  • Расположение полей ввода экранных форм должно быть максимально соответствовать расположению аналогичных полей данных бумажных форм документов,
  • Поля экранных форм документов должны последовательно заполняться, как и при заполнении бумажного документа, прямое / обратное движение по полям ввода клавишей «Tab» / «Alt-Tab»,
  • При вводе поля, «привязанного» к справочнику, должен раскрываться данный справочник, выбор номенклатуры справочника может производиться стрелками, а также вводом первых букв названия выбираемой номенклатуры справочника,
  • При вводе данных в поля должны проводиться проверка:
    • Вводимые даты не должны превышать текущую дату,
    • Данные, которые должны быть получены сложением, умножением, вводятся с бумажного документа вручную. При этом, если арифметическая операция не равна значению, введённому вручную, производится оповещение оператора, обрабатывающего данный бумажный документ,
    • Электронный документ сохраняется только после заполнения всех необходимых для данного типа первичного документа информационных полей.

Понятно было, что желание «держать в базе» информацию обо всех первичных документах, приведёт в росту ручного ввода, ошибкам, Чтобы этого избежать, было принято решение сформировать цепочки электронных документов. Так при разгрузке корабля, формировались электронные документы, в которых можно было выбрать не из всего перечня товарных номенклатур, а только из тех, которые находились на данном корабле. Были и другие «фичи», позволяющие использовать уже введённые в базу документы при передаче товара через цепочку, сформированную юридической схемой бизнеса.

Статус товара и хозяйственные операции

Проработка информационной структуры бумажных документов позволила быстро и эффективно пробежаться по «третьему кругу» общения с операционными подразделениями бизнеса.

Случилось чудо. Сотрудники стали намного более разговорчивее. Не в пример к «первому кругу», когда к ним приставали с «общими вопросами», на этом этапе всё было совсем «конкретно». Абсолютно конкретный документ, поэтому работающие сотрудники с радостью отвечали на вопросы: кто и что там заполняет и что это означает для бизнеса.

По сути каждый документ выписывается контрагентом бизнеса в подтверждении нового статуса товара. Это может быть получение товара капитаном корабля для его транспортировки, или сдача товара в порту доставки товара. После оформления первичного товарного документа, товар может поступить на склад хранения / реализации или выбыть с него для реализации / перемещения на другой склад. Для бизнеса в целом товар может быть на складе (хранения – реализации) или в пути (на склад хранения / реализации). Всё, во всех остальных случаях товар, либо ещё не принадлежит бизнесу, либо уже не принадлежит ему (продажа, потеря и т.п.).

В разбираемом проекте все номера счетов принадлежат к плану счетов, действующему в тот период (1996-98 гг.), поэтому заранее извиняюсь за несоответствие номеров плана счетов к уже привычному теперь. Но истина, должна быть без прикрас.

В рекомендованном плане счетов существуют два счёта, относящихся к товару: «товар», который находится на собственных складах – 41 счёт и товар, отданный на реализацию – 45 счёт. И тот, и другой счёт можно (и нужно) разделить на два субсчёта, один из которых отвечает за нахождение товара на складе хранения / реализации, а второй на движение товара между этими складами – «товар в пути».

Рекомендуемые Минфином Планы счетов для некоторых счётов предусматривают определённые субсчета. Но законодатель разрешает вводить дополнительные субсчёта (непротиворечащие рекомендованным). Причём субсчета могут поддерживать иерархическое построение. К счётам /субсчетам разработчики бухгалтерских программ уже давно предлагают «прикреплять» аналитические признаки в виде объявленных справочников и словарей. Таких аналитических признаков может быть и 3, и 4, и 5. В стандарте 1С имеет до 5 аналитических признаков для каждого бухгалтерского счёта.

Выбор между субсчетами и аналитиками, кажется, очень прост. К аналитикам подключаются справочники, которые могут жить достаточно активной жизнью: в справочники могут добавляться новые статьи. Так при расширении торговой номенклатуры, смены поставщиков, номенклатура товаров будет расти. Если производитель захочет поменять типоразмер или открыть новую линейку похожих номенклатур, для учёта торговых операций придётся добавлять новые статьи в номенклатурном справочнике, который несомненно будет «подвязан» к товарному счёту. Если есть желание (а такое желание не может не быть при организации оперативного учёта в торговом бизнесе) можно учитывать движение товара в определённых железнодорожных вагонах и при этом вести аналитику с номерами вагонов в счетах для товара в пути. То же самое актуально и для контейнерных перевозок, автомобильных, морских или авиационных. О номерах контейнеров, автотранспортных средств, рейсах самолётов или названий кораблей можно узнать из соответствующих транспортных документов.

А вот видов транспортировки не так уж и много: морской, речной, автомобильный, железнодорожный, да авиационный (гужевой транспорт, скорее всего, не в счёт). Вид транспортировки входит в инфраструктуру бизнеса. Если нет возможности получать / посылать товар самолётом – просто нет авиарейсов или даже аэропорта, то и таким транспортом бизнес пользоваться не будет. А если придётся возить морем, то это отдельные специалисты – логистики, работа с морскими портами, стивидорами, сюрвейерами и прочими сопутствующими морскому транспорту атрибутами. Поэтому, формируя счета учёта для товаров в пути, можно открывать отдельные счета для различных видов транспорта, а для каждого из них в аналитике «открывать» справочники с номерами вагонов, контейнеров и т.п.

Как субсчета, так и аналитика, открываемая при них, несёт не только информационную, но скорее даже контрольную функцию. Если не закрыт субсчёт товаров в пути (т.е. существует ненулевое сальдо на определённую дату), на котором отражаются движения товара автотранспортом, то это значит, что на эту дату партия товара перевозится автотранспортом. А может быть и совсем другое. Вариант первый, который приходит на ум, - при вводе кредитовой проводки бухгалтер «забыл» ввести атрибуты автотранспортного средства или ошибся введя другие, формируя кредитовую проводку бухгалтер «снял оборот» с другого субсчёта (допустим железнодорожного). Возможно, что при настройке бухгалтерской программы для работы с товарами в пути в аналитику проводки не «попадает» введённый в электронном документе реквизит автотранспорта.

Обычно, это «прокатывает», да ещё и как прокатывает. Сколько раз своими глазами видел у вроде бы грамотных главных бухгалтеров «перекошенное сальдо» по счетам расчётов с дебиторами и кредиторами. Отгружая товар покупателю, бухгалтер формирует (программным образом) проводку, в которой есть аналитика по договору, счёту на оплату или накладной. Получив же денежные средства в оплату за товар, ни номер договора, ни счёта с накладной не ставит. Почему? Программа не запрашивает по какому счёту на оплату «снимать деньги». Другой ответ: «У нас куча счетов выставляется на данного покупателя, а платит он скопом, разом за всё. Что я должен (должна) делать дополнительную работу, «разнося» суммы по всем этим счетам?»

Резонный ответ бухгалтера – трудоголика, который готов пропадать (почём зря) на работе с утра до вечера. Когда его спросят про задолженности с данным контрагентом, он будет несколько часов выписывать в Excel все выставленные счета, «крыжить» их приходящими от контрагента суммами и, вероятно, получать правильную задолженность. А если надо начислять пени по просрочкам, то такая работа может забрать практически всё рабочее время «трудоголика», не говоря о том, что справки руководство может требовать достаточно часто. «Правильные лентяи» каждый раз будут разносить приходящую сумму по выставленным счетам на оплату, зато потом будут иметь возможность на любую дату формировать стандартный бухгалтерский отчёт по любой требуемой аналитике. А вот, если «аналитика» у такого правильного бухгалтера «не закрывается», имея встречные равное во величине, но различное по знаку сальдо, значит, где-то в учёте проблема – есть ошибка (или ошибки).

Основа оперативного учёта – при увеличении подробности учёта сформировать так систему контроля за учётом, чтобы понимать, что при условии «закрытии дня без ошибок» к нему можно больше не возвращаться (да и никто при оперативном учёте и не даст менять учёт в «задних числах»). Поэтому в развёрнутом балансе каждого дня должны отсутствовать незакрытые сальдо. Лучше сделать организовать субсчета таким образом, чтобы на них всегда были только либо пассивные, либо активные остатки. В таком случае, если на пассивном счёте появляется активный остаток по какой-либо аналитике, это означает безусловную ошибку, которую необходимо срочно устранить.

Этот подход – часть системной верификации учёта, также как двойная запись.

Возвращаясь к проекту, после «третьего круга», когда стала прозрачными схемы и пути движения товара в системе торгового бизнеса, определились статусы товара в пути и на складах, а также документы, которые эти статусы изменяют. Появилась возможность сформировать первую версию рабочего плана счетов и типовые проводки. Типовые проводки были «привязаны» к первичным документам, аналитика плана счетов «брала» данные из этих самых документов.

Юридическая структура бизнеса. Внешние и внутренние документы

Если бы бизнес опирался на одно юридическое лицо, то полученные рабочий план счетов и типовые операции можно было бы начать внедрять. Но юридическая схема бизнеса включала в себя пять типов юридических лиц с различными функциями. Поэтому необходимо было разделить товаропоток, расчёты между этими функционально различными типами юрлиц. После чего сформировать для каждого типа свой рабочий план счетов и типовые проводки, соответствующие сути выполняемой функции.

Одним из основных вводных при создании новой системы учёта было максимальная легитимизация всех процессов. Это предписывало физическое присутствие полномочных лиц при приёме-передаче товара на всех этапах его движения. Особенно сложной было приёмо-передача товара в порту, когда груз передавался с компании «International» на компанию типа «Очистка» и далее на компанию типа «Перевозка», а в отдельных случаях и на компании «Продажи Центр» и «Продажи Филиал». Присутствие полномочного персонала от компании каждого типа, безусловно раздувало общую численность персонала и утяжеляло ФОТ. Выход нашёлся в использовании договора поставки вместо договора купли-продажи. В договоре поставки существуют четыре действующих лица: Грузоотправитель, Продавец, Покупатель и Грузополучатель, где подписанта достаточно было одного, от Грузоотправителя, который сдавал груз перевозчику.

Документы, которые должны формироваться в бухгалтериях, обслуживающих различные типы юрлиц, распадаются на внутренние и внешние. Под внутренними документами здесь понимаются документы между двумя юридическими лицами, входящими в группу компаний.

Документы реализации товара, который переходя от одного юрлица группы другому, остаётся внутри юридической схемы бизнеса, для бухгалтерий группы являются, как и все иные первичные документы, внешними, а для бизнеса – внутренними, обороты по которым не входят в баланс бизнеса. Внешними первичными документами являются документы, полученные или выданные юридическим лицам, не входящим в группу компаний. Другими словами, документы на покупку товара юрлицами с функционалом «International» и документы реализации товара юрлицами с функционалом «Продажи Центр» и «Продажи Филиалы» для бизнеса и группы будут считаться внешними. Остальные документы движения товара – внутренними для бизнеса и группы компаний.

«Дырки» между бухгалтериями. Контроль взаимных оборотов

И здесь возникает пару интересных моментов, как с точки зрения учёта активов, так и с точки зрения контроля за оборотами внутри группы.

Лучше всего это будет видно на примере. Допустим одна из компаний группы (допустим, «Продажи Центр») рассчиталась с другой компанией группы (для примера, с «Перевозкой»). По данным одной бухгалтерии «Продажи Центр» денег на банковском счету уже нет и расчёты перед «Перевозкой» погашены, а у «Перевозки» денег ещё нет и задолженность «Продаж Центр» ещё висит. Не секрет, что и в прошлом веке, и в текущем банки зачисляют деньги не «день в день», а с задержкой на день – два. Аккуратно собранный баланс недосчитается этих «повисших» в банковской системе денег.

Внутрисистемные счетаДругой пример, уже с товарным оборотом. Одна бухгалтерия группы продала товар другой бухгалтерии, другая бухгалтерия в тот же день (а мы устанавливаем оперативный учёт, который работает «день в день», без задержек, опозданий и правок в «задних числах») товар не приняла. Причин может быть множество, начиная с того что, бухгалтер заболел, и кончая тем, что документы задержались, потерялись и т.п. Мало того, никто не гарантирован от операционных ошибках, при большом документообороте (при разгрузке корабля и распределения товара по грузополучателям – документооборот за день достаточно большой) перепутать цифру «3» и «9», «3» и «5» можно легко и просто, а исключить данные цифры – невозможно. Получится «разрыв» в передаваемом товаре: по количеству или стоимости. Как этот факт «поймать», уследить в реальном масштабе времени, когда нет возможности «оставить эту проблему на завтра»?

Выход нашёлся в дополнении Плана счётов группы и внесении новых счетов, не принадлежащих ни одному функцоналу, ни одному юрлицу группы. Вунтри «большой бухгалтерии», в автоматическом режиме формировались проводки по следующим счетам:

  • «Товар в пути между компаниями А и Б»,
  • «Деньги в пути между компаниями А и Б»,
  • «Расчёты в пути между компаниями А и Б».

Как вся эта конструкция работает?

Допустим бухгалтерия компании «N-1» реализовала товар компании «N-2», сделав соответствующую проводку, и указав в аналитике 62 счёта компанию «N-2».

Программный комплекс, который обслуживает данные бухгалтерии видит, что была сделана данная проводка и автоматически формирует следующую проводку:

Дт «Товары в пути. Аналитика «N-1 – N-2» - Кт «Расчёты в пути. Аналитика «N-1 – N<-2»,

 где, кроме аналитики направления движения товара, записывается аналитика по номенклатуре передаваемого товара, а также название корабля, с которым данный товар попал в систему.

Бухгалтерия компании «N-2» делает приход товара, указав в проводке по 60 счёту компанию «N-1». Программный комплекс «узнаёт» свою компанию в цепочке движения товара и расчётов и формирует другую проводку:

Дт «Расчёты в пути. Аналитика «N-1 – N-2» - Кт «Товары в пути. Аналитика «N-1 – N-2»,

 

С такими же аналитиками: номенклатура товара, название корабля. Если бухгалтерии не ошиблись, то остатка на межбухгалтерском счету «Товары в пути. Аналитика «N-1 – N-2» не будет.

Если остаток небольшой – значит ошибка ввода у той или иной бухгалтерии. Если большой остаток, то одна из бухгалтерий просто не сделала проводку, причём при положительном сальдо -принимающая бухгалтерия не сработала, а при отрицательном – передающая.

Аналогично формируются проводки при денежных расчётах. Но, как было уже сказано, положительное сальдо на межбухгалтерском счету «Деньги в пути. Аналитика «N-1 – N-2» вовсе не означает, что получающая деньги бухгалтерия вовремя не сработала. Вполне вероятно, что деньги поступят завтра-послезавтра, в зависимости от работы банковской системы. Для контроля деньги «повисят» на межбухгалтерском счёту. А если, такая операция попала на балансовую дату, то эти деньги спокойно войдут в месячный, да и ежедневный баланс.

Конечно, для удобства, необходимо на межбухгалтерском счету «Расчёты в пути. Аналитика «N-1 – N-2» сделать два субсчёта, один из которых корреспондировал с деньгами, а второй с товаром «в пути».

Таким образом, можно контролировать как работу бухгалтерий по передаче активов друг другу на баланс. Если таких бухгалтерий много, то данная технология позволит быстро и точечно находить ошибки и недоработки бухгалтеров и быть гарантированным, что взаимные обороты у компаний группы выверены и актуальны.

Естественно, реальные взаимоотношения в группе компаний сложнее, чем передача товара и оплата его. В то время было модно оплачивать банковскими векселями, и проводить оплаты «через голову», напрямую поставщику или контрагенту поставщика товара. Такого сорта операции также отражались в межбухгалтерском учёте, который автоматически формировал проводки, не принадлежащие ни одной компании, но характеризовал оборот, по которым происходили расчёты между компаниями группы.

Количественный учёт товара

Для торгового бизнеса невозможно переоценить знания о количестве товара, как на складах реализации, так и в пути, о величине оборота той или иной номенклатуры. Для компании, которая является в тройке лидеров рынка, и имеет влияние на рыночную конъюнктуру достоверные и оперативные данные по товарообороту дают весомый аргумент в конкуренции на рынке продаж.

Безусловно, практически любая бухгалтерская программа может вести количественный учёт товара, аккуратно перекладывая его с одного склада компании на другой (иногда, при этом, правильно формируя себестоимость). Однако, как поступать с переходом товара между компаниями группы, обслуживающей торговый бизнес? Вероятно, технологии мужбухгалтерского учёта помогут и в количественном учёте товара в бизнесе.

Если для стоимостного учёта товара, денежных средств и расчётов между поставщиками и покупателями в плане счётов выделены отдельные номера счетов (41, 51, 62 и 62), то для количественного учёта таковых не предусмотрено (за исключением забалансовых счетов, которые не особо подчиняются правилу двойной записи).

На старом плане счетов для количественного учёта были использованы счёта с номерами 00.00 – для учёта количества товара на складах, 00.10 – для учёта количества товара в пути (транспортировке до складов хранения), 00.99 – для учёта количества выбытия товара, 99.00 – для учёта общего количества товара в учёте (бизнесе).

В новом плане счетов номер счета 99 «Счёт прибыли и убытков» - занят. «Нулевые счета» часто (например, в 1С бухгалтерии) используются для ввода начальных остатков.

Так что, при необходимости надо будет располагать небалансовые счета количественного учёта на других номерах или использовать возможности забалансовых счетов, на которые можно будет использовать функционал двойной записи.

Здесь, для описания работы данных счетов достаточно будет называть словами:

  • «Количество товара на складах (хранения / в пути)»,
  • «Количество выбытия товара»,
  • «Количество товара в учёте».

При поступлении товара из соответствующего электронного документа вместе со стоимостной проводкой для 41 счёта «Товары» по шаблону проводок формируется количественная проводка для счетов «Количество товара на складах» и «Количество товара в учёте»:

Дт «Количество товара на складах» - Кт «Количество товара в учёте»

Аналитика на количественных счетах учёта товара на складах такая же, как и на стоимостных: «Номенклатура товара», «Поставка», «Наименование склада». Для счёта количественного учёта вместо аналитики «Наименование склада» подключена аналитика «Наименование транзита», указывающая направление перемещения товара. Счёт «Количество товара в учёте» в отличие от первого, всегда активного счёта, всегда пассивный и у него нет аналитики «Наименование склада» / «Наименование транзита».

При смене вида логистики – со складской на транспортную или обратно – пассивный счёт «Количество товара в учёте» не используется и проводки имеют следующий вид

Дт «Количество товара на складах» - Кт «Количество товара в пути»

Или

Дт «Количество товара в пути» - Кт «Количество товара на складах»

Счёт «Количество выбытия товара» нужен для контроля факта выбытия товара из учёта. При этом формируется пара проводок:

Дт «Количество выбытия товара» - Кт «Количество товара на складах»

Дт «Количество товара в учёте» - Кт «Количество выбытия товара»

Оборот по данному счёту показывает выбытие товара из количественного учёта товара, которое может быть в следующих случаях:

  • Реализация товара,
  • Пропажа, порча, убыль товара,
  • Пересортица товара (в случае, когда одна из номенклатур была заменена на другую).

Счёт выбытия имеет такие аналитики как «Номенклатура товара», «Поставка», «Наименование склада», но существует и ещё одна аналитика, которая позволяет определить конечного получателя товара «Контрагент», который может быть покупателем товара, поставщиком товара, если по условиям контракта произошла потеря по вине поставщика, само предприятие, в случае выявленной порчи, потерь, убыли или пересортицы.

При передаче товара между предприятиями группы так же, как и для товаров, денежных средств и расчётов необходимо организовать межбухгалтерские счета количественного учёта товара по внутри системным счетам, работающим аналогично товарно-денежному движению между компаниями группы, которые были описаны выше. При реализации товара от одного предприятия группы другому вместе с проводками по межбухгалтерским счетам «Товары в пути», «Расчёты в пути», описывающих стоимостной оборот между компаниями, также автоматически формируются проводки по счетам количественного учёта «Количество товаров между бухгалтериями» (активны счёт) и «Количество товаров в учёте между бухгалтериями» (пассивный счёт).

Остатки, которые «зависнут» на данных счетах на конец операционного дня будут означать операционную ошибку бухгалтерий, которые обслуживают данную передачу товара.

Особенности консолидации

При получении консолидированных отчётных финансовых документов потребовалось менее всего усилий при формировании Консолидированного отчёта о движении денежных средств. Денежные обороты компаний, входящих в группу, просто складывались по соответствующим категориям. Оплаты, проходящие между компаниями, образовывали движение денежных средств между счетами бизнеса.

Если с расчётами со сторонними контрагентами всё ясно и понятно – они остатки по ним в консолидированном балансе суммируются по соответствующим категориям, то с основным активом – товаром в Консолидированном балансе и Консолидированном отчёте о прибылях и убытках не так всё однозначно.

Дело в том, что товар, переходя с баланса одной компании группы на баланс другой, увеличивает свою стоимость за счёт внутренних затрат компании. По сути реализация товара с компании функционала «International» на компанию функционала «Очистка» не является реализаций в чистом виде и прибыль, полученная компанией от этой операции – «бумажная», даже если с ней рассчитается компания «Очистка». Реальная бля бизнеса реализация товара произойдёт в тот момент, когда он будет продан за границы группы компаний т.е. согласно юридической схеме рассматриваемого бизнеса - функциональными компаниями «Продажи Центр» и «Продажи Филиалы».

Поэтому, если «тупо» сложить все товарные остатки по группе компаний, то часть из этих остатков будет находиться по закупочной цене у компаний «International», часть товара с учётом наценки на балансе компаний последующих функционалов «Очистка», «Перевозка», «Продажи Центр» и «Продажи Филиалы». И чем дальше по цепочке внутренних продаж будет находиться товар, тем ближе будет он к «почти продажной» цене рынка. Дело в том, что цена реализации на каждом из функционалов будет рассчитываться таким образом, чтобы налогооблагаемая прибыль была в пределах планируемого размера. Как это формируется будет рассмотрено в следующей статье, посвящённой экономическому аспекту в организации оперативного учёта в торговой компании. Другими словами, балансовая стоимость одного и того же товара, который ещё разгружается в порту, проходит таможенную очистку, перемещается к складам реализации и реализовывается на одном из филиалов будет разной. Разной она попадёт при простом («тупом») виде консолидации.

При такой консолидации прибыль будет состоять из двух частей: прибыли от уже реализованного (на сторону) товара и прибыли (или, правильнее назвать, - наценки) от товара, ещё не реализованного сторонним покупателям, но накопленной в «проходных» компаниях, функционал которых предназначен для обеспечения товаром компаний «Продажи Центр» и «Продажи Филиалы». К таким компаниям можно отнести предприятия с функционалом «International», «Очистка» и «Перевозка».

Такой баланс можно было бы назвать «ликвидационным». Другими словами, если «резко» остановить бизнес и реализовать основные его активы – товар, то товар с ценой реализации, ниже рынка («предпродажные цены» на товар на каждом этапе его движения от закупки до реализации) даст ту самую прибыль, которая получится путём сложения прибыли всех компаний группы.

 

Есть и другой подход при построении консолидированного баланса и отчёт о прибыли и убытках группы. Он связан с тем, что есть возможность выделить из прибыли «проходных» компаний нереализованную наценку и прибыль от товара, реально проданного сторонним покупателям. Пусть в отчётный период (день, неделя, месяц, год) было продано Х единиц товара номенклатуры Y, которая поступила в систему с кораблём Z. Всего данным кораблём было доставлено в торговлю ?X количества товара Y. Зная прибыль от реализации компанией «International» в размере ?P, общее количество товара номенклатуры Y на корабле Z - ?X и количество реализованного сторонним покупателям этого товара – X, можно рассчитать реальную прибыль от реализации «на сторону» по несложной формуле:

Определение прибыли от реализации 

А нереализованная наценка соответственно примет вид:

 Определение нерализованной наценки

В Консолидированном балансе и отчёте о прибыли и убытках группы за данный период вместо одной цифры под названием «Прибыль» появится две: «Прибыль от реализации» и «Нереализованная наценка». Причём такие данные можно «собрать» по каждой номенклатуре с каждой поставки (корабля, авто- или железнодорожного транспорта, завозящего товар в систему реализации товара на территории РФ).

Как видно, алгоритм – несложный, может быть вычислен и автоматически, самой бухгалтерской системой. Для этого надо всегда знать количество товара определённой номенклатуры и определённой поставки в любом месте системы учёта. Для этого существуют созданные счета количественного учёта товара, которые позволяют видеть, как наличие товара в разных точках распределённого бизнеса по доставке и реализации товара, так и его изменение за каждый промежуток времени. Эти счета количественного учёта товара дают для вычисления по формулам те самые ?X и X – количество товара заданных номенклатуры и поставки.

 

Третий вариант построения Консолидированного баланса и отчёта о прибылях и убытках бизнеса заметно сложнее, но тем не менее он (был) реализуем. Этот вариант использует расчёт себестоимости товара в каждой точке его нахождения в системе (на складах реализации, в пути на данные склады). Алгоритм текущей расчёта себестоимости товара будет описан в следующей статье, где будет введено понятие «партиона» для части товара одной номенклатуры и поставки, прошедшей одну и ту же историю до его реализации.

При этом варианте выбираются прямые затраты, которые можно отнести на товар во время его перевозки, перевалки, счёта, хранения (возможно, перенесение и таких расходов, как страхование и проценты по финансированию).

В Консолидированном балансе и отчёте о прибыли и убытках остаток товара (и, соответственно, списание его себестоимости) будет производиться по его прямой себестоимости, в которую войдёт те затраты, которые вошли в стоимость партиона. Прибыль группы (бизнеса) будет вычисляться: для баланса это будет изменение капитала группы, полученного как разность между её активами и пассивами, для консолидированного отчёта о прибыли и убытках – результат вычислений с использованием списания себестоимости товара, рассчитанного с использованием партионов, при этом уже учтённые прямые затраты влиять на результаты расчётов не будут.

Третий способ формирования себестоимости товара – исключительно расчётный. Он не влияет на «проводочную» часть учёта. Этот способ формирования балансовых документов можно условно назвать «затратным». Алгоритм вычисления себестоимости товара можно «запускать» с разным перечнем затрат, объявляемых прямыми, а также в периоды, когда товар уже полностью реализован, но пришли дополнения по корректировке прямой себестоимости. Такие факты могут возникнуть при реализации страховых случаев на фрахте, когда страховая компания определяет сумму возмещения существенно позже наступления страхового случая. Благодаря этому способу по каждой поставке можно определить фактическую себестоимость после получения всех данных по поставке.

Второй способ позволяет раздельно вести учёт «прибыли от реализованной продукции» и «нереализованную наценку». Для этого формируются два соответствующих субсчёта.

План счетов и типовые проводки

Сводный Рабочий план счётов торговой группы в pdf-формате можно скачать по этой ссылке.

Типовые проводки для хозяйственных операций функциональных предприятий торговой группы в pdf-формате можно скачать по этой ссылке. Отдельно хочется подчеркнуть, что данные документы базируются на старом плане счетов и являются извлечением из регламентных документов группы компаний от 1997 года.

 

 ****

 

Следующие статьи подборки материалов по организации оперативного учёта торговой группы посвящены экономическим и регламентным аспектам.

 

 

Разработаем вместе

Технология постановки Оперативного учёта и отчётности бизнеса позволяет вывести Ваш бизнес на качественно новый уровень управляемости, даст неоспоримое конкурентное преимущество, гарантировано снизит операционные затраты и повысит рентабельность бизнеса.

По Вашему заданию можно произвести постановку Оперативного учёта и отчётности как в отдельной компании, так и в группе компаний, холдинге.

Нажмите эту ссылку для формирования запроса.

Reshetnikov-IN.COM Live Chat Software

Комментарии (0)