1. Основные понятия

Для целей настоящего регламента под Заводом понимается ЗАО «Маслозавод».

Внутризаводской учёт – система учёта, основанная на рациональном документообороте учётной и отчётной информации.

Мероприятия внутризаводского учёта имеют три фазы – добухгалтерский документооборот, бухгалтерский учёт, формирование отчётности на основании бухгалтерских данных.

Настоящий регламент определяет:

• алгоритмы учёта по деятельности Завода,
• формы используемых документов,
• временные (регламентные) сроки движения документов учёта и отчётности.

Документооборот по заключению договоров, приёмке сырья, его переработке, выпуску и отгрузке готовой продукции на ЗАО «Маслозавод» включает в себя следующие этапы: 

1. Заключение договоров;
2. Поступление сырья;
3. Переработка сырья;
4. Отпуск готовой продукции.

Центрами ответственности по ведению добухгалтерского документооборота Завода являются руководители служб и отделов Завода, под руководством которых формируют учётные документы.

Центром ответственности по ведению бухгалтерского учёта Завода является Главный бухгалтер Завода.

Центром ответственности по предоставлению отчётной информации Завода является Финансовый директор Завода.

Контроль за соблюдением настоящего регламента возлагается на Финансового директора Завода.

2. Заключение договоров поставки сырья

Договор поставки сырья является основным документом.

Книга регистрации договоров является основным регистром документов.

Основанием для ведения работы с поставщиком сырья служит договор на давальческую переработку сырья, заключаемый двумя сторонами – Поставщиком сырья и Заводом.

Для составления договора со стороны Давальца должны быть представлены следующие документы:

• копия свидетельства о регистрации (заверенная сотрудником завода на основании оригинала);
• копия карты постановки на налоговый учёт в ГНИ;
• список доверенных лиц, имеющих право на получение продукции;
• образцы подписей руководителя организации и главного бухгалтера, оттиск печати.

Договор составляется по типовой форме Завода.

Подписание договора производится ответственным лицом со стороны Поставщика (Давальца) и Генеральным директором Завода (Коммерческим директором).

Подписанный договор подлежит обязательной регистрации в Книге регистрации договоров, после чего оригинал договора передаётся в Бухгалтерию, копия остаётся в Коммерческом отделе. Книга регистрации договоров хранится в Бухгалтерии Завода.

На основании Книги регистрации составляется текущий список заключённых договоров и передаётся для работы в подразделение по приёмке сырья.

Ответственность за соблюдение данных требований возлагается на Коммерческий отдел Завода и Бухгалтерию завода в части соответствующих требований.

3. Поступление сырья

Документы, которые описывают поступление на Завод сырья: 

• Товарно-транспортная накладная на приёмку сырья;
• Акт приёма-передачи сырья на переработку;
• Ярлык-проба;

Карточка давальца является основным регистром документов при поступлении сырья.

Основным документом для осуществления приёмки сырья, поступающего автомобильным транспортом, является Товарно-транспортная накладная (ТТН) установленного образца, которая должна содержать следующие обязательные реквизиты: номер, дату, наименование Поставщика, наименование грузоотправителя, реквизиты договора, по которому осуществляется поставка, подписи ответственных лиц поставщика, заверенные печатью (исправления в накладных не допускаются).

Сотрудник Коммерческого отдела, ответственный за приёмку сырья, проверяет соответствие поступившей Товарно-транспортной накладной вышеперечисленным требованиям и осуществляет приёмку автомашины.

При этом каждая Накладная на приёмку сырья подписывается ответственным за приёмку сырья и представителем Элеватора и служит одновременно основанием для передачи поступившего сырья на элеватор на хранение.

Ответственный представитель Лаборатории производит отбор проб, и далее предварительный анализ влажности поступившей партии сырья с целью определения разгрузочной ёмкости Элеватора, в которую будет выгружена данная партия сырья после взвешивания, при этом представитель Лаборатории делает на Накладной соответствующую отметку:

• «сухое»,
• «средне сухое»,
• «влажное»,
• «сырое».

После этого определяется физический вес поступившего сырья, и далее сырье поступает на Элеватор Завода.

Отбор проб производится с каждой партии поступившего сырья. Под партией понимается любое количество семян одной масличной культуры, однородное по качеству (согласно предварительным данным анализа влагомера и предварительным данным по засорённости, определяемым визуально специалистом Лаборатории), предназначенное к одновременной приёмке.

Отобранная проба разделяется на две части, одна из которых (т.н. «арбитражная» проба) в дальнейшем при возникновении возможных разногласий по качеству служит для повторного определения качественных показателей.

В присутствии представителя Лаборатории представитель Поставщика (водитель или другое лицо, имеющее доверенность от Поставщика) ставит свою подпись на каждой пробе в подтверждение правильности отбора пробы.

К 9-00 каждого рабочего дня представитель Элеватора передаёт все Накладные на приёмку сырья за предшествующий рабочий день в Бухгалтерию Завода.

Анализ качественных показателей поступившего сырья производится Лабораторией по каждой отдельной пробе, взятой от каждой поступившей партии сырья, данные полученных анализов заносятся в Ярлык-пробу.

Не позднее одних суток спустя после получения проб представитель Лаборатории передаёт к 9-00 результаты анализа в виде оформленных Ярлыков-проб в Бухгалтерию Завода.

Приёмка сырья, поступающего железнодорожным транспортом, осуществляется по ЖД накладным в том же порядке, как и приёмка сырья, поступающего автотранспортом.

Подтверждением факта передачи сырья от Давальца Заводу является Акт приёма-передачи сырья, который составляется в двух экземплярах для каждой из сторон в Бухгалтерии Завода и подписывается со стороны Завода комиссией в составе:

• представителя Коммерческого отдела,
• представителя Элеватора,
• представителя Бухгалтерии,
• представителем Давальца, имеющим доверенность.

Давалец подписывает Акт позже – в момент уточнения расчётов, Акт хранится в Бухгалтерии Завода. При этом представитель Давальца ставит на Акте свою подпись в подтверждение переданного количества сырья и качественных показателей переданного сырья. Акт оформляется и подписывается по каждому Давальцу на партию сырья, поступившую от него за определённый период времени (в зависимости от объёма и периодичности поставок.

На основании полученных документов Бухгалтерия делает соответствующие бухгалтерские записи в регистрах бухгалтерского учёта.

На основании поступивших первичных документов по приходу сырья бухгалтер-экономист ведёт карточку Давальца, в которой ежедневно фиксирует поступление сырья от каждого Давальца, качественные показатели поступившего сырья и производит расчётный выход готовой продукции.

Ответственность за выполнения требований настоящего раздела возлагается на:

• подразделение по приёмке сырья;
• Лабораторию;
• Коммерческий отдел;
• Элеватор;
• Бухгалтерию.

4. Переработка сырья

Основные документы, которые используются при переработке сырья: 

• Акт приёма-передачи сырья в производство;
• Отчёт по производству – форма № 23;
• Требование на получение материалов;
• Акт передачи материалов в производство;
• Акт на списание материалов;
• Акт о приёмке складом готовой продукции, полуфабрикатов и отходов;

4.1. Отпуск сырья в производство

С Элеватора через весовую сырьё поступает в Производство. В начале каждой смены – в 7-00 и в 19-00, Начальник смены (Старший мастер):

снимает показания счётчика весов за предыдущую смену и заносит их в Журнал приёмки сырья в производство,

производит расчёт количества принятого сырья по среднему весу отвеса.

Журнал передаётся Главному технологу производства, который производит расчёт принятого сырья за предыдущие сутки (показания счётчика в 7-00 – показания счётчика в 19-00) и вместе с Заведующим Складом элеватора, на основании записей в Журнале, составляет Акт о передаче сырья в производство.

Акт подписывает Заведующий Складом элеватора и Главный технолог.

Заведующий Складом элеватора к 9-00 каждого дня передаёт Акт о передаче сырья в Бухгалтерию для дальнейшего учёта и расчётов, сутки спустя на указанном Акте Лаборатория делает отметку данных анализов сырья.

 По окончании производственного периода (месяц) после двухдневной плановой профилактической остановки Производства Главный технолог предоставляет в Бухгалтерию завода к 5 числу месяца, следующего за отчётным, форму № 23 «Отчёт по производству», в которой отражаются фактические производственные показатели за истекший производственный период. На основании полученной формы № 23 Бухгалтерия производит записи в регистрах бухгалтерского учёта.

Ответственность за выполнения требований настоящего раздела возлагается на:

• Заведующего Складом элеватора;
• Лабораторию;
• Начальника смены;
• Главного технолога;
• Бухгалтерию.

4.2. Порядок учёта расхода материалов на производстве

Материалы, необходимые для осуществления производственного процесса в каждом цехе и иных подразделениях Завода, запрашиваются Начальником цеха или соответствующего подразделения Завода со Склада Завода через Требование, которое подписывается Начальником цеха, Начальником соответствующего подразделения, Главным технологом или Главным инженером.

Далее на основании этого Требования материалы отпускаются Заведующим Складом со Склада Завода в Производство.

Материалы, используемые в Производстве ежедневно (растворитель (бензин), фильтроткань, фильтр-перлит), Начальники цехов заказывают по мере расхода регулярно.

Расход таких материалов оформляется Лимитно-заборными картами, которые выписываются Бухгалтерией на один или несколько материалов в двух экземплярах на один раз в месяц. Один из экземпляров вручается Цеху-получателю, другой – Складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах Карты и расписывается в Карте Цеха-получателя. Представитель Цеха расписывается в получении материалов в Карте, находящейся на Складе.

Списание материалов в Производство осуществляется ежемесячно и оформляется Актом на списание материалов в производство по каждому Цеху или Производственному участку (подразделению). Акт подписывается Начальником цеха (участка, подразделения), Главным технологом или Главным инженером и утверждается Генеральным директором. Акт представляется в Бухгалтерию не позднее 31 числа отчётного месяца.

Ответственность за выполнение требований настоящего раздела возлагается на:

• Начальника цеха (участка, подразделения),
• Заведующего складом,
• Главного технолога,
• Главного инженера.

4.3. Приёмка готовой продукции

Готовая продукция поступает на Склады готовой продукции через весовые. Весовщики готовой продукции (прессового, экстракционного и вымороженного масел) взвешивают продукцию (шрот взвешивается на автоматических весах, показания которых снимаются также, как и при взвешивании сырья, передаваемого в производство), записывают данные взвешивания в Журнал.

Представитель Лаборатории отбирает пробу каждого вида Готовой продукции для определения качественных показателей.

После получения лабораторных анализов весовщики производят передачу на Склад готовой продукции. Каждый отвес разносится по графам «Брутто - Тара - Нетто» за подписью Весовщика в Журналах сдачи готовой продукции на склад.

В конце рабочего дня подводится итог взвешенного продукта. Документом, подтверждающим приём-передачу готовой продукции из Производства на Склады готовой продукции, является Акт о приёмке складом готовой продукции, полуфабрикатов и отходов, который подписывается Главным технологом и Заведующим складом по каждому виду готовой продукции.

В процессе выработки масла также образуется отходы производства: гидрофуз и шротная пыль. Гидрофуз взвешивается и учитывается в таком же порядке, как и Готовая продукция с занесением в Журнал сдачи готовой продукции на склад и после этого сдаётся на склад также на основании Акта о приёмке складом готовой продукции, полуфабрикатов и отходов.

Шротная пыль взвешивается на автомобильных весах и также учитывается в Журнале сдачи готовой продукции на склад.

Передача масла в Цех фасовки (на Склад Цеха фасовки) производится на основании аналогичного Акта о приёмке складом готовой продукции, полуфабрикатов и отходов, который в свою очередь подписывается Кладовщиком Цеха фасовки и Главным технологом или Заведующим складом нефасованного масла (в зависимости от того, откуда поступает масло).

Цех фасовки сдаёт масло в расфасованном виде на Склад готовой продукции по Акту о приёмке складом готовой продукции, полуфабрикатов и отходов, который подписывается Начальником Цеха фасовки и Кладовщиком Склада фасованного масла.

На следующий день к 9-00 Акты передаются в Бухгалтерию, на их основании делаются соответствующие бухгалтерские записи.

Одни раз в сутки проводится контрольная перевеска автоматических весов сырья и шрота с целью определения суточного контрольного отвеса, который в дальнейшем используется для расчётов на следующие сутки. Перевеска весов проводится Весовым мастером в присутствии Заведующего Склада сырья или шрота и Сменного мастера. Данные перевески заносятся в соответствующие книги контрольных перевесок. После этого весы опломбируются до очередной перевески.

Ответственность за выполнение требований настоящего раздела возлагается на:

• Начальника цеха,
• Заведующего складом,
• Весовщиков готовой продукции,
• Кладовщика цеха фасовки,
• Главного технолога,
• Заведующего склада (не)фасованного масла,
• Заведующего складом сырья,
• Заведующего складом шрота,
• Сменного мастера.

5. Отпуск готовой продукции

Основные документы, которые используются при отпуске готовой продукции: 

• Дневной план-график отгрузки готовой продукции;
• Приказ на отгрузку продукции со склада;
• Накладная на отгрузку продукции со склада;
• Пропуск на отгрузку продукции со склада;
• Акт передачи готовой продукции.

Основанием для оформления документов на отгрузку Готовой продукции служит Дневной план-график отгрузки готовой продукции, представляемый Коммерческим отделом в Бухгалтерию к 16-00 ежедневно на предстоящий день, а при отгрузке Готовой продукции ж-д транспортом - дополнительно Письмо-заявка от Получателя-собственника с указанием вида и количества отгружаемой продукции, реквизитов Получателя, подписанное Генеральным директором и Главным бухгалтером.

При отгрузке Готовой продукции Коммерческим отделом оформляется Приказ на отгрузку продукции со склада (1 экз.).

При выписке Приказа на отгрузку продукции со склада Экономист Коммерческого отдела производит сверку подписей на представленной Получателем продукции доверенности с имеющимися образцами подписей и далее передаёт Приказ в Бухгалтерию, где Бухгалтером по учёту готовой продукции оформляются следующие документы:

• Накладная на отгрузку продукции со склада – 2 экз.;
• Пропуск на отгрузку продукции со склада – 1 экз.;
• Акт передачи готовой продукции – 2 экз.

При отгрузке ж-д транспортом дополнительно Коммерческим отделом выписываются: 

• Ж/д накладная;
• Дорожная ведомость;
• Корешок дорожной ведомости;
• Квитанция в приёме груза.

Указанные документы поступают на Склады готовой продукции, где на их основании производится отгрузка.

Вывоз отгруженной продукции фиксируется на Проходных (железно-дорожной и автотранспортной) в Книгах учёта вывоза материальных ценностей.

Подтверждением факта передачи Готовой продукции от Завода Давальцу является Акт передачи готовой продукции, который составляется в двух экземплярах для каждой из сторон в Бухгалтерии Завода и подписывается со стороны Завода Комиссией в составе:

• представитель Коммерческого отдела,
• представитель соответствующего Склада готовой продукции,
• представитель Бухгалтерии,
• представитель Давальца (по возможности), имеющим доверенность.

При этом представитель Давальца ставит на Акте подпись в подтверждение полученного количества готовой продукции и качественных показателей полученной готовой продукции.  

Акт оформляется по каждой отгружаемой партии Готовой продукции и хранится в Бухгалтерии Завода. 

Акт оформляется по каждой отгружаемой партии Готовой продукции и хранится в Бухгалтерии Завода. 

• Коммерческий отдел,
• Бухгалтерию,
• Склады готовой продукции,
• Проходные.

6. Вспомогательные регистры документов

К вспомогательным регистрам документов Завода относятся следующие:

Книга учёта поступления сырья – служит для регистрации сотрудником Коммерческого отдела, ответственным за приёмку сырья, поступившей при приёмке сырья Товарно-транспортной накладной. Книга учёта поступления сырья должна содержать следующие реквизиты: 

• наименование поставщика,
• наименование грузоотправителя,
• номер автомашины,
• Ф.И.О. водителя,
• номер его водительского удостоверения,
• вес нетто,
• вес брутто,
• подпись водителя.

Журнал приёмки сырья в производство – ведётся Начальником смены для занесения показаний счётчика весов сырья за предыдущую смену и проведения расчёта количества принятого сырья по среднему весу отвеса.

Журнал сдачи готовой продукции на склад – ведётся Весовщиками Готовой продукции для отражения данных о взвешивании Готовой продукции, поступающей из Производства и расчёта количества Готовой продукции, поступившей из Производства за сутки.

Книга учёта вывоза материальных ценностей – ведётся на Проходных (железнодорожной и автомобильной) и используется для отметки данных о вывозимых материальных ценностях:

• номер пропуска,
• номер накладной на отгрузку,
• номер транспортного средства.