Данный регламент был разработан в 1999 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Назначение

Настоящий документ определяет: 

• порядок формирования Заказа-требования на материальные ценности, необходимые для работы Торговой группы,
• порядок исполнения Заказа-требования на материальные ценности, необходимые для работы Торговой группы,
• порядок оприходования материальных ценностей на материально-технический склад,
• порядок выдачи материальных ценностей с материально-технического склада,
• порядок формирования и предоставления отчёта об использовании (списании) материальных ценностей,
• алгоритмы и порядок учёта материальных ценностей во внутреннем учёте по Центральному материально - техническому складу (ЦМТС) Торговой группы,
• формы используемых документов,
• временные (регламентные) сроки движения документов учёта материальных ценностей.

Все материальные ценности, необходимые для работы всех отделов, служб, подразделений (далее, Отделов) Торговой группы, должны заказываться через Отдел обеспечения, а храниться и учитываться на Центральном материально - техническом складе (ЦМТС).

В случае выдачи материальных ценностей (МЦ) со склада ЦМТС, они могут учитываться обособленно по Отделам, получившим МЦ, по материально ответственным лицам - сотрудникам (представителям) Отдела.

Сотрудник (представитель) Отдела (материально ответственное лицо) считается ответственным за материальные ценности (МЦ), несписанные в производство (эксплуатацию), согласно Актам.

При невозможности временного хранения материальные ценности ежедневно сдаются на склад ЦМТС, либо их выбытие оформляется соответствующими Актами.

Под материальными ценностями для целей настоящего регламента понимаются:

• основные средства (ОС),
• материалы,
• ГСМ,
• запчасти,
• малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).

2. Движение материальных ценностей на складе ЦМТС

Поступление материальных ценностей (МЦ) на Центральный склад (ЦМТС) возможно в результате: 

• исполнения Заказа-требования на приобретение материальной ценности (Заказа-требования на приобретение МЦ),
• возврата материальной ценности из Отделов.

Получение материальных ценностей (МЦ) с Центрального склада (ЦМТС) возможно только в результате исполнения Заказа-требования на приобретение материальной ценности. 

2.1. Порядок формирования и исполнения Заказов-требований на материальные ценности (МЦ)

Поступление материальных ценностей (МЦ) на Центральный склад (ЦМТС) в результате исполнения Заказа-требования на приобретение можно разбить на этапы: 

• формирование оснований для приобретения МЦ по Заказам-требованиям,
• формирование Заказов-требований на приобретение МЦ,
• исполнение Заказов-требований.

Основаниями для приобретения материальных ценностей (МЦ) могут служить: 

• Регламент приобретения материальных ценностей согласно нормам,
• План проектных работ,
• Разрешение Генерального (Исполнительного) директора.

Порядок формирования и исполнения Заказов-требований можно разбить на следующие шаги: 

• Начальник Отдела (см. Схему 1), заинтересованного в получении материальных ценностей (МЦ,) подаёт Начальнику своего Департамента (Профильному Директору) подписанные со своей стороны два экземпляра Заказа-требования (см. Схему 2) на визирование (см. Схему 1, поз. 1). При этом Заказ-требование содержит следующие данные:
  • номер и дату Заказа-требования,
  • наименование Отдела, Департамента, подавшего Заказ, в графе «Заказчик: (Отдел, Департамент)»,
  • категория затрат в соответствии с Реестром доходов и расходов в графе «Категория затрат»,
  • наименование расхода в графе «Наименование расхода»,
  • наличие в Плане движения денежных средств месяца: номер и дата Заявки на дополнительное обеспечение в графе «Наличие в Плане (№ и дата Заявки на доп. обеспечение),
  • необходимая дата поступления материальных ценностей по данному Заказу-требованию в графе «Дата поступления требуемая»,
  • номенклатура, единица измерения номенклатуры, количество единиц номенклатуры, примерная цена за единицу номенклатуры, приблизительная стоимость номенклатуры, итоговая приблизительная стоимость Заказа в колонках таблицы «Номенклатура», «Ед. изм.», «Кол-во», «Цена, за ед. изм. (в т.ч. НДС), руб.», «Сумма, (в т.ч. НДС), руб.», «Сумма счета (в т.ч. НДС), руб.», «Сумма, (в т.ч. НДС), руб., ИТОГО»,
• Профильный директор визирует Заказ-требование в графе «Профильный директор Заказчика» (см. Схему 1, поз. 2),
• Менеджер Отдела обеспечения (Начальник Отдела обеспечения, Агент по снабжению), получив от Начальника Отдела Заказчика Заказ-требование, проверяет правильность его оформления (см. Схему 1, поз. 3),
• В случае если (см. Схему 1, поз. 4) Заказ-требование оформлен правильно, происходит проверка соответствия регламентам, планам. Иначе, выдвигается требование правильно оформить Заказ-требование,
• В случае неправильного оформления Заказа-требования, Менеджер Отдела обеспечения не принимает Заказ-требование и обращается к подателю с требованием правильно оформить Заказ-требование (см. Схему 1, поз. 5) . Менеджер Отдела обеспечения в графе «Заказ-требование отклонено по причине» записывает причину отклонения Заказа-требования ставит число и свою подпись,
• Если Заказ-требование оформлено верно, то Менеджер Отдела обеспечения проверяет соответствие поданного Заказа-требования принятым регламентам, планам проектных работ (см. Схему 1, поз. 6),
• В случае если (см. Схему 1, поз. 7) Заказ-требование соответствует принятым регламентам, планам, производится проверка наличия затребованных и не списанных по бухгалтерии материальных ценностей (МЦ) у Заказчика. Иначе, выдвигается требование оформить Заказ-требование у Исполнительного директора,
• В случае несоответствия поданного Заказа-требования принятым регламентам, планам, Менеджер Отдела обеспечения Заказ-требование не принимает и обращается к подателю с требованием оформить Заказ-требование у Исполнительного (Генерального) директора (см. Схему 1, поз. 8). Менеджер Отдела обеспечения в графе «Заказ-требование отклонено по причине» записывает причину отклонения Заказа-требования, ставит число и свою подпись. Исполнительный (Генеральный) директор имеет право завизировать Заказ-требование в графе «Наличие в плане» словами «Выдать вне плана», поставить дату и подписать,
• Если Заказ-требование соответствует, то Менеджер Отдела обеспечения проверяет наличие затребованных и не списанных по бухгалтерии материальных ценностей (МЦ) у Заказчика (см. Схему 1, поз. 9). Ведомость наличия материальных ценностей (МЦ) в разбивке по Отделам (представителям Отделов – материально-ответственным сотрудникам Отделов) Бухгалтерия еженедельно представляет в Отдел обеспечения. В случае происшедших за время подачи ведомости изменений по списанию МЦ, Начальник Отдела (Заказчик) обращается в Бухгалтерию с просьбой завизировать Заказ-требование в графе «Наличие МЦ у Заказчика (№ и дата документа на списание)». Бухгалтер, ведущий учёт материальных ценностей, фиксирует № и дату документа на списание, ставит дату и свою подпись,
• В случае если (см. Схему 1, поз. 10) материальные ценности (МЦ) продолжают числиться по бухгалтерии у Заказчика, производится проверка физического наличия затребованных и не списанных по бухгалтерии материальных ценностей у Заказчика (МЦ). Иначе, производится регистрация Заказа-требования и определение сроков выполнения Заказа,
• В случае если материальные ценности (МЦ) продолжают числиться по бухгалтерии у Заказчика, производится проверка физического наличия затребованных и не списанных по бухгалтерии материальных ценностей у Заказчика (МЦ) (см. Схему 1, поз. 11),
• Если Заказчик заявляет, что затребованные материальные ценности (МЦ) уже израсходованы, Менеджер Отдела обеспечения требует от Заказчика оформить документы на списание МЦ (см. Схему 1, поз. 12). При этом документы на списание должны содержать наименование проекта (см. Регламент «Учёт финансирования проектных работ»), либо ссылку на нормативные расходы (см. Регламент «Порядок формирования и оплаты текущих расходов согласно нормам»),
• Если Заказчик не может документировано подтвердить факт расходования (списания) МЦ, Менеджер Отдела обеспечения письменно отказывает Заказчику в принятии Заказа-требования (см. Схему 1, поз. 13), визируя Заказ-требование в графе «Заказ-требование отклонено по причине» с объяснением причин отказа,
• В случае отсутствия по бухгалтерским документам затребованной МЦ на балансе у Заказчика, Менеджер Отдела проверяет наличие затребованных материальных ценностей (МЦ) на Центральном материально-техническом складе (ЦМТС) (см. Схему 1, поз. 14),
• Если затребованные МЦ уже имеются на ЦМТС, Менеджер Отдела обеспечения производит регистрацию Заказа-требования (см. Схему 1, поз. 15) в Журнале регистрации Заказов-требований (см. Схему 3). После чего Менеджер Отдела обеспечения визирует оба экземпляра Заказа-требования в графе «Заказ-требование принято», ставит регистрационный номер Заказа-требования согласно Журналу регистрации и оформляет разрешение на выдачу (См. см. Схему 1, поз. 23). Разрешение на выдачу оформляется подписью Менеджера Отдела обеспечения в графе «Наличие МЦ на складе ЦМТС» словами «Согласно данному Заказу-требованию выдать» и датой подписи,
• В случае отсутствия по бухгалтерским документам затребованной МЦ на складе ЦМТС, Менеджер Отдела обеспечения определяет ориентировочную дату выполнения Заказа, производит регистрацию Заказа-требования (см. Схему 1, поз. 16) в Журнале регистрации Заказов-требований (см. Схему 3). Менеджер Отдела обеспечения визирует оба экземпляра Заказа-требования в графе «Заказ-требование принято», ставит регистрационный номер Заказа-требования согласно Журналу регистрации, фиксирует ориентировочную дату исполнения Заказа-требования и отдаёт один экземпляр исполнения Заказа-требования Заказчику,
• Производится подбор Поставщика МЦ (см. Схему 1, поз. 17). Подбор Поставщика происходит с учётом требований Заказчика,
• После подбора Поставщика, Менеджер Отдела обеспечения получает от Поставщика Счёт на оплату (см. Схему 1, поз. 18),
• На основание Регламента «Порядок оплаты счетов» производится оплата счета (см. Схему 1, поз. 19),
• Бухгалтерия оформляет доверенность на представителя Отдела обеспечения (материально ответственное лицо) для получения МЦ у Поставщика (см. Схему 1, поз. 20)
• По доверенности представитель Отдела обеспечения (материально ответственное лицо) получает материальные ценности у Поставщика (см. Схему 1, поз. 21),
• Представитель Отдела обеспечения отчитывается перед Бухгалтерией по доверенности за полученные у Поставщика материальные ценности. Бухгалтерия выписывает приходную накладную, по которой происходит оприходование МЦ на ЦМТС (см. Схему 1, поз. 22),
• Менеджер Отдела обеспечения оформляет разрешение на выдачу (см. Схему 1, поз. 23). Разрешение на выдачу оформляется подписью Менеджера Отдела обеспечения в графе «Наличие МЦ на складе ЦМТС» словами «Согласно данному Заказу-требованию выдать» и датой подписи,
• Бухгалтер, ведущий учёт материальных ценностей, на основании полученного от Менеджера Отдела обеспечения разрешения формирует Накладную на выдачу МЦ со склада ЦМТС (см. Схему 1, поз. 24),
• Кладовщик ЦМТС на основании полученного от Заказчика Накладной производит выдачу МЦ со склада ЦМТС (см. Схему 1, поз. 25),
• Ежедневно Кладовщик ЦМТС передаёт в Бухгалтерию один экземпляр оформленной накладной на выдачу (приём) материальных ценностей с (на) ЦМТС (см. Схему 1, поз. 26),
• Бухгалтерия ежедневно, после получения накладных от Кладовщика ЦМТС, оприходует по бухгалтерии материальные ценности, поступившие на склад, либо переводит внутренний учёт материальной ценности (МЦ) со склада ЦМТС на Заказчика (Отдел, который заказал и получил МЦ) (см. Схему 1, поз. 27).

2.2. Возврат материальных ценностей (МЦ) на склад ЦМТС из Отделов

Поступление материальных ценностей (МЦ) на Центральный склад (ЦМТС) в результате возврата из Отделов производится следующим образом: 

• Представитель Отдела (см. Схему 4), заинтересованного в возврате материальных ценностей (МЦ) на склад ЦМТС, подаёт Менеджеру Отдела обеспечения два экземпляра Разрешения на возврат на склад (см. Схему 5) на визирование (см. Схему 4, поз. 1). При этом Разрешение на возврат содержит следующие данные:
  • номер и дату Разрешения на возврат,
  • наименование Отдела, Департамента, подавшего Разрешение на возврат, в графе «Заказчик: (Отдел, Департамент)»,
  • категория затрат по Плану затрат в графе «Категория затрат»,
  • наименование расхода в графе «Наименование расхода»,
  • номенклатура, единица измерения номенклатуры, количество единиц номенклатуры, ИТОГО»,
• Менеджер Отдела обеспечения (Начальник Отдела обеспечения, Агент по снабжению) проверяет правильность оформления Разрешения на возврат (см. Схему 4, поз. 2),
• В случае если (см. Схему 4, поз. 3) Разрешение на возврат оформлено правильно, представитель Отдела получает разрешение на возврат материальных ценностей на склад ЦМТС. Иначе, выдвигается требование правильно оформить Разрешение на возврат,
• В случае неправильного оформления Разрешения на возврат, Менеджер Отдела обеспечения Разрешение на возврат не принимает и обращается к подателю с требованием правильно оформить Разрешение на возврат (см. Схему 4, поз. 4),
• В случае правильного оформления Разрешения на возврат, Менеджер Отдела обеспечения визирует Разрешение на возврат в графе «Разрешение на возврат принято», ставит регистрационный номер Разрешения по Журналу регистрации Разрешений на возврат (см. Схему 6), дату и подпись (см. Схему 4, поз. 5),
• Кладовщик склада ЦМТС по оформленному Разрешению на возврат оприходует материальные ценности на склад от представителя Отдела (см. Схему 4, поз. 6),
• На основании Разрешения на возврат кладовщик ЦМТС оформляет Приходную накладную на поступившие на склад ЦМТС материальные ценности (см. Схему 4, поз. 7),
• Кладовщик принимает от представителя Отдела материальные ценности в соответствии с Разрешением на возврат и Приходной накладной (см. Схему 4, поз. 8),
• Ежедневно кладовщик ЦМТС передаёт в Бухгалтерию один экземпляр оформленной Приходной накладной на приём материальных ценностей от представителей Отделов на ЦМТС (см. Схему 4, поз. 9),
• Бухгалтерия ежедневно, после получения накладных от кладовщика ЦМТС, переводит внутренний учёт материальной ценности (МЦ) с Отдела, представитель которого возвратил МЦ на склад ЦМТС (см. Схему 4, поз. 10).

3. Порядок поступления, учёта и выбытия МЦ по аварийным видам работ (текущие расходы)

Под аварийными работами (текущими расходами) понимаются работы (расходы) по поддержанию в рабочем состоянии оборудования, помещений и механизмов, в соответствии с Регламентом «Учёт Финансирования Проектных Работ (ПР). Документооборот»

Для выполнения аварийных работ на ЦМТС создаётся резерв материальных ценностей (МЦ) в соответствии с утверждённым перечнем.

По каждому наименованию материальной ценности (МЦ) устанавливается неснижаемый остаток на складе равный недельному расходу данной материальной ценности.

Получение и списание материальных ценностей (МЦ) для аварийных работ (текущих расходов) со склада ЦМТС производится в соответствии с данным регламентом.

• Ежедневно кладовщик ЦМТС проверяет соответствие фактических остатков материальных ценностей (МЦ) по аварийным работам с установленными нормами остатков (см. Схему 1, поз. 28).
• При достижении МЦ размера равного или ниже установленного неснижаемого остатка кладовщик ЦМТС подаёт в Отдел Обеспечения Заказ-требование на приобретение материальных ценностей по аварийным работам в объёме необходимом для восполнения двухнедельного запаса материальных ценностей (МЦ) по аварийным работам (см. Схему 1, поз. 29).
• Начальник Отдела обеспечения проверяет обоснованность Заказа-требования в соответствии с Регламентом «Порядок формирования и оплаты текущих расходов согласно нормам» и правильность его оформления (см. Схему 1, поз. 30).

Дальнейшее выполнение Заказа-требования производится в соответствии с данным Регламентом.