Данный Регламент разработан в 1998 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Цель

Введение данного регламента предназначено для определения порядка взаимодействия между Центром и Филиалами в группе торговых компаний.

Группа торговых компаний состоит из компании «Центр» и компании «Регион», которая в свою очередь имеет филиальную структуру – Филиалы.

Организация документопотока между центральным офисом («Центром») компанией «Регион» и Филиалами ставит перед собой целью:

• оформление передачи товара из Центра Филиалам,
• оформление приёмки товара Филиалом,
• погашение задолжности Филиала перед Центром путем банковского перевода с выделением НДС,
• расчетом Центра с Поставщиками с зачетом оплаченного НДС по месту реализации товара (Филиалу).

2. Участники документооборота

В движении документов между центральным офисом («Центром») и Филиалами компании «Регион» участвуют следующие сотрудники компании «Регион»: 

• Генеральный директор «Центра»,
• Генеральный директор «Региона»,
• Директоры Филиалов,
• Главный бухгалтер «Региона»,
• Главные бухгалтеры Филиалов,
• Делопроизводитель «Регион»,
• материально ответственные лица Филиалов.

3. Процедуры

Данный документ рассматривает операции, которые необходимо производить в Центре и Филиалах по оприходованию товара и оплате за товар - перечислению выручки Центру (Поставщикам Центра). 

3.1. Приход товара на Филиал

3.1.1. Фактический приход товара соответствует отгрузочным и транспортным документам

• Поставщик товара для «Регион» - «Центр» - в соответствии с договором поставки доставляет товар секциями (машинами) до станций (складов) Филиалов «Региона». По мере выхода секции со станции отправления «Центр» (Транспортный отдел) отправляет в адрес Бухгалтерий Центра и соответствующего Филиала-получателя товара Уведомление об отправке секции (машины).
• Бухгалтерия Центра в течении дня получения Уведомления в «Учётной системе» подготавливает черновики Приходной накладной от Центра и Расходной накладной на отпуск товара Филиалу - по номенклатуре и количеству, но без даты документа. Бухгалтерия Филиала в течении дня получения Уведомления в «Учётной системе» подготавливает черновики Приходной накладной из Центра - по номенклатуре и количеству, но без даты документа.
• В день приёмки секции (машины) Филиал на основании договора поставки принимает товар. В случае соответствия фактически принятого товара отгрузочным и транспортным документам, представитель Филиала (материально ответственное лицо) подписывает, а Директор Филиала утверждает Акт приёмки товара Филиалом и отправляет его по факсу (электронной почтой) в Бухгалтерию Центра.
• В тот же день Делопроизводитель Центра, получив из Бухгалтерии Центра Акт приёмки товара Филиалом, пересылает этот Акт, утверждённый Директором Филиала «Региона», действующего на основании соответствующей доверенности, в Бухгалтерию Поставщика - Центра.
• Бухгалтерия Центра не позднее дня получения Акта приёмки товара Филиалом выставляет Бухгалтерии Центра Счёт - фактуру на поставленную секцию (машину) товара. На основании полученного Счета - фактуры Бухгалтерия Центра в «Учётной системе» корректирует Приходную и Расходную накладные по цене и фактической дате поступления товара в Филиал, проводит документы по картотеке и проводкам.
• Делопроизводитель Центра на основании Приходной накладной Центра, полученной из бухгалтерии Центра, в день получения Счета - фактуры от Центра, по факсу передаёт Распоряжение Генерального директора Региона об оприходовании товара, поступившего в Филиал по фактической цене (поставки), а также Счёт - фактуру, выписанную Бухгалтерией Поставщика - Центра. В срок не более месяца Бухгалтерия Филиала получает оригиналы Распоряжений и Счетов-фактур. На основании Распоряжения об оприходовании товара Бухгалтерия Филиала в «Учётной системе» корректирует Приходную накладную по цене и дате. Проводит документ по картотеке и проводкам. На основании Счетов - фактур Бухгалтерия Филиала формирует Книгу покупок.

3.1.2. Фактический приход товара не соответствует отгрузочным и транспортным документам

• Поставщик товара для «Регион» - «Центр» - в соответствии с договором поставки доставляет товар секциями (машинами) до станций (складов) Филиалов «Региона». По мере выхода секции со станции отправления «Центра», Транспортный отдел отправляет в адрес Бухгалтерий Центра и соответствующего Филиала-получателя товара Уведомление об отправке секции (машины).
• Бухгалтерия Центра в «Учётной системе» подготавливает черновики Приходной от Центра накладной и Расходной накладной на отпуск товара Филиалу - по номенклатуре и количеству без даты документа.
• В день приёмки секции (машины) Филиал на основании договора поставки принимает товар. В случае несоответствия фактически принятого товара отгрузочным и транспортным документам, представитель Филиала (материально ответственное лицо) на основании Акта экспертизы ТПП подписывает Акт приёмки товара Филиалом, которые утверждает Директор Филиала. После чего Бухгалтерия Филиала пересылает Акт приёмки товара в Бухгалтерию Центра. В тот же день Филиал составляет устный Запрос о прибытии представителя Поставщика к месту поставки товара (Филиал) и отправляет телефонограмму Запроса Делопроизводителю Центра, а Акт приёмки по факсу (электронной почтой) в Бухгалтерию Центра. Делопроизводитель Центра регистрирует входящую Телефонограмму из Филиала. В течении месяца Бухгалтерия Филиала передает в Центр заверенные печатью Филиала копии Актов приёмки и, при необходимости, Акты экспертизы ТПП.
• Бухгалтерия Центра в тот же день пересылает факс Акта приёмки в Бухгалтерию Центра, а Делопроизводитель Центра отправляет Телефонограмму Поставщику - Запрос о прибытии представителя Поставщика - и регистрирует исходящую Телефонограмму.
• Поставщик (Центр) в день получения Акта и Телефонограммы - Запроса - телефонограммой сообщает в Центр о выезде своего Представителя в Филиал или Отказ в прибытии своего Представителя. Делопроизводитель Центра принимает телефонограмму Поставщика о приезде Представителя или об Отказе, регистрирует её и передаёт Телефонограмму приезде или об Отказе в Филиал.
• Бухгалтерия Центра после получения Акта приёмки товара Филиалом и Акта экспертизы ТПП выставляет Центру Счёт - фактуру на поставленную секцию (машину) товара по фактически поставленной номенклатуре и количеству товара. На основании полученной Счёта - фактуры Бухгалтерия Центра в «Учётной системе» корректирует Приходную и Расходную накладные по номенклатуре, количеству, цене и фактической дате поступления товара в Филиал. Бухгалтерия Центра проводит документы по картотеке и проводкам.
• В тот же день, получив из Бухгалтерии Центра Счета-фактуры на прибывшую секцию, Делопроизводитель Центра по факсу передает Распоряжение Генерального директора «Региона» об оприходовании товара, поступившего в Филиал по фактической номенклатуре, количеству и цене (поставки), а также Счёт - фактуру, выписанную Бухгалтерией Поставщика – «Центра». В срок не более месяца Бухгалтерия Филиала получает оригиналы Распоряжений и Счетов-фактур. На основании Распоряжения Бухгалтерия Филиала в «Учётной системе» корректирует Приходную накладную по номенклатуре, количеству, цене и дате. Проводит документ по картотеке и проводкам. На основании Счетов - фактур Бухгалтерия Филиала формирует Книгу покупок.

3.2. Оплата за товар (перечисление торговой выручки в «Центр», Поставщику «Центра»)

3.2.1. Оплата за товар (перечисление торговой выручки) в штатном (обычном) режиме

Оплата за товар (перечисление торговой выручки) в штатном (обычном) режиме производится ежедневно на счета Центра, по мере получения торговой выручки на основании Приказа Ген. директора «Регион» по каждому Филиалу по соответствующим банковским реквизитам. 

3.2.2. Оплата за услуги Центра, оплата за товар поставщикам Центра или оплата за товар Центру в нештатном режиме

• производится на основании Распоряжении по платежам. Распоряжение по платежам подготавливается Делопроизводителем по данным Бухгалтерии Центра и, после подписания Генеральным директором Региона, факсом (электронной почтой) отправляется в соответствующий Филиал. Бухгалтерия Центра на основании Распоряжения по платежам в случае поступления денежных средств на счет Центра создает черновик документа о поступлении денег.
• Бухгалтерия Филиала после получения Распоряжения по платежам из Центра, осуществляет платёж по присланным реквизитам, в «Учётной системе» создаёт платёжное поручение по сумме, НДС, банковским реквизитам, расчётным документам Центра (Поставщика Центра) в соответствии Распоряжением по платежам. Проводит документ по проводкам.
• После заверения банком платёжного поручения по платежу Филиала, Бухгалтерия Филиала высылает в Бухгалтерию Центра факс заверенного Платёжного поручения, на основании которого Бухгалтерия Центра проводит расчётные операции с Филиалом (и Поставщиком Центра) по проводкам. В течении месяца Бухгалтерия Филиала передает в Бухгалтерию Центра заверенные печатью Филиала копии Платёжных поручений.