Данный Регламент разработан в 2001 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Назначение

Настоящий документ определяет:

• алгоритмы операций по досрочному погашению собственных векселей Коммерческого банка (далее, Банка),
• перечень должностных лиц – сотрудников Банка, участвующих в операциях по дорочному погашению собственных векселей Банка и их обратного выкупа,
• последовательность учёта операций по досрочному погашению собственных векселей Коммерческого банка (далее, Векселей),
• формы используемых документов, шаблоны договоров,
• временные (регламентные) сроки движения документов.

2. Участники операций

При осуществлении операций по досрочному погашению собственного векселя Банка участвуют следующие лица:

• Клиент (полномочный представитель Клиента),
• Менеджер Отдела продаж Банка,
• Начальник Отдела продаж Банка,
• Экономист Отдела депозитов Банка,
• Начальник Отдела депозитов Банка,
• Бухгалтер, ведущий учёт депозитных операций Банка,
• Операционист Операционного отдела Банка,
• Заместитель Председателя Правления (Председатель Правления) Банка.

3. Порядок досрочного погашения собственных векселей

Алгоритм досрочного погашения собственных векселей Банка представлен на Схеме 1:

• Алгоритм начинается с обращения Клиента в Отдел продаж с целью предъявления Векселей Банка к досрочному погашению Банке (см. Схему 1, поз. 1),
• Сотрудник Отдела продаж (Начальник Отдела, если Клиент – первое лицо предприятия, Менеджер Отдела – во всех прочих случаях) выясняет: имеет ли он расчётный счёт в Банке (см. Схему 1, поз. 2),
• Если Клиент в Банке не имеет расчётного счёта, то Сотрудник Отдела продаж выдаёт Клиенту пакет документов на открытие расчётного счета в Банке, запуская тем самым процедуру «Открытие расчётного счёта Клиенту» (см. Схему 1, поз. 3), мЕсли у Клиента в Банке есть расчётный счёт, то Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Формирование Заявки на погашение Векселей» (см. Схему 1, поз. 4),
• После завершения процедуры «Формирование Заявки на погашение Векселей», Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Формирование документов на досрочное погашение Векселей» (см. Схему 1, поз. 5),
• После завершения процедуры «Формирование документов на погашение Векселей», Сотрудник Отдела продаж передаёт Клиенту документы, необходимые для передачи Клиентом Векселей (подписанные со стороны Банка договор) (см. Схему 1, поз. 6),
• Клиент оформляет необходимые для досрочного погашения Векселей документы (подписывает со своей стороны договор) (см. Схему 1, поз. 7),
• Сотрудник Отдела продаж получает от Клиента подписанный им договор на досрочное погашение Векселей (см. Схему 1, поз. 8),
• После получения подписанных со стороны Клиента документов, Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Контроль получения Векселей Банком» (см. Схему 1, поз. 9),
• Сотрудник Отдела продаж проверяет: передал ли Клиент Векселя Банку (см. Схему 1, поз. 10),
• Если Клиент не передал Банку Векселя для досрочного погашения, в случае его готовности, Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Получение Банком Векселей для погашения» (см. Схему 1, поз. 11),
• После подтверждения получения от Клиента Векселей, Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Контроль оплаты Клиенту за Векселя» (см. Схему 1, поз. 12),
• Сотрудник Отдела продаж проверяет: перечислены ли Клиенту денежные средства в оплату за Векселя (см. Схему 1, поз. 13),
• Если оплаты Векселей ещё не было, то Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Оплата Клиенту за Векселя» (см. Схему 1, поз. 14),
• Завершив сделку покупкой Векселей у Клиента, Сотрудник Отдела продаж запускает процедуру «Учёт операций по покупке Векселей у Клиента» (см. Схему 1, поз. 15).

Процедура «Открытие расчётного счёта Клиенту» описывается в Регламенте «Открытие расчётного счёта Клиенту. Документооборот».

Процедура «Учёт операций по досрочному погашению Векселей» описывается в Регламенте «Учёт операций по досрочному погашению Векселей. Документооборот».

Процедура «Оплата Клиенту за Векселя» описывается в Регламенте «Оплата Клиенту за Векселя. Документооборот».

Ниже приведены последовательности операций по следующим процедурам.

• «Формирование Заявки на погашение Векселей»,
• «Формирование документов на погашение Векселей»,
• «Получение Векселей Банком для погашения»,
• «Контроль оплаты Клиенту за Векселя».

3.1. Формирование Заявки на досрочное погашение Векселей

Алгоритм формирования Заявки на досрочное погашение собственных векселей Банка представлен в Схеме 2: 

• Этап формирования Заявки на погашение векселей Банка (далее, Векселей) (см. Схему 2) начинается с обращения Клиента в Отдел продаж с просьбой о досрочном погашении Векселя (см. Схему 2, поз. 1). Клиент может обратиться по телефону, электронной почте или лично. При личном посещении Клиентом Банка, в зависимости от статуса Клиента (Первое лицо предприятия Клиента – Не-Первое лицо Клиента) переговоры о досрочном погашении Векселя ведёт Начальник Отдела продаж, либо Менеджер Отдела продаж;
• Сотрудник Отдела продаж (Начальник Отдела, либо Менеджер) в результате общения с Клиентом регистрирует данные о Клиенте (См. Схему 2, поз. 2) на бланке Заявки на погашение Векселя (см. Схему 3) в разделе «Данные о Клиенте». Сотрудник (Менеджер, либо Начальник) Отдела продаж заполняет следующие поля Заявки на погашение Векселей Банка:
  • Номер Заявки,
  • Дату Заявки,
  • Код Клиента (в случае наличия Клиента в Базе данных Клиентов Банка),
  • Информация о том, покупал ли Клиент Векселя в Банке (есть отметка) или нет (нет отметки),
  • Название предприятия Клиента и его организационно-правовая форма,
  • Юридический адрес предприятия Клиента,
  • Руководитель: должность, Ф.И.О.,
  • Главный (старший) бухгалтер: Ф.И.О.
  • Телефон / Факс, е-mail,
  • Кто подписывает Договор: должность, Ф.И.О., основание (Устав, Приказ, доверенность),
  • Кто подписывает Акт передачи Векселей: должность, Ф.И.О., основание (Устав, Приказ, доверенность).
  Во время опроса представителя Клиента Сотрудник Отдела продаж проверяет полученные данные с Базой данных Клиентов банка (RS – банк). В случае совпадения с Базой данных Сотрудник Отдела продаж делает отметку в элементе «RS», в случае совпадения с Юридическим делом Клиента - в элементе «ЮД», в случае совпадения с делом Клиента в Отделе депозитов – в элементе «КО». Если во время опроса Сотрудник Отдела продаж выяснил, что юридическое дело Клиента не соответствует Базе данных Клиентов Банка (RS-банк), Сотрудник Отдела продаж ставит отметку в поле «Юр. дело не соответствует Базе данных Клиентов»,
• На основании полученных в результате общения с Клиентом данных Сотрудник Отдела продаж (Начальник, либо Менеджер) проверяет: имеет ли данный Клиент расчётный счёт в Банке и соответствует ли полученная от Клиента текущая информация информации в Базе данных Банка (См. Схему 2, поз. 3),
• Если полученная от Клиента текущая информация не соответствует информации в юридическом деле или Базе данных Банка, Сотрудник Отдела продаж формирует Заявку в Операционный отдел на приведении данных о Клиенте в актуальное состояние (См. Схему 2, поз. 4),
• Сотрудник Операционного отдела корректирует данные о Клиенте, приводя их в актуальное состояние (См. Схему 2, поз. 5),
• Сотрудник Отдела продаж контролирует исполнение Операционным отделом Заявки на приведении данных о Клиенте в актуальное состояние (См. Схему 2, поз. 6),
• Сотрудник Отдела продаж (Начальник Отдела, либо Менеджер) в результате общения с Клиентом регистрирует требования Клиента об основных параметрах сделки (См. Схему 2, поз. 7) на бланке Заявки на погашение Векселя (см. Схему 3) в разделе «Данные о Векселях». Сотрудник (Менеджер, либо Начальник) Отдела продаж заполняет следующие поля Заявки на погашение Векселей Банка:
  • Досрочное погашение Векселя,
  • Эмитент Векселя,
  • Серия и Номер Векселя,
  • Дата выписки Векселя,
  • Валюта Векселя,
  • Доходность Векселя в годовых процентах,
  • Сумма Векселя в валюте Векселя,
• Сотрудник Отдела продаж (Начальник Отдела, либо Менеджер) вместе с Клиентом рассчитывает проценты и сумму Векселя (в случае процентного Векселя) (См. Схему 2, поз. 8) на бланке Заявки на продажу Клиентом Векселя в разделе «Данные о Векселях». Сотрудник (Менеджер, либо Начальник) Отдела продаж заполняет следующие поля Заявки на продажу Клиентом Векселей Банка:
  • Дата погашения Векселя,
  • Срок начисления процентов для Векселей (для процентных Векселей),
  • Сумма начисления процентов для Векселей (для процентных Векселей),
  • Сумма к погашению Векселей,
  • Итого к оплате,
• Сотрудник Отдела продаж формирует для Клиента документы, необходимые для погашения Клиентом Векселей Банку (См. Схему 2, поз. 9):
  • Форма Письма о погашении векселей (1 экземпляр),
  • Форма Доверенности на досрочное погашение векселей и подписание Акта приёма – передачи векселей (1 экземпляр),
• Сотрудник Отдела продаж передаёт Клиенту документы, необходимые для погашения Клиентом Векселей (См. Схему 2, поз. 10):
• Сотрудник отдела продаж определяет с Клиентом срок получения документов по договору досрочного погашения Клиентом Векселей, интересуясь у Клиента:
  • будет ли он ждать подготовку документов, необходимых для оформления договора досрочного погашения Векселей Банку,
  • когда Клиенту удобно приехать с Векселями для передачи их Банку,
  после чего определяет возможность срочной подготовки документов по сделке (См. Схему 2, поз. 11). Сотрудник Отдела продаж заполняет графу «Контрольное время», определяя время возврата из Отдела депозитов Пакета документов по Заявке в Отдел продаж,
• Сотрудник Отдела продаж проверяет правильность оформления Клиентом Письма о досрочном погашении Векселей (См. Схему 2, поз. 12),
• Если Клиент не подготовил / не правильно подготовил Письмо о досрочном погашении Векселей, Сотрудник Отдела ожидает получение от Клиента Письма о досрочном погашении Векселей (разъясняет правильность оформления Письма) (См. Схему 2, поз. 13),
• Если Клиент подготавливает Письмо о досрочном погашении Векселей надлежащим образом (См. Схему 2, поз. 14),
• Если Клиент правильно подготовил Письмо о досрочном погашении Векселей, Сотрудник Отдела продаж получает его от Клиента (См. Схему 2, поз. 15), фиксирует дату и время получения Письма в строке «2. Письмо о досрочном погашении Векселей получено» и ставит свою подпись,
• Сотрудник Отдела продаж делает копию Заявки, и передаёт оригинал Заявки и Письмо Экономисту Отдела депозитов (См. Схему 2, поз. 16). При получении документов от Сотрудника Отдела продаж Экономист Отдела депозитов фиксирует дату и время передачи документов в строке «2. Заявка с Письмом приняты Отделом депозитов» и ставит свою подпись,
• Передав Заявку на погашение Векселей Банка, Сотрудник Отдела продаж запускает тем самым процедуру «Формирование документов на досрочное погашение Векселей». В результате выполнения данной процедуры Экономист Отдела депозитов подготавливает необходимые для совершения сделки по досрочному погашению Векселей документы (См. Схему 2, поз. 17),
• После завершения процедуры «Формирование документов на досрочное погашение Векселей», Экономист Отдела депозитов передаёт подготовленные документы Сотруднику Отдела продаж, от которого была принята Заявка (См. Схему 2, поз. 18). При передаче подготовленных документов Экономистом Отдела депозитов, Сотрудник Отдела продаж фиксирует дату и время передачи документов в строке Заявки «4. Документы для подписания подготовлены» и ставит свою подпись. В пакете передаваемых из Отдела депозитов документов входят следующие документы:
  • Договор на досрочное погашение векселей, подписанные со стороны Банка (2 экземпляра), контрольный (Сотрудника Отдела продаж) экземпляр Договора на покупку векселей (1 экземпляр),
  • Форма Доверенности на погашение векселей и подписание Акта приёма – передачи векселей (1 экземпляр),
• Сотрудник Отдела продаж формирует пакет рекламных материалов, которые могут заинтересовать Клиента (См. Схему 2, поз. 19),
• Сотрудник Отдела продаж передаёт Клиенту Пакет документов, подготовленных Кредитным отделом, на основании которых Клиент может осуществлять досрочное погашение Векселей, а так же рекламные материалы (См. Схему 2, поз. 20). При передаче пакета документов, Сотрудник Отдела продаж фиксирует дату и время передачи пакета документов в строке Заявки «5. Документы для оформления Клиенту переданы» и ставит свою подпись.

3.2. Формирование Пакета документов для досрочного погашения Векселей

Алгоритм формирования Пакета документов для досрочного погашения Векселей представлен в Схеме 3: 

• Этап подготовки Пакета документов, необходимых для досрочного погашения Векселей, (См. Схему 4) начинается с приёма Экономистом Отдела депозитов от Сотрудника Отдела продаж (Начальника, либо Менеджера Отдела) Заявки на погашение Векселей Банка и Письма о досрочном погашении Векселей (См. Схему 4, поз. 1). При получении оригинала Заявки Экономистом Отдела депозитов от Сотрудника Отдела продаж, Экономист в строке «3. Заявка с Письмом принята Кредитным отделом» ставит дату и время получения документов и свою подпись,
• Экономист Отдела депозитов проверяет: покупал ли Клиент данные Векселя в Банке (См. Схему 4, поз. 2),
• Если Клиент не покупал Векселя в Банке, Экономист Отдела депозитов проверяет: есть ли у Клиента юридическое дело в Банке (См. Схему 4, поз. 3),
• Если Клиент юридического дела в Банке не имеет, Экономист Отдела депозитов запрашивает у Сотрудника Отдела продаж юридические документы, необходимые формирования Договора досрочного погашения Клиентом Векселей (См. Схему 4, поз. 4),
• Экономист Отдела депозитов ожидает от Сотрудника Отдела продаж необходимые юридические документы (См. Схему 4, поз. 5),
• Экономист Отдела депозитов получает из Отдела продаж юридическое дело Клиента (См. Схему 4, поз. 6),
• Экономист Отдела депозитов фиксирует данные о Клиенте, необходимые для формирования Договора о досрочном погашении Клиентом Векселей (См. Схему 4, поз. 7),
• Экономист Отдела депозитов возвращает в Отдел продаж юридическое дело Клиента (См. Схему 4, поз. 8),
• Экономист Отдела депозитов на основании данных Заявки на погашение Векселей, Письма о досрочном погашении Векселей и юридических данных Клиента Векселей формирует Пакет документов для досрочного погашения Векселей (См. Схему 4, поз. 9). В состав Пакета подготавливаемых документов входят следующие документы:
  • Договор о досрочном погашении Клиентом Векселей (четыре экземпляра),
  • Форма Доверенности на досрочное погашение векселей и подписание Акта приёма – передачи векселей (1 экземпляр),
• Экономист Отдела депозитов подписывает два экземпляра Договора о досрочном погашении Векселей у Начальника Отдела депозитов (Заместителя Председателя Правления Банка, курирующего вексельное обращение) (См. Схему 4, поз. 10),
• Экономист Отдела депозитов передаёт Сотруднику Отдела продаж следующий пакет подготовленных документов (См. Схему 4, поз. 11):
  • Договор о досрочном погашении Векселей: два экземпляра подписанных со стороны Банка, один контрольный экземпляр Сотрудника Отдела продаж,
  • Форма Доверенности на досрочное погашение векселей и подписание Акта приёма – передачи векселей (1 экземпляр),
  При этом Сотрудник Отдела продаж фиксирует дату и время передачи ему подготовленного пакета документов в строке Заявки «4. Документы для подписания подготовлены» и ставит свою подпись.

3.3. Получение Векселей Банком для погашения

Алгоритм получения Банком собственных векселей для погашения представлен в Схеме 5: 

• Этап передачи Клиентом Векселей (См. Схему 5) начинается с обращения Клиента в Банк и получения Сотрудником Отдела продаж подписанного со стороны Клиента экземпляра Договора о досрочном погашении Клиентом Векселя (См. Схему 5, поз. 1),
• Сотрудник Отдела продаж идентифицирует личность представителя Клиента, прибывшего с Векселем и, при необходимости, юридические документы Клиента. Сотрудник Отдела продаж проверяет правильность следования индоссаментов Векселя и его подлинность (См. Схему 5, поз. 2),
• Сотрудник Отдела продаж проверяет: имеет ли Представитель Клиента достаточные полномочия для передачи Векселей и подписания Акта приёма – передачи Векселей (См. Схему 5, поз. 3),
• Если представитель Клиента не имеет правильно оформленных документов, Сотрудник Отдела продаж разъясняет требования Банка по оформлению документов на представителя Клиента и ожидает их выполнения (См. Схему 5, поз. 4),
• Сотрудник Отдела продаж передаёт Договор и Доверенность представителя Клиента Экономисту Отдела депозитов (См. Схему 5, поз. 5). Экономист Отдела депозитов после получения документов от Сотрудника Отдела продаж фиксирует дату и время передачи ему документов в строке Заявки «6. Подписанные документы приняты» и ставит свою подпись
• Экономист Отдела депозитов на основании Доверенности формирует Акт приёма – передачи Векселей (См. Схему 5, поз. 6),
• Экономист Отдела депозитов идентифицирует представителя Клиента, проверяет его полномочия на совершение операции по передаче Векселей. Экономист Отдела депозитов проверяет правильность следования индоссаментов Векселя и его подлинность (См. Схему 5, поз. 7),
• Экономист Отдела депозитов проверяет: имеет ли Представитель Клиента достаточные полномочия для передачи Векселей и подписания Акта приёма – передачи Векселей (См. Схему 5, поз. 8).
• Если представитель Клиента не имеет правильно оформленных документов, Сотрудник Отдела депозитов разъясняет требования Банка по оформлению документов на представителя Клиента и ожидает их выполнения (См. Схему 5, поз. 9),
• Если документы у Представитель Клиента оформлены правильно, Экономист Отдела депозитов передаёт представителю Клиента два экземпляра Акта приёма – передачи векселей для подписания (См. Схему 5, поз. 10),
• Представитель Клиента передаёт Экономисту Отдела депозитов Векселя для проверки их подлинности (См. Схему 5, поз. 11),
• Экономист Отдела депозитов производит проверку подлинности полученных от представителя Клиента Векселей (См. Схему 5, поз. 12),
• Экономист Отдела депозитов проверяет: полученные Векселя подлинные? (См. Схему 5, поз. 13),
• Если полученные Векселя не являются подлинными, Экономист Отдела депозитов отказывает Клиенту принять Вексель к погашению (См. Схему 5, поз. 14),
• Экономист Отдела депозитов сообщает о поддельных Векселях в Службу безопасности Банка (См. Схему 5, поз. 15),
• Если полученные Векселя подлинны, Экономист Отдела депозитов подписывает оба экземпляра Акта приёма – передачи Векселей и передаёт их Представителю Клиента для подписания (См. Схему 5, поз. 16),
• Представитель Клиента подписывает со своей стороны оба экземпляра Акта приёма – передачи Векселей (См. Схему 5, поз. 17),
• После подписания Актов приёма – передачи Векселей Представителем Клиента, Экономист Отдела депозитов получает от него один экземпляр Акта приёма – передачи и Векселя в соответствии с Актом (См. Схему 5, поз. 18). Экономист Отдела депозитов после получения Векселей от Представителя Клиента фиксирует дату и время передачи ему Векселей в строке Заявки «7. Векселя получены» и ставит свою подпись.

3.4. Контроль оплаты Клиенту за Векселя

Алгоритм контроля опляты Клиенту за Векселя при погашении представлен в Схеме 6: 

• Этап контроля оплаты Клиенту за Векселя (См. Схему 6) начинается с получение от Клиента Векселей с оформлением Акта приёма – передачи между Представителем Клиента и Экономистом Отдела депозитов (См. Схему 6, поз. 1),
• В соответствие со временем обработки исходящих рейсов Сотрудник Отдела продаж смотрит на списание денежных средств в пользу Клиента в оплату за Векселя (См. Схему 6, поз. 2),
• Сотрудник Отдела продаж проверяет списание денежных средств с вексельного счета Клиента (См. Схему 6, поз. 3),
• Если денежные средства в пользу Клиента не списаны, Сотрудник Отдела продаж интересуется у Экономиста Отдела депозитов причинами не списания денежных средств (См. Схему 6, поз. 4),
• После определения причины не списания денежных средств в пользу Клиента, Сотрудник Отдела продаж ожидает списания по следующему рейсу платежей (См. Схему 6, поз. 5),
• Если денежные средства в пользу Клиента списаны, Экономист Отдела депозитов формирует соответствующую бухгалтерскую проводку (См. Схему 6, поз. 6),
• Сотрудник Отдела продаж после получения информации о формировании бухгалтерской проводки фиксирует дату и время закрытия сделки в строке Заявки «9. Сделка закрыта» и ставит свою подпись (См. Схему 6, поз. 7).

4. Регламентные сроки операций

Ниже приводятся перечень операций, сроки исполнения которых критичны для качества обслуживания Клиентов::

1. Проверка наличия расчётного счета Клиента в Банке - 10 мин.,
2. Процедура «Формирование Заявки на погашение Векселей» - 20 мин.,
3. Процедура «Формирование Пакета документов на погашение Векселя» - 20 мин.,
4. Процедура «Получение Векселей от Клиента для погашения» - 10 мин.
5. Процедура «Контроль оплаты Клиенту за Векселя» - 10 мин.